浅谈信息时代档案中介服务的现状与发展路径

何艳平

【摘要】信息时代档案工作无论是在业务流程、管理手段还是归档范围、服务方式等方面，都发生了很大的变化，而档案中介服务机构特色项目的缺乏、相关规章制度的不完备以及专业队伍的不稳定性都影响其进一步的发展，只有针对档案工作领域的新情况以及行业的现状，及时找到相应的对策，才能在信息化的大环境下找到新的突破点。

【关键词】信息时代；档案中介；现状；发展；路径

随着信息时代的来临，大量电子数据的产生以及信息技术的运用，档案工作无论是从管理还是从利用上都发生了巨大的变化，向多元化与社会化方向发展，传统的档案管理部门仅仅依靠自身的技术力量已经很难适应社会对档案信息需求的高要求与高标准，需要注入大量的跨专业的技术力量与专业化队伍，档案中介机构也随之不断发展壮大，其服务由最初的档案整理、档案寄存、数字化加工到现在的应用软件的开发及数据中心的建设，范围也不断扩大，档案中介服务已成为档案事业发展中不可或缺的重要助手。信息化建设给档案中介机构的发展带来了机遇，也带来了挑战，只有针对新的问题及时寻求新的对策与措施，才能使档案中介机构在服务档案信息化建设中发挥更大作用。

一、信息时代档案工作的变化

（一）档案业务工作流程发生变化。档案工作业务流程的变化主要体现在三个方面，即“收集、管理、利用”。在信息化时代，档案“收集”由原来的各部门业务档案的移交发展为大数据环境下档案数据全程、实时、自动地归档；档案“管理”由以前的手工与管理软件管理发展为采用云平台进行档案储存、计算与分析；档案“利用”是用现代信息技术进行档案开发、编码、转换、传输及二次加工发展为对档案信息进行智能分析、发现与预测。

（二）档案管理技术手段发生变化。当今信息时代，在互联网技术的辅助下，档案管理对象发生了巨大变化，即由纸质档案为主向电子档案管理为主转变或者两者并存，在大数据时代，档案信息在云平台上实现云存储。所以，在档案信息化建设中，如何将各类有价值的档案信息资源进行整合、分析、挖掘，形成档案的智慧分析库，更精确、更有效率地实现“提取、过滤”过程，为社会各界提供有效服务，为各科研、教学、企业单位的查询借鉴提供服务，成为大数据时代档案工作的新挑战。

（三）归档范围扩大及智慧服务出现。大数据时代背景下，档案将呈现两个发展趋势：一是“全纳入”，即逐步将一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物都视为档案，纳入到档案的归档范围。二是智慧服务，大数据时代档案服务将朝着社会化、多元化、开放性和先进性发展，档案服务要以使用人的需求为导向，采取提供网络化、智慧型的服务。所以，在档案信息化管理中，面对“大而全”的少量信息数据，如何向档案利用者提供“及时、快速、准确”的档案资源服务，完成档案大数据的筛选、提取、挖掘、输出过程，已成为档案工作者必须面对的一个新形式，如果不及时跟上时代的步伐仅仅满足于对档案的整理与保管已远远不够。

二、档案中介服务的现状

档案中介机构主要是为社会组织提供档案保存、档案整理、档案信息咨询服务等，档案中介服务经历了从无到有、由少到多的发展过程，在这一过程中也暴露了一些不足之处，如业务发展不均衡、市场不规范、人员结构不合理等。

（一）目前我国档案中介服务发展方向基本相似，缺乏特色项目。以前档案中介机构多以文件整理、档案修复、数字化处理、档案文件寄存等业务为主，随着信息化的进一步深入，很多档案中介机构开始介入到档案管理系统的开发，试图在信息化的大潮中分得一杯羹。但这个管理系统很多机构都在做，有档案行政部门委托计算机专家进行开发，也有高校档案馆与技术员进行合作开发，现在很多协同办公系统也都附带了档案管理的一些基本功能。中介机构自己独立开发的管理系统成本较高，无论在操作、管理、功能上都缺乏特色，广泛推广还有一定难度。此外，档案中介机构由于不拥有档案的所有权，仅局限于档案的整理与寄存及档案数字化处理，在档案信息开发与提供利用服务上能力有限，由于档案效益的滞后性，中介机构也不会投入太多的精力对托管的档案进行深入的信息开发，无法主动为托管的用户提供及时有效的档案信息。因此，档案中介机构在服务方式、特点、业务范围上没有自己的品牌，主要局限于中低层次的服务。

（二）档案中介机构还没形成一个行业体系，没有统一的行业标准，处于一种无序与随意状态，在运行中缺乏相关法律制度的保障。档案中介机构没有明确的收费标准与服务标准，主观随意性比较大，企业和单位与档案中介机构签订合同时对业务中可能涉及的服务价格亦没有一一明确，拿不出详细的成本核算清单，从而容易导致双方成本失控。对外包服务过程中各项行为规范，双方所负义务和责任，数据资料内容的保密和档案实体的保护要求也没有作出清晰规定。此外，合同执行过程中碰到如遭遇外界环境灾害时应采取的应急措施与责任认定等情况应如何约定，对于档案外包期间发生的诸如丢失、损毁等赔偿条款都没有详细的可执行的规定与责任追究制度，一些档案中介机构只是向客户口头上提供承诺，存有“档案一定不会丢失损毁”的侥幸心理，而真的发生此类事件时，中介机构根本无力赔偿，这些弊端容易导致企业陷入纠纷和诉讼。

（三）档案中介没有自己相对稳定的专业队伍，包括技术开发、维护以及档案管理方面的专业人员，流动性很大。档案中介服务机构发展的瓶颈是人才缺乏，中介机构为了节约劳资成本，其聘用的档案整理人员大多是刚毕业的大中专毕业生，并且绝大部分并非檔案管理专业，真正档案专业方面的人才很少，软件开发方面的员工也是如此，因此员工的业务素质一直处于一种参差不齐的状态。此外员工的流动性较大，一方面，档案整理工作由于工作的特殊性，很难让员工长期稳定地从事此项工作。另一方面，目前程序员是当今社会的香饽饽，没有足够的待遇很难让人稳定下来，除非其持有公司的技术股份，与公司的命运同发展。这些因素的存在也导致档案中介机构无论在档案管理还是软件开发方面很难形成自己的特色。

三、关于档案中介服务发展路径的思考

（一）加强档案中介服务法律制度建设，使档案中介服务走向规范化、法制化。目前，我国对档案中介服务的管理还处在探索阶段，其服务行为、权利与责任以及各种服务标准、收费标准，都缺乏相关法律制度与规定进行约束。档案是国家与社会的财富，档案工作具有一定的政治属性，不同于普通的管理工作，建议各级政府将档案中介服务纳入经济社会发展中，并对其发展进行专项规划与规范。将档案信息化建设中的大量事务性工作，按照公平、公开、公正的原则，逐步交给档案中介服务机构去承担，为档案中介服务创造公开、平等、和谐的竞争环境，这需要尽快制定相关的法规政策，明确中介机构应有的法律职责、服务范围以及对从业人员的具体要求，同时对其服务质量有机构进行监管，有相应的评价体系与一致的检测标准。

（二）拓宽服务项目，延伸服务链，加强信息技术与档案管理利用的深度融合。由于档案数量的激增、尤其是大量电子数据的出现，用户对档案中介服务的需求不再满足于纸质档案的整理及数字化处理，他们需要考虑如何将海量的电子数据汇集到一起，如何对这些数据进行有效管理与利用，因此，档案中介机构必须在提供传统服务的基础上，不断拓展新的服务项目，并选择其中一至两项作为切入点，做出特色，做成行业内的标杆。很多机构都在做大数据管理方面的系统，但如何将各种业务管理软件中的数据融会贯通到一个大数据中心，如何将大数据切割成一个个小的单元供人们检索利用，如何主动向人们推送有效的档案信息，都还在探索之中。档案中介机构应抓住这一机会延伸服务链，与档案行政管理部门及信息管理部门进行联手，主动参与到大数据中心的建设与架构中来，使信息技术与档案管理利用深度结合，在档案信息的汇集、开发、利用上做出特色，才能在大数据背景下找到突破口。

（三）坚持优质服务理念，正确处理好档案中介服务机构与客户“互利互赢”的关系。坚持公平诚信原则，完善相关制度，价格透明公正，在合同签订中，对业务中可能涉及的服务项目一一列出价格，同时要中介公开承诺，在承包档案信息化服务中每丢失一件档案应承担的法律责任，以确保重要档案原件的存储安全。档案中介服务机构和用户，不仅仅是两个企业之间的关系，从某种意义上说，档案中介服务机构相当于用户的一个常设机构，由于充分的信任，用户将自己重要信息资源交给档案中介机构进行处理，并将长期合作，因此，档案中介机构更应从长远目光规范自己的服务标准、收费标准，尽量减少工作中的随意性，让用户有实惠感与安全感。

（四）加强队伍建设，为档案中介服务机构培养复合型人才。档案中介服务机构的专业技术人员不仅要有过硬的档案专业知识，还要有较强的计算机操作技术能力和信息化管理素养，只有精通计算机软件操作及应用的档案管理人员，才能应对大数据时代档案信息化的挑战。为此，要重点加强计算机专业技术人员的档案业务知识培训，才能使档案管理科学化、提供检索快捷化、操控手续简单化，让档案管理软件成为网络化、智能化的信息辅助决策工具。

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