高校基建工程档案管理的问题对经济的影响和对策

刘长兵

摘要：近年来，随着我国高等教育的快速普及与发展，越来越多的高校已经不能满足日益增长的学生资源求学需求，因此高校扩建与改革势在必行。其中，在扩建过程中，产生了大量的高校基建投资项目，高校的建设工程也随之增加。高校基建工程管理，涉及多个项目的立项、设计、施工、竣工等多条线环节，在整个基建工程项目档案管理过程中，极易产生一些档案整理不规范或者搜集材料不全面等基础性问题，这些问题长此以往会对基建档案管理工作造成阻碍，所以需要对此问题进行梳理并确认行业规范，这样才能加快推进高校基建工程档案管理的发展。

如今，高校基建工程类档案管理成为了高校发展中的一项重点工作内容，因为它不仅可以为高校发展提供历史性工程建设申报审批等历史凭据，还能保持相关电子及纸质类工程图纸，为以后的相关基建工程建设打下良好的坚实基础。总之，高校基建工程的档案管理工作受到了高校有关部门的一致重视，各个高校也在不断推进此类工程档案管理工作。因此本文将根据高校基建工程档案管理的定义及主要内容进行分析，发现我国高校基建工程档案管理中存在的主要问题，并结合相关问题制定出合理规范的对应策略，最后旨在提高我国高校基建工程档案管理人员的专业技能，使基建档案管理工作更好地为高校建设性发展所服务。

关键词：高校基建；基建工程；档案管理；对策

一、高校基建工程档案管理的定义及内容

众所周知，每一个建筑工程项目的施工都离不开基建档案的建档管理。因为档案是一切建筑资料的汇集与基础，没有任何历史凭证的基本建设项目的发展是不完整的。高校基建工程项目同一般的建筑工程项目一样，都属于建筑工程类别，区别在于行业的选择性与重要性。通常情况下，基建工程档案也称工程建设档案，高校基础建设工程项目在施工过程中会产生一系列的文字图纸及工程审批单据等，因此整个基建工程的管理是跟随项目同时进行的，在工程项目活动中，会直接形成高校基建工程项目档案记载。

其次，高校基建工程包括校园的改建、扩建以及重组和合并等多种工程模式，建筑工程又可分为工程准备阶段、工程设计阶段、工程施工阶段、工程竣工阶段以及后期使用和维修阶段。同时，基建工程档案工作也会随着这几大项工作同时展开，当然在其中还会涉及基建工程档案的建档、合同流程审批、财务上报等细节化内容。这些工作共同促进了高校基建工程档案管理的顺利进行。

二、当前基建工程项目管理存在的主要问题

高校的快速蓬勃发展无疑促使各高校基建工程项目管理工作越加紧罗密布的进行，但是在快速发展的同时，仍然有一些档案存管问题不容忽视。面对存在的问题，各高校基建档案管理部门，应加强对档案管理人员的专业性培训。

（一）立卷归档形式不规范

形式与内容的高度统一才能使工作具备便捷性条件，基建工程档案的存放工作意义重大，然而有些高校在基建项目立卷归档管理工作上不给予高度重视，以至于临时起意查找时发觉资料无影无踪。这种现象在现今的多所高校非常常见，有的基建项目因为太小而没有上交城建档案馆，这样个人存放的可能性极大，但同时对于高校的基建工程项目搜索造成了巨大难题。

（二）归档材料质量不高

档案归档，这是档案管理中一个非常重要的环节，这项工作的好坏直接关系到后期档案的使用有效率。基建工程项目的内容往往包含文档信息及工程图纸等重要资料，一旦归档内容不符合实际情况，那么这样的归档材料质量是低等的。正常一份完整的归档材料应按照使用类别严格归档，包括报告类、投标类、图纸类以及其他类别。有的纸质类文档没有及时转化为电子文档，不利于其他人员调度性查找。

（三）传统档案管理模式陈旧落后

传统的基建档案管理没有严格的标准管理制度，随着国家基建档案管理法的出台，越来越多的高校档案管理部门开始具备规范性。但是在管理模式上仍然缺乏创新性表现。通常传统的存储载体以纸质和实物为主，然而这些存储介质保存周期较差，不便于存档管理，一旦原件丢失或者损坏，修复的可能性极小，这种情况下会对高校基建工程档案管理造成严重阻碍。

三、促进高校基建工程档案管理的对应策略

一切事物发展都与时代的变化相挂钩，根源在于任何事物的变化都离不开创新思维的提升。高校基建工程档案管理更应该如此，在时代的召唤下，严格执行相关档案管理标准，加强专业管理人才培训的同时，不忘与现代事物相融合与接轨，创新式的档案管理模式才是新形势下的快速发展之路。

以日本基建工程为例，高校基建工程项目管理中，不论是施工的进度管理还是档案管理，都做到了现代化式的创新。在进度管理中，档案管理人员会根据计划进行编制，并对计划进行检查与调整，其中穿插的施工应用也成为管理中的一部分。在档案管理过程中，与网络链接，对档案进行过程化、影像化、现代化管理，使得高校基建工程档案管理得到快速发展。其中，档案过程化进程中，分别对现场过程档案的存放、各类深化图纸的变更、场地布置与施工计划、质量全过程影像资料及验收资料、工艺工法文件这几大项目进行分类管理，这样当有人进行检索与查找时，分类清晰，极易使用。

四、结语

综上所述，高校基建工程档案管理的改革势在必行，顺应时代的发展才能在瞬息萬变的社会中保持发展优势，基建工程档案与传统的项目档案相比，文件的复杂性与重要性不言而喻，因此各方要明确职责，完善基建档案管理现代化。本文重点研究了目前高校基建工程档案管理存在的问题并给予对应的改进策略，希望高校档案管理人员可以通过高科技手段务实改革，为高校发展贡献自己的力量。

参考文献：

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