论档案管理中信息技术的应用

崔文谦

【摘要】信息技术是档案馆进行档案管理体系构建不可缺少的支撑架构，对档案文献资料的长期数字化保存、资源共享与信息数据交互有着重要帮助，运用信息技术健全档案馆的组织架构、管理模式、数字管理体系是促进档案馆进行信息化转型的有效途径。鉴于此，本文就档案管理中信息化建设展开详细探讨，并提出具体的研究思路，以供广大读者借鉴。

【关键词】档案馆；信息技术应用；问题研究

一、档案馆应用信息技术的主要优势

从目前我国档案管理现状来看，利用电子信息技术融入档案管理体制构建当中，能构建完善的信息处理系统，快速处理各种文件信息。一方面，电子化档案信息管理系统存储量大、查阅方便、能随时随地进行信息查询，能够满足大多数用户利用移动终端获取信息的需求。另一方面，应用电子信息档案管理系统，能够灵活便捷地制作各种管理表格，利用图形对各种档案信息进行分类，利用各种管理构型方便用户及时查阅、修改、交流和存储。传统档案管理方法由于工作程序复杂，而且具有严格的规定，在信息处理时效率较低，而且由于工作量较大，很多档案管理人员难以保持积极的态度进行工作，工作效率也会降低。将信息技术融入档案管理机制当中可以借助计算机系统对档案信息进行管理，既可以提高档案管理效率，也可以利用数据库对各类档案信息进行储存，还可以进行相应的加密，防止他人蓄意破坏。

传统档案工作主要依靠人工操作，人力资源虽然有着很好的环境适应性，但是人力成本较高，效率较低，在集中处理大规模信息数据过程中不能有效适应各种环境变量，难以满足用户对大规模信息获取的需要。利用电子信息系统后，计算机程序可以对大规模的信息数据进行集中处理，虽然对档案管理人员的综合素质有着较高的要求，但采用电脑进行管理，可以精简人员编制，减少人力成本，满足无纸化办公的需要。

随着信息技术的发展和进步，利用信息技术集中对档案信息进行存储、归类和整理，能够方便各个行业人员集中进行信息获取，有利于快速掌握突发情况，增强档案信息透明度，提高信息交互效率。

二、加快档案管理机构应用信息技术的主要建议

为适应当前社会经济发展的需要，推动信息技术与档案管理相融合，就要将现代信息技术融入档案管理体系构建当中，以计算机为系统节点，加快无纸化办公建设进程。

（一）加强重视加快无纸化办公建设。首先作为档案管理机构领导要全面重视档案系统的信息化建设。档案管理工作的信息化建设，不仅需要大量的人力物力支持，还需要引进专门的信息化人才进入档案管理部门，以提高档案管理机构的信息化应用水平。而这些工作在实践中不是一蹴而就的，既需要经过一段时间的经验积累，也需要大量的人力物力投入。由于档案管理办法需要社会人员不断适应才能进付诸实践。因此要让单位领导充分认识到档案信息化的重要性，就要从改变思想意识角度着手，将档案信息化建设纳入到本单位的发展布局当中，结合本单位档案管理的特点，优化信息系统管理构架，以提高单位信息化建设水平，吸引专业的信息化人才进入档案管理系统中，提高档案信息处理效率。

（二）档案管理机构要提高标准化、规范化水平。在社会发展过程中，档案机构要着力提高标准化，规范化水平。档案信息系统建设离不开档案信息标准的指导和规范。档案信息系统建设好坏的衡量标准是档案管理工作最终的标准化、规范化水平的提高。所以要不断推进和加强档案信息管理平台建设，各种管理系统不能杂乱无章，系统要兼具整体性和实用性，要具备较强的可操作性，能够让档案管理人员利用档案管理系统整理档案信息。同时要建立档案信息化管理规章制度，无规矩不成方圆，要从人员的职责岗位、操作流程、信息处理方法等方面严格规范，对档案信息质量要严格把关，建立起统一的档案信息管理标准，实现档案一体化管理，以实现档案资源的无缝对接，全面提高档案管理效率。

（三）重视档案信息的应用价值。在现代档案管理中，档案管理人员还要全面重视档案信息的应用价值，档案信息电子化、操作系统信息化是未来档案管理工作中的重点和难点，档案管理工作人员要逐步提高自身的信息化素养，树立信息化意识，要通过建立起一体化的信息操作流程规范自身的工作行为，既要保障档案信息系统的实用性，也要保障信息操作的准确性。要针对不同的档案信息分门别类存储和归档，通过建立统一的数据库来存储档案信息，以保障档案信息的真实有效，供广大用户使用。

三、结语

综上所述，档案管理信息化是现代信息技术引领下档案管理事业发展的又一个高潮，为了有效规范档案信息的归档及操作流程，就要制定相应的规章制度，充分满足档案一体化保存及信息化处理的需要，要将不同种类的档案信息数据存储到相應的数据库载体中，对有价值且珍贵的档案信息进行备份处理，既要确保档案信息的真实有效，也要保障档案信息能够满足广大用户的实际需求，为广大用户提供高效便捷的档案信息服务。

【参考文献】

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