浅谈档案管理工作发展趋势

王红岗

【摘要】随着社会环境、市场环境的变化日趋复杂，档案管理工作也将面临诸多的难题与考验，若想高效、优质地完成具体的档案工作，就必须结合所属机构的发展规划、改革目标、运作特点，从思想、意识上开始转变，与社会发展同步，逐步改进、优化档案管理并加以创新，从而更好地服务于所属机构，实现可持续发展。

【关键词】档案管理；创新；发展；信息化

伴随着社会的发展、城市化进程的加快，可以说档案管理工作也在不断地完善和发展。但是客观来讲，档案管理工作中还存在很多问题，档案管理部门也在努力寻求解决的办法。虽然档案管理工作存在这样或者那样的问题，但是整体来讲档案管理工作还是取得了长足的发展，还在不断地进步和完善当中。本文主要介绍了档案管理工作的发展趋势，希望引起广大档案管理工作者的关注和共鸣。

一、档案管理工作文件材料存贮的数字化

随着信息时代的到来，计算机的普及程度让我们惊讶，网络的大面积覆盖和计算机的普及给我们的生活和工作都带来了方便。随着计算机办公自动化和辅助设计的普及，从形成过程看，文本、表格、图形、图像等都以电子文档的形式保存下来，电子文件成为日益重要的信息资源。从以往的档案管理方式来看，不但繁琐、复杂，不便于保管，还占用了大量的空间，耗费了不少人力、物力，同时检测、查阅起来也非常不方便。而档案文件材料存贮数字化的好处就是存储起来更方便。我们再来谈一谈数字化存储档案的介质，一般来讲是U盘、硬盘和光盘等一系列具有大容量同时又修改方便、便于携带的存储设备，节省了大量的人力、物力和存放空间。所以说电子化档案将最终彻底改变档案资料、库房设施的传统观念，建立起全新的电子档案管理体系。

二、档案管理工作查询利用检索的网络化

档案工作的重要性之一就是归档资料的查询和利用。以城乡规划工作而言，档案管理工作就是为了在以后城乡规划和建设过程中作为重要的历史依据便于借鉴。如果按照传统的管理方式，只能按照归档的分类方式进行固定模式、固定条件的简单查询，检索条件简单，查询结果也比较单一。如果我们实行了档案管理工作的数字化存档和管理，就可以便捷地進行任意条件的查询，可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，可以根据查询目标进行大范围的模糊查询，还可以根据主题词、关键字进行全文检索，将极大地提高档案信息查询的完整性、准确性。所以档案管理工作查询利用检索的网络化，大大方便了档案的检索工作，不但节省时间还特别精准。

三、档案管理过程的现代化

传统的档案管理模式是手工登记、著录、编目、造册、检索，只能按类别、年份进行比较粗的分类，标准性差。建立计算机管理系统，可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化。想保证馆库管理科学合理，一是加强馆库建设，增加软硬件投入。二是丰富档案资源，优化馆藏结构，提高档案管理的规范化和工作效率。因此档案管理工作过程正在向着现代化的方向发展，以适应信息时代的发展。

四、档案管理工作人员需求的变化

数字化信息化时代的到来，对于档案管理工作人员的要求也将变得更加严格。我们不难分析，新的历史时期档案管理工作对于计算机人才的需求是一个必然。各单位要致力于培养和吸纳计算机人才，对于本单位的工作人员要定期组织培训，可以提前培训计算机技术，普及计算机知识。二来也可以适当吸纳计算机人才，为档案管理工作注入新鲜血液。同时新的时期对于人才的需求是多样性的，是综合性比较强的，不仅仅要掌握一定的档案管理业务知识，还要掌握计算机技术，同时还要具备吃苦耐劳、兢兢业业的工作精神。因此档案管理工作人员的需求变化也要引起各单位的注意，及时培养新型人才，适应社会发展。

五、档案管理信息平台深化应用的前景

在现行档案管理信息平台的应用基础上，可进一步规范档案数字化信息标准接口，开发档案挂接辅助工具包，精细权限分层分级控制，完善档案日志跟踪，强化档案元数据管理和统计报表管理，提供主动性推送服务。待档案管理信息平台逐步完善并深化应用后，将建立以高速信息网络为基础、档案数据管理为核心、内容建设为重点的统一有序的综合资源档案管理系统。仍以城乡规划工作为例，新的档案信息管理系统将实现历史、现在、将来的档案管理，涵盖城乡规划档案管理的接收、整理、利用和保管等环节，将档案管理的全部流程纳入系统的一体化管理，并与各相关业务系统关联对接，实现数据资源的共建共享，从而将档案管理信息平台进一步演化为专属城乡规划的、资源更加丰富的、功能更加强大的、自动化程度更高的数字化档案馆。

档案管理信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

六、结束语

信息化是科技档案管理的必经之路。要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

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