探讨现代信息技术对事业档案管理的影响及优化策略

孙佳

摘要：近年来，随着我国各项技术水平的逐渐发展进步，信息技术已经成为了我们日常工作和生活中必不可少的一个重要部分，在事业单位的档案管理工作中也是如此。通过在事业单位档案管理工作中融入现代化的信息技术，不仅有效改变了传统档案管理模式的局限性，同时也带动了信息技术型管理模式的使用与发展，大大提升了事业单位档案管理工作的效率与质量。本文就针对现代信息技术对事业档案管理的影响及优化策略行了简要的探讨分析，希望可以为档案管理工作的有序开展提供一份基础的理论保障。

关键词：现代信息技术；事业档案管理；影响；优化策略

一、引言

当前阶段，现代信息技术已经逐步融入到了我国各层次生活中的多个领域，不仅为各个领域工作的开展进一步带来了革命性的转变，同时也为事业单位的档案管理工作带来了更为广阔的发展空间。随着档案管理工作信息化及现代化水平的逐步深入，事业单位的发展获得了更为和谐稳定的环境。

二、当前我国事业单位档案管理的现状

近年来，随着我国现代化的信息技术逐渐发展进步，事业单位档案管理的信息化发展也逐渐得到了人们的重视。想要从现有的事业单位档案管理工作当中获取到更多有利于事业单位发展与进步的有效信息，促进事业单位档案管理工作的信息化发展是十分重要也是十分必要的。然而随着事业单位的内部结构的不断变化，事业单位档案管理工作中的许多缺陷逐渐凸显出来，导致事业单位档案管理工作徒有其名却难以发挥实质性的作用。总体来看，目前在我国各大事业单位中档案管理工作仍然未能完全适应现代信息技术发展的形势，档案管理的信息化的价值仍然需要进一步进行深入挖掘。

三、新形势下事业单位档案管理工作的特点

（一）以现代化发展为目标，要求档案管理工作相高效高质服务的方向发展

在事业单位中，档案管理工作关系到单位整体的运行情况。然而，时代在发展进步，目前在许多事业单位却仍然沿用着传统的档案工作管理模式，传统档案管理模式也逐渐显现出诸多的不适。而事业单位想要获得有效的发展，就必须以现代化发展为目标，充分利用现代化的技术，转变传统的管理观念，才能有效促进阴事业单位档案管理工作的有序进行。

（二）随着事业单位发展形式的调整，要求档案管理工作朝着现代化、综合化的方向发展

近年来，随着我国各项科学技术的逐渐发展进步，在事业单位的档案管理工作中也面临着众多新的机遇和挑战。想要促进事业单位档案管理工作的有序进行，就必须转变当前锁，采取的档案管理分散模式，构建起能够是以当前阶段发展形式的统一性、综合性的管理机制。

（三）事业单位发展迅速，要求档案管理工作能够具备超前的管理意识

事业单位的档案是事业单位管理工作中的一个必不可少的部分，在事业单位档案中不仅明确地记载着事业单位运行与发展的明确历程，同时也真实的反映着事业单位管理过程中的各类转变。而事业单位在快速发展，如果档案管理工作始终一成不变，只会限制事业单位的运行与进步，这就要求档案管理工作能够具备一定的超前意识，能够适应时代发展的浪潮。

四、现在信息技术对于事业单位档案管理带来的影响

（一）打破了传统管理理念的限制

将现代化的信息技术融入到事业单位的档案管理工作当中，一定程度上为事业单位的档案管理工作带来了新的脉搏，原有的档案管理模式受到了严重的冲击，企业档案管理人员应当转变原有的管理理念，将现代信息技术中具有优势性的理念融入到新时代、新阶段的档案管理工作中。不仅充分转变了传统管理模式的局限性，同时也让事业单位获得了更为有效的主动权，定了事业单位档案管理工作开展的质量和效率，从而最大程度上发挥事业单位档案管理工作的优势性。

（二）对于档案管理人员的素质和能力提出了更高的要求

近年来，随着我国各项经济技术的不断发展进步以及事业单位的发展需求，原有的档案管理人员已经难以充分满足现代企业档案管理的实际需要。在传统的档案管理模式下，事业单位对于从事档案管理工作的工作人员的能力素质要求较低，这就导致了现有的档案管理工作人员能力水平较为匮乏，甚至已经严重脱离了时代发展的步伐，对于信息技术融入档案管理的重要性缺乏足够的认识，最终导致事业单位档案管理缺乏足够的信息技术指导，限制了企业档案管理的有效开展。

（三）实现资源共享，促进事业单位的全面发展

在传统的事业单位档案管理工作中，由于各部门之间都是相对独立的，加之各部门的工作内容和工作重点各不相同。因而，其中并未建立起有效的聯系，信息资源缺乏共享合作。长期下去，事业单位档案管理的信息收集就会产生一定的片面性，不利于事业单位档案信息管理工作的有序开展。

五、现在信息技术对于事业单位档案管理的对策

（一）优化事业单位档案管理理念和制度

想要有效促进事业单位档案管理工作的高效高质进行，就应当优化事业单位现有的管理概念。具体来说，首先，事业单位应当认识到现代化信息技术管理模式对于档案管理工作的重要性。其次，充分利用信息技术的及时性，将事业单位中的各个部门连接成为一个整体，确保档案管理工作能够更加规范、全面的开展。

（二）不断提高事业单位档案管理人员的素质水平

仅仅完善事业单位档案管理理念是远远不够的，理念需要人来落实。为此，事业单位应当定期加强对于档案管理人员的培训，确保事业单位档案管理工作能够得到革命性的发展。首先，事业单位的高层应当重视档案管理人员在信息化技术方面的能力培训。其次，事业单位还可以与高校融合发展，由针对性的培养具有现代信息技术及档案管理知识积累的专业型人才。

（三）完善企业档案管理工作的硬件设备

首先，档案管理人员应当充分发挥事业单位中现有设备的实际作用，提高设备资源的利用率。

其次，事业单位的领导人员应当重视档案管理工作的信息化发展，在给予足够资金支持的同时，也能够不失时机的精心人才的培养。

最后，事业单位也应当不断提升自身的技术创新能力，寻求适合自身发展所需的档案管理设备。

六、总结

综上所述，将现代信息技术融入到事业单位的档案管理工作中，具有着十分积极的意义。但就当前的发展形势来看，在事业单位的档案管理工作当中仍然存在着一系列有待解决的问题。在未来的发展过程中，我们应当及事业单位现代信息技术足够的重视，从而最大程度上发挥档案管理工作的实质作用，促进事业单位的良性发展。

参考文献

[1]马海涛，高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报，2008.4：11-12.

[2]张春英，电子文件与纸质档案保存技术的不同[J].科技咨询导报，2007（07）.

[3]陈慈珠，谈档案管理的现代化[J].中国科技信息，2004.6：13-14.

[4]冯惠玲，电子文件时代的新思维[J].档案学通讯，2008.9：21-22.

（作者单位：吉林省梨树县环境保护宣传中心）