浅谈互联网+时代背景下小语种教务档案的规范化管理

尹娜

摘 要：以小语种教务档案的规范化管理为研究对象，实现“互联网+教务档案”的管理模式，用以完善原有小语种教务档案管理中的不足，实现教务档案网络化、规范化管理。

关键词：互联网+ 小语种 教务档案

教务档案管理包括教务档案的收集、整理、归档等一系列的工作过程，档案管理内容相对复杂。小语种的教务档案管理是对于英语以外的其他语种的教务档案管理。高校小语种教学中的教务档案管理，是小语种教学的坚强后盾。“互联网+”代表着一种新的社会形态。“互联网+”在小语种教务档案管理中的推行，为高校档案网络化管理提供了便利条件和支撑。“互联网+”打破了传统的教务档案管理理念的束缚，能够有效地解决教务档案管理中的问题。本文以小语种教务档案的规范化管理为研究对象，探索“互联网+教务档案”的管理模式，用以完善原有小语种教务档案管理中的不足，实现教务档案网络化、规范化管理，在部门与部门之间实现教务档案的互享，提高档案管理工作的效率。[1]

一、目前小语种教务档案管理的困境

目前对于小语种教务档案管理，还存在诸多问题。尤其是小语种教务档案管理，区别于其他专业，内容比较繁琐。因为涉及到学生层面的教务档案，包括在校生和出国留学生两种情况，而出国留学生又区别于留学国家，情况不同，存档归档的内容也不尽相同。

1.教务档案管理不专业

由于工作人员日常的教学管理工作事务繁琐，工作量大，加之对教务档案缺乏科学规范化的管理，有时为了及时处理某项具体工作，在某个环节上可能存在疏漏，而导致教务档案管理的档案文件出现遗失或不全的现象，或是因教务档案材料的堆积，出现整理无序甚至管理失控的局面，也就客观上给教务档案的收集整理和利用造成重大影响。[2]

2.教务档案数字化管理程度不够

因纸质的教务档案传递不方便，加之目前高校的资金支持以及长期的管理问题，教务档案的数字化程度不够，利用网络信息化的程度不高，教务档案的管理相对混乱。各类教务档案管理部门不同程度的存在着传统的档案积压较多，收集和管理的档案资料不齐全等问题。尤其是高校小语种教务档案，涉及种类多，内容五花八门，各种档案资料长期堆积致使实现数字化程度有一定困难。信息化建设程度低，查询系统不清晰等情况，这都是数字化管理程度不高的表现。

3.教务档案无统一标准

小语种教务档案管理尚无严格统一的标准，导致档案信息无法实现部门之间的共享，各高校也是根据学校自身發展需要与设想在构建网络化的管理模式和操作平台。教务档案管理网络化的目的不仅要实现教务档案信息的电子化，还要实现教务档案资源的互联与共享。由于没有统一的管理系统、信息储存标准等规定，导致高校内教务档案管理封闭，档案信息共享性差，并未实现教务档案管理网络化的初衷。

二、如何利用 “互联网+”对小语种教务档案进行规范化管理

小语种教务档案的规范化管理还必须依赖于工作方法的改进和现代化办公技术的应用。“互联网+”是指将传统行业与互联网有效地结合起来，形成行业发展的新模式。在信息技术蓬勃发展的时代，“互联网+”对于小语种教务档案的有效利用，可以打破传统意义上教务档案管理理念的束缚，为小语种的教务管理带来重要的改革与贡献。如何利用“互联网+”对小语种教务档案进行规范化的管理应从以下几个方面着手。

1.改变传统的纸质档案管理模式，实现纸质档案和电子档案管理有机结合

传统的教务档案管理是纸质的人工管理，而“互联网+”推动下的教务档案管理将成为电子的智能管理。电子文档材料可以节省空间，并且避免了纸质档案资料的损坏与侵蚀，真正实现档案保护的功能，又能方便传输，实现资源共享，使档案的使用更具科学性，提高档案的利用水平。 在日常的教务管理工作中，有些材料内容和形式迥异，可将材料做成电子文档分别按类别、内容等分类完整归档，同时将文件中的主要支撑材料做成纸质档案归档备查，实现二者有机结合。

2.建立小语种教务档案管理平台

伴随信息技术的快速发展，高校的小语种教务管理应借助于计算机网络手段，构建教务档案管理体系，实现教务档案管理的现代化。信息资料存档时，在纸质文档和电子文档相辅相成、有机结合的基础上，依照合理的程序把准备归档的信息编码整理，构建计算机网络信息管理为主要手段的高校教务档案管理平台，可以更合理地给使用者带来便利。在教务档案管理体系的构架下，可以建立一系列的电子库，开通查询档案主页，通识教务档案信息及时上传，提供网络化的档案服务方式，方便广大师生利用。具体可以包括如学生成绩管理库、课表查询数据库、教学任务库等。另外小语种专业很多学生涉及到出国留学，需要把留学期间的成绩转换为培养方案内的课程成绩，因此建立如学分转换相关的教务档案数据库也是有必要的。

3.提供关键字搜索引擎

为提高教务档案的快速定位和查找，系统提供标题、类别等关键字的综合查询，都能对需要查找的教务档案进行快速定位。

4.实现教务档案管理的办公自动化

充分利用“互联网+”，实现教务档案管理的办公自动化，能有效解决教务档案服务的时效问题，提高工作质量和效率。网络上实现教务档案的共享，可以使教务管理人员和教师在互联网上随时查询所需文件材料。

结语

小语种教务档案在小语种教务管理中占据重要的地位，是开展教学过程中形成的具有宝贵保存价值的历史记录，是高校教学管理者的劳动成果和智慧的结晶。随着高校教育的发展、教学改革的深化以及教学管理水平的提高，对小语种教务档案管理工作提出了更高更新的要求。因此，如何利用现代化技术，利用“互联网+”对传统教务档案管理的影响，科学、有效、全面、规范地保存小语种教务档案材料，并且在小语种教学管理工作中充分发挥档案的重要作用，成为教务管理者以后努力的方向。

参考文献

[1]郑丁晗.高校治理现代化背景下教务档案管理的“新常态”[J].学校管理.2015.（06）.

[2]李琳.高校教学档案规范化管理的探索[J].湘潭师范学院学报（自然科学版）.2008.（06）.0.