射频识别技术在高校档案管理中的应用

摘要：随着国民经济的不断增长，网络信息化技术的不断完善，高校教育发展得到了质的飞跃。射频识别技术应用作为高校档案管理工作过程的重中之重，是一个必不可缺的关键内容，其能够有效利用射频信号自动识别目标对象，同时在短时间内获取到与对象相关的数据信息，这样一来能够帮助档案管理人员降低工作任务量，简化各项档案管理工作复杂度，最大程度提升高校档案管理工作的信息化水平和工作效率，促进高校教育和谐稳定地发展。本文将进一步对射频识别技术在高校档案管理中的应用展开分析与探讨。

关键词：射频识别技术；高校；档案管理；应用

一、 引言

当前是一个科技创新时代，高校档案管理工作发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。针对以往档案管理工作中普遍存在的查询困难、档案数据冗余以及数据处理效率偏低等问题，高校必须结合自身的发展情况和条件，适当加大对档案管理工作的投资力度，通过引进应用先进的信息技术手段，不断提高档案管理工作质量和效率。射频识别技术作为一项新兴的自动识别技术，能够为档案管理人员提供自动识别物体信息、处理信息以及远程传输信息数据等管理功能，从而有效降低档案管理人员的工作任务量，实现对各项档案数据的快速检索查询，进一步优化了档案管理模式。

二、 射频识别技术简述

射频识别技术英文缩写是RFID，其作为一种先进的无线通信技术，兴起于上个世纪九十年代。射频识别技术系统的构成主要包括了三个部分，它们分别是射频电子标签、天线以及读写器或者阅读器。系统发出指令的方向是天线-阅读器-电子标签，返回应答的方向则是与之相反。通常情况下，电子标签中会保存有特定格式的电子数据，当工作人员将其应用在实际管理工作中，电子标签会附着在待识别物体的表面。阅读器又被人们称作为读出装置，它的功能在于能够自动读取识别出电子标签中所保存的电子数据，接着基于计算机设备辅助下，完成对目标对象的信息采集、处理以及传输工作。高校档案管理部门通过引进应用射频识别技术，能够发挥出以下几点管理工作优势：（1）数据存储方便快捷；（2）使用寿命长，能够实现重复使用；（3）电子标签扫描效率高，并且能够同时读取多项数据；（4）更好的安全性，能够在标签数据上设置读写密码保护；（5）数据容量大，可以根据用户自身需求扩充RFID标签数据存储量。

三、 高校档案管理工作中存在的主要问题

1. 档案编目流程设计复杂，管理效率偏低

档案编目作为高校档案管理工作的重要组成部分，其负责工作内容是对档案馆中各项档案资料进行著录、标引、组织以及目录制作等，该项工作目的是为了实现对档案资料的科学分类整理，方便用户对档案的调用阅读。在传统高校档案管理工作模式中，普遍存在的问题是档案编目流程设计过于繁琐复杂。档案管理人员首先要对各项档案展开科学处理工作，比如杀毒、排序以及装订等操作，这样能够为档案安全入库打下良好的工作基础；然后，档案管理人员需要认真仔细地去翻阅每部档案内容，严格按照内容属性的不同，对档案进行分类整理工作。此外，还需根据档案著录标引所形成的条目依个展开编排作业，这样就能够科学形成不同专题的档案目录。档案管理人员要通过手写方式将档案目录手工誉写到档案盒中；最后，档案管理工作人员要把各个装订成册后出的档案文件依次放到对应的档案盒中存档。传统高校档案编目工作需要花费大量的人力资源、物力资源以及财力资源，并且由于过多人员参与到档案分类处理工作，难免会发生一些人为失误，导致档案的错误存档或者信息填写错误等，整体管理效率有待提升。

2. 档案调度使用不方便，耗时偏长

传统高校档案管理工作中的档案编目就相当于建立索引，在日常档案查询工作过程，档案管理人员可以通过按照目标档案类型找到与之对应的档案架，接着在档案架每层框架中进行依次查找相互匹配的档案编目信息。虽然该种档案查询调用方式能够一定程度缩短工作人员在档案调阅上的时间利用，然而，实际情况是随着高校建校时间的不断加长、办校规模的不断增大，高校档案累积数量也会随着增多，这种借助档案编目信息去查阅调用檔案的方式也会花费较长的时间，不利于高校档案管理工作稳定持续的发展。一旦档案管理工作人员错误将档案存放到未指定档案架中，那么下次要想准确快速查询到该档案，就需要通过以全文索引的模式在整个档案馆进行查找，这样无疑会带来更多的工作麻烦，消耗掉工作人员的大量时间和精力。

3. 档案存储形式落后，安全性不足

在传统高校档案管理模式中，工作人员通常采用的档案存储形式为纸质材料、相片以及物件等，这些用来制作档案的材料容易出现各种不利于安全长久储存的问题。比如，纸质材料档案需要档案管理人员进行定期杀毒清洁，否则会出现虫蛀现象；相片材料档案则会随着时间流逝变得越来越模糊。这些问题都会严重影响到高校档案存储的安全质量工作。与此同时，当高校需要对档案馆进行大清洁工作或者搬迁档案馆资料时，一些体型偏小的档案在这个过程极容易会发生丢失或者损坏问题，从而给档案安全存储工作带来一定的威胁，不利于档案管理工作人员各项管理作业顺利的进行。

四、 基于射频识别技术的高校档案自动化管理系统功能模块设计

如图1所示为基于射频识别技术的档案自动化管理系统功能模块构架，该系统的组成主要分为两个部分，分别是数据管理系统和档案管理系统。高校档案部门通过应用该系统能够最大程度提高档案管理效率，充分保障档案信息数据管理存储的安全可靠性。

图1基于射频识别技术的档案自动化管理系统功能模块构架

1. RFID数据管理系统设计

RFID数据管理系统的构成主要分为两个部分，一个是中心数据服务器，另一个则是终端管理器。其中，终端管理器会与控制中心电脑主机进行有效连接，作为数据管理系统与手持式数据终端通讯的接口。基于手持式数据终端的辅助下，能够将各项收集到的数据信息有效传输到中心数据库，然后通过使用终端管理程序实现对电子标签数据信息地优化处理，这样一来就能够为高校档案管理信息系统各项功能稳定运行提供可靠数据支持。

2. 档案管理信息系统设计

高校档案管理信息系统设计主要包括了四个部分工作内容，它们分别是储位管理子系统设计、查询管理子系统設计、销毁管理子系统设计以及安全管理子系统设计。（1）储位管理子系统。高校通过在档案管理信息系统中有效设置该子系统，能够达成对档案自动识别模块所储存的档案盒编号以及储位自动识别模块所储存的储位编号自动绑定。此外，档案管理人员利用该子系统能够科学高效地管理数据库内的各项储位信息；（2）查询管理子系统。该子系统的设计能够实现档案查阅出库的自动化管理目标，当档案管理人员从档案库成功取出某个档案后，只需使用读写器有效读取档案盒子上的RFID信息，然后与查询管理子系统中的档案信息进行对比工作，就能够判断出取出档案与需求档案是否是一致的；（3）销毁管理子系统。高校计算机技术人员通过在档案管理信息系统中设置销毁管理子系统，档案管理人员每次将档案入库时，只需在该系统中设置好入库新档案的保管期限，一旦档案保管期限达到，那么销毁管理子系统就会自动发出相关提示信息，通知档案管理人员采取下一步处理措施。此外，档案管理人员也可以主动去查询每份档案的保管期限信息，判断是否要对其采取销毁或者继续保存；（4）安全管理子系统。通过设置档案安全管理子系统，能够有效建立起科学完善的档案管理安全机制，实现对档案馆资料的实时监管目的。当工作人员将档案入库后，其档案信息和储位信息均会由系统监控模块锁定，如果出现档案盒失常离开储位现象，那么安装在储位区的阅读器就会第一时间发现该信息，并把信号以无线方式传输到安全管理子系统，系统内的警报模块会发出警报通知到有关人员。

五、 射频识别技术在高校档案管理中的应用措施

1. 档案入库管理

基于射频识别技术辅助应用下，档案管理人员在新档案入库管理工作中，要先对每份新档案进行编目作业，同时利用终端管理器写入RFID标签，这样对应生成的电子标签信息数据就会被自动传送到中心数据库里，方便其他功能模块的调用。在工作人员进行档案入库时，档案管理信息系统中的储位管理子系统会准确发出入馆指令，接着自动读取出准确入馆的档案盒相关信息，储位自动识别模块会把档案自动识别模块所获取到的档案盒信息展开匹配绑定作业，只要匹配信息确认无误后，档案管理人员就可以下达入馆指令信息，那么储位管理子系统的RFID标签就会成功捕捉到无线信号后指示灯亮起，相关工作人员只需将准确入库的档案盒准确放到指定位置即可，然后正确按下储位上确认按钮，待到指示灯熄灭之后，确认信号会及时传送到档案管理信息系统，也就完全结束了档案入库工作。档案管理人员可以利用查询管理子系统对每份已入库的档案信息进行查询调用，这样也就实现了对档案馆内所有档案的动态化管理目标，有效提高了档案管理的质量和效率。

2. 档案查询借阅与归还

高校档案管理人员在进行档案查询借阅操作时，可以直接通过从档案管理信息系统中按照对应的筛选信息展开科学检索作业，这样能够保障高效准确的从档案库中寻找到所需档案的唯一电子标签，该电子标签中事先设置好的相关档案信息会通过中央服务器有效传送到中央数据库中进行信息匹配作业，当匹配信息确认无误后，档案管理信息系统就会发出借阅指令，管理人员可以调出该份档案供用户使用。基于RFID电子标签的辅助应用下，档案管理人员能够最大程度降低借阅档案的时间消耗。与此同时，当用户退回档案资料后，管理人员需要对档案进行归还操作，首先工作人员要利用扫描工具对归还档案上电子标签信息进行扫描工作，这样就能够准确获取到有关档案的各项信息，再与档案管理信息系统的档案信息进行核对匹配，确认无误后就可以将该档案存放于指定位置，这样就能够防止由于人工操作失误，导致档案归还存放于错误的档案格上。

3. 档案管理

档案管理人员要正确认识到安全管理子系统应用的重要性，其能够实现对档案馆现场的实时监控和及时发出警报功能，这样就可以避免档案馆内发生被毁坏或者盗取现象。在档案防毁坏管理工作上，档案管理人员要在每份新档案入库时，对其展开科学测量工作，将其各项物理特性信息存入到RFID数据管理系统中，在监控模块作用下完成对档案物理信息的监控。在档案归还时，管理人员只需利用设备对档案进行检测，确认信息匹配无误后，就能够明确判断出档案未出现损毁。在档案防盗管理工作上，只要当档案未经档案管理信息系统发出正常出库指令就离开了档案库，那么系统内的监控模块就会在第一时间发出警报声，管理人员根据提示就能采取有效解决措施，避免档案被盗。

六、 结束语

综上所述，现代高校要高度重视档案科学管理工作，要想全面提升档案管理水平，确保为广大师生提供高质量的档案服务，就必须积极应用先进的射频识别技术，搭配计算机建立起科学完善的档案管理系统，实现对档案管理的自动化与智能化管理，不断提高档案管理综合水平。档案管理人员要学会掌握运用该项技术，高效准确处理好各项档案管理事务。

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作者简介：

郭婷，河南省南阳市，南阳师范学院。