交通工程项目电子档案标准探讨

徐锐，李仕奇

（贵州省交通科学研究院股份有限公司，贵州 贵阳 550008）

1 现状分析

国内对交通工程电子档案管理系统的研究以及应用正在不断进行，广东省交通运输档案信息管理中心、广东省档案局、广东省交通运输工程质量监督站联合研究交通工程电子档案管理系统与规范，在2014年编制《广东省交通工程电子档案管理规范》。贵州省对于交通工程电子档案标准研究非常的重视，电子档案是现代化的产物，没有标准化就没有现代化。目前对交通建设工程电子档案标准化研究正在不断开展。

因此，随着电子档案管理的实践与理论的发展，对电子档案的标准化管理的力度将会进一步加大。由于标准建设的速度不断提升，我国电子档案管理将上升到一个新的发展台阶，研究符合贵州省交通建设工程电子档案标准迫在眉睫。

2 研究成果

2.1 建立了“交通工程项目电子档案管理系统”

该系统根据国家档案局、交通档案局、广东省档案局的严格标准，同时运作简便，能够实现收集、整理、分类以及对未归档文件进一步管理，方便档案存档和查阅。另外，还能够实现档案修改、审核、存档，并具有以下优势。

（1）在电子档案管理系统各个环节、过程中可以使用电子签名。由于在使用过程中应用了数字证书，以及通过全过程监控的电子签名方式，避免了存在责任人的签名是否真实以及有效等等问题，使电子档案具备了真实性、系统性、完整性，另外还能够提供电子档案凭证。电子档案形成的流程如下图1。

图1 电子档案形成流程图

（2）由于电子文件的电子签名具有法律作用，给档案管理带来重大的意义，保障了管理质量和效率。结合计算机处理电子文件，由电子签名、留存、整理项目组卷，然后将电子档案进行留档保存。

（3）统一电子文件接收规范。信息管理系统中导出的工程资料，最终都转换附有电子签名的PDF文件存档。

（4）交通工程项目电子档案管理系统和项目信息管理系统能够做到完美结合。文件搜集精确简便，不重不漏，解决了文件筛选繁琐、整理重复等困扰，大大减少了档案管理时间，实现了“三同步”（同步组成、同步收集、同步整理），提高了交通工程档案管理的效率。

（5）工程施工、监理单位的档案具体情况在电子档案管理系统中能够进行实时、如实反映，项目业主和档案主管单位能够清楚了解下级附属的档案管理状况。

2.2 建立了“交通在线电子认证平台”

该平台的显著功能有：第一点，具备了在线验证数字证书的真实性和有效性。第二点，给以可信的时间戳服务，根据时间戳服务器得到北斗卫星导航系统的相关标准时间，再通过时间戳服务器证书对该标准时间进行电子签名，最终给出时间戳结果。第三点，给电子档案管理系统提供合法的电子签名，实现了电子档案的真实性、有效性、可追溯性以及防篡改性。第四点数据绝对保密，能够做到双向SSL信息传输以及128位通道加密。

2.3 “交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”

建立了《档案数据备份规划》、《数据备份及恢复管理手册》、《档案数据恢复管理制度》等相关制度，综合数据的日常收集、存档、恢复和应急处理等措施。具备了交通工程项目电子档案数据的本地、异地恢复备份功能。

3 创新点

（1）填补了贵州交通建设工程电子档案研究空白，对国家《电子签名法》在电子档案领域应用，统筹实施细节和管理规范，为核发电子签名的电子档案的法律效力提供了试点。

（2）提出电子档案系统接收和使用的标准格式。

（3）电子档案用户身份认证以及电子签名等技术的应用，通过结合北斗卫星标准时间，以保证档案所处理的真实性和有效性。

（4）实现档案与工程建设同步收集、整理、归档，规范项目档案日常工作，过程环节档案形成，保证数据追溯性，提高档案资料的查询利用效率，对国内其他行业电子档案系统的建设具有借鉴意义。

4 推广前景

本课题的研究，顺应贵州省交通信息化发展的趋势，能够大力推动交通建设项目的档案信息化建设，不仅具有示范效应，而且具有显著的实用性，以及社会和经济效益。

（1）课题的研究对国家《电子签名法》在贵州省电子档案领域落地实施有重要意义，为电子档案的电子签名形成实施细节和管理规范、强化应用合法电子签名的电子档案的法律效力提供了落地试点。

（2）通过获取北斗卫星标准时间来保证档案操作人员身份认证、电子签名、电子印的真实性。

（3）通过组成整个省交通工程的电子档案系统，保证了电子档案管理质量和效率，使得电子文件能够和纸质文件的同步留存，规范了交通档案的日常工作，使项目资料形成的可靠性和准确性得到重要的保障，档案资源的搜索查阅效率大大加强。

（4）从经济效益上分析，以高速公路工程进行分析，数据表明每100公里高速公路留存档资料高达1万卷，每卷大约250页，各样工程一半需要给以四套纸质档案，以各个上级管理部门留存查阅，那么100公里高速公路所需的总页数为：1万卷×250页×4套=1000万页。应用电子档案，现在能够做到使用一套纸质档案，如果以每页0.2元计算，每100公里高速公路项目就能够减少150万元（750万页×0.2元）。

（5）减少了档案保存的管理投入。交通工程所占的巨大纸质档案要求通过进行分开长期保存，但是库房的温度需保证处于14～24℃，相对湿度需保证在45%～60%，建设和维护的成本大大增加，那么以100公里高速公路进行分析计算，能够减少150平方米库房面积、100立方密集柜及所用的配套设施。

（6）大大降低企业及政府主管部门档案管理投入。目前纸质档案一般各页设置4个手工签名，100公里的签名数高至一千万个（250万页×4），通过电子签名大量的手工签名将被电子签名进行代替，大大提高了项目相关人员的管理效率，降低了人力资源成本。

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