浅谈油田档案管理存在的问题和解决方法

李元萍

【摘要】在油田生产经营中，档案管理发挥着重要的作用。档案管理工作具有很强的科学性，同时也具有很强的政治性。本文结合油田企业档案管理的重要性及其意义，浅谈油田档案管理的有效方法。

【关键词】油田企业；档案管理；管理方法

档案管理是石油企业管理的重要组成部分，是油田企业管理活动的基础，油田档案管理必须要适应油田稳健可持续发展的需要。对企业的发展有重要的意义。油田企业在管理档案时要采用科学的管理方式，积极创新管理方式，提高企业的档案管理水平，是新时期油田企业档案管理需要探讨的问题。

一、油田档案管理的意义

油田档案管理中，最重要的内部信息资源就是档案信息。档案包括油气勘探开发档案、科研技术研究档案、油田经营管理档案、党群工作档案、行政管理档案、生产技术档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、特种载体档案等，都是油田勘探开发、工程技术服务、矿区管理工作等方面的重要组成部分。管好、用好档案，是油田乃至各单位必须履行的重要职责。

二、油田档案管理存在的问题

（一）档案管理不规范。档案管理作为油田合规管理工作的一部分，是规范油田工作、提供油田工作质量和工作效率的关键。因此，做好油田档案管理工作，科学规范油田档案管理是体现一个企业管理水平的重要尺度。就目前而言，油田档案管理队伍参差不齐，档案管理信息化水平参差不齐，档案管理效率低下。有些档案不能严格按照中国石油天然气总公司《档案管理规定》及《企业档案分类试行规则》进行有效管理，严重影响了油田档案管理工作的有效开展。一是档案分类不合理。个别档案保管期限划分不准确；有的注重文件的归档，却重视不到位；有些单位存在应归档的材料未归档的现象；个别单位还存在同一门类档案由不同人管理的现象。二是档案整理不规范，如机构划分不准、分类不全、档号不规范；案卷标题不规范、组卷混乱等。

（二）缺乏完善的档案管理制度。档案管理制度是保证档案管理工作的关键。目前部分单位在档案管理制度的建立上还不够完善，对档案的整理、保管等制度不够健全，执行力不到位。部分单位虽然建立了档案管理制度，但却没有将制度真正落到实处，甚至有些档案管理工作人员对档案管理不够重视，文件资料整理不及时，致使档案不能及时归档，造成重要档案缺失严重。

三、油田档案管理的有效方法

（一）提高档案管理人员的专业素质和技能。一是提高档案管理工作者自身素質，加强对现有档案管理人员的再培训。在社会经济高速发展的新时期，档案管理人员必须与时俱进，培养新时代复合型档案管理人才。二是对现有的档案管理人员，定期举办档案基础知识讲座和相关技能的培训，拓宽眼界增长新知识。三是运用新技术和新理论，创新档案管理新方法，促进油田档案工作良性发展。

（二）完善档案管理制度。一是规范油田档案管理工作，首先需要完善档案管理制度，建立档案管理人员的岗位责任制，明确规定其工作范围和工作方法及工作职责。编制各个部门的归档目录，整理有关档案管理的手册，确定档案归档的保管期限和技术要求等，这样有利于日后的检查和指导。二是建立油田档案管理细则，规范档案管理。建立符合现阶段档案管理的各项新制度，并对过去不相适应的规章制度进行修正和完善，明确档案管理模式、工作标准和职责要求等内容，从制度层面对于档案管理工作进行规范。

（三）建立有效的档案管理机制。一是要健全档案管理安全责任机制，加强档案资料的保管，做好数据备份工作。二是建立档案管理监督机制，明确油田各部门的档案管理职责。督促和监督各相关档案管理部门的工作情况及制度执行情况。如果一些档案不符合归档要求，如资料收集不齐全，应提前在归档前加以整改。三是建立油田档案管理工作体系和良性竞争机制，如在晋职表彰上，对工作能力强的管理人员予以奖励，做到奖罚分明，这样能有效提高档案管理水平，从而提升档案资源的利用率。

（四）引进信息技术。一是要引进先进的档案管理理念，借助现代信息技术，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行修改。二是油田档案管理要以充分开发和利用人力资源信息为基础，深层次开发档案管理新方法，提高档案管理的利用价值。要告别过去传统档案模式，充分利用现代信息技术来改善档案服务功能，精化档案管理资料，油田档案管理工作要向信息化、数字化、科学化方向转变。只有这样，才能提升档案管理和档案利用的有效性。着重开发适合油田档案管理的软件与技术人才的有效利用，为油田经济生产提供必要的服务。

四、总结

信息技术和档案管理有机结合，为构建油田档案管理搭建平台。在实际工作中，油田档案管理要摒弃传统的管理理念，要坚持高效管理的原则，利用各种信息技术和多媒体技术，建立油田档案信息化管理模型，完善动态档案管理流程，制定适合油田实际情况的档案管理风险预防应急预案，全面实现档案管理工作模式智能化。值得注意的是，数字档案存储具有较高风险，要有相应的辨识预案。在这方面，要加强档案管理防护平台。

【参考文献】

[1]黄宗凯.国企档案队伍现状与思考——以中原油田为例[J].档案管理，2014（02）：50-51.

[2]李柏杨.新形势下加强企业声像档案管理工作的思考[J].东方企业文化，2013（02）：93.