新形势下档案管理工作的规范化研究

摘要：档案管理作为企事业单位内部管理工作中的核心内容，它具有一定的凭证价值和参考价值，因此，必须要做好档案管理工作。随着我国档案管理现代化的发展，档案管理工作变得更加复杂。同时，也对档案管理工作的规范化提出了更高的要求。为了更好的适应当前新形势的要求，规范档案管理的工作流程是必不可少的工作任务。做好档案管理工作有利于提升工作质量与效率，从而为企业综合竞争力的提高奠定坚实的基础。

关键词：新形势；档案管理；规范化

1新形势下档案管理工作规范化的必要性及要求

社会对企事业单位的经营管理随着社会各领域的不断发展，也对经营管理提出了更高的需求。只有充分重视档案管理工作，才能进一步规范档案管理工作的相关流程，进而使档案管理内容不断完善，管理水平不断提升。一般企事业单位的档案资料主要记录的都是企事业单位的经营发展历史，且大多都是文字图片等方面的内容。在实施档案管理的过程中，应合理应用整理方法，并实时做好数据录入以及档案信息备份，可借助信息數据库来处理一些比较重要的加密信息。将档案管理工作规范化，不仅有利于确保企事业单位的信息安全，还有利于推动企事业单位的深入发展

2新形势下档案管理工作中存在的问题

2.1档案管理体系不够健全

目前很多单位在档案管理工作中不重视档案管理制度建立，使得日常档案管理工作缺乏科学依据和规范性，这就直接影响了正常档案管理工作的开展，降低了档案管理工作效率，无法实现档案管理工作的规范化开展。

2.2档案管理人员的素质较低，无法满足工作需求

新形势下要求档案管理工作更加信息化和规范化，对档案管理人员的要求也提出了更高的要求，然而当前档案管理人员的素质普遍较低，既不具备专业的档案管理知识，又没有紧跟时代步伐掌握现代化的档案管理技术，甚至部分工作人员还受传统档案管理思想影响，只会简单地对档案进行整理和归档，未掌握一定的信息化技术，使得档案管理工作无法摆脱原有的束缚，无法满足新形势下档案管理工作的需求。

2.3档案管理方法落后且信息化程度低

信息化的到来要求档案管理工作要紧跟时代脚步，充分实现档案的信息化管理，可目前在档案管理工作中，档案管理方法落后且信息化程度较低，远远无法满足时代对档案管理工作的要求，具体表现在以下几个方面：一是档案管理方法落后，仍然采用传统的手工登记方法，直接降低了档案工作效率和质量。二是在档案管理中还未充分引用信息化技术，没有充分发挥出信息化技术的作用，致使档案管理工作存在着很多隐患。

3新形势下档案管理工作的规范化策略

3.1完善档案管理工作制度

在档案管理工作中，想要具有良好的档案管理效果，就需要有完善的档案管理工作制度，这也是档案管理规范化的前提。在档案管理工作制度的完善过程中，管理者可以制定一些责任落实管理制度，约束档案管理人员的行为和意识，促进档案的规范化管理。如档案借阅的保密制度、归档整理制度、销毁鉴定制度和档案库房的管理制度，这些制度的建立降了约束管理人员之外，还能为他们的工作开展提供制度依据，将具体的工作责任落实到个人，促进档案管理工作规范化的实现和发展。

3.2提高档案管理人员的综合素质

在档案管理工作中，管理人员的综合素质会直接影响到档案管理的质量和规范性，所以相关部门需要重视档案管理人员综合素质的提高。要想提高档案管理人员的综合素质，相关部门可以定期开展培训，加强管理人员对档案管理规范化和标准化的认识，培养他们工作的责任心，还需要对档案管理人员进行管理专业化知识的培训，传授先进的管理知识和技术，使他们能够更好地投入管理工作，实现档案管理的规划化。

3.3提升档案管理工作的信息化水平

随着信息科学水平的不断提高，越来越多的先进信息科学技术逐渐得到了开发和运用，这为档案管理工作提供了良好的条件。信息科学技术具有诸多使用优点，它能提升档案管理工作的信息化水平，加强档案管理的电子化建设，提高档案管理准确性和效率。利用计算机技术进行档案信息搜集、档案信息整理等，能有效提高信息利用效率，便于档案信息的保存和更新。档案管理工作的信息化建立是企业未来发展需要重视的内容，对企业的长期发展具有重要意义。

4企业档案管理发展趋势分析

4.1信息化发展

当前，随着信息技术的发展，各行各业纷纷利用信息技术开展工作，企业档案管理同样如此，档案信息化发展趋势日趋明显，特别是云计算与大数据技术的出现，对企业档案管理产生了深远影响。这就需要企业档案管理人员把握大数据与云计算的特点，革新思想观念以及管理方式，构建档案管理云平台，实现企业各部门、各系统、各业务信息资料的统一高效管理。此外，还需利用大数据技术从海量数据资源中挖掘有效信息，实现档案资料的数字化转化，对有保存价值的信息实现多载体、多类型备份管理，注意信息化档案管理的安全性。

4.2标准化发展

一切管理活动的开展都需按照制度进行，企业档案管理也有其行业标准。档案管理标准化要求档案管理统一化、简化、协调化以及最优化，这也是做好企业档案管理工作的基本准则。一直以来，国内企业多按照行业标准或是国家标准开展档案管理工作。但随着全球经济一体化的发展，国内企业与国际企业的联系越来越密切，特别是跨国公司的增加，更需要企业引入国际档案管理标准对本企业的档案资料进行更为规范的管理，使相关工作更好发展。

4.3资产化发展

所谓档案管理资产化发展，即是指企业将档案资料看作是自身资产的一部分，并充分挖掘其价值，使之为自身带来经济利益。当前是知识经济时代，而企业档案资料也具有知识属性以及信息属性，这便决定了其在知识经济时代的价值地位，其也可以成为企业的无形资产。此外，企业的档案管理工作从本质上来看也是一项知识管理工作，企业对档案资料加以科学开发和合理利用，一定能创造出相应的经济效益，特别是企业的科研档案，其经济价值很大，有助于提升企业市场竞争力。

4.4集成化发展

集成即指联系，是将孤立的事物联系在一起形成有机整体之过程。随着信息技术的发展，企业档案的集成化管理成为可能，主要可包含以下两个方面：一方面，档案资源的集成化，即文件与档案的一体化、文档与图书情报的一体化以及各类数据的集成化。这表明，企业档案管理将不再对文件与档案、各类数据、档案与图书情报进行严格区分，而是进行统一管理。另一方面，业务系统与档案系统的集成。这是指利用信息技术搭建一体化平台，实现业务数据的自动归档，将业务系统与档案系统无缝对接。

结束语：

综上所述，我们知道，新形势下实现档案管理工作的规范非常重要，实现档案管理工作的规范化既能提高档案的利用率，又能提升自身的管理水平，确保档案资料的完整性和真实性。因此，档案管理工作人员应切实抓住档案管理的发展机遇，不断创新档案管理方式，逐步实现档案管理工作的科学化和规范化，开创档案管理工作的新局面。

参考文献

[1]程春艳.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经贸实践，2017（24）：183.

[2]邢灿.新形势下档案管理工作的规范化探讨[J].办公室业务，2017（23）：93.

[3]杜淑霞.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技经济导刊，2018，26（05）：163.

作者简介：曹嫄媛，1990-03-06，籍贯：河北宁晋，职务：助理馆员，研究方向：档案管理。

（作者身份证号码：120103199003062147）