一种集成书商供应链能力评价机制的图书采访模式研究

（北京第二外国语学院图书馆 北京 100024）

1 引言

高校图书馆图书采访工作是以本学校的学科结构设置为基础，结合用户需求，在有限的经费预算下，选购符合馆藏建设的图书，为学科建设及教学提供服务。“互联网+”时代移动应用的迅速发展，为图书采购工作带来了新的挑战。读者获取资源的途径逐渐增多，网络资源获取更便捷、更迅速，使读者对图书馆的使用率逐年下降。传统图书采购工作中存在的图书质量参差不齐、采购不及时不全面等问题日益突显，如何吸引读者、留住读者是高校图书馆普遍面临的问题。为了提高纸本图书的利用率，基于读者需求的采购模式[1]，基于用户导向的采购模式[2]、读者决策采购[3]，用户驱动的采购模式[4]等，成为近几年研究的热点。尽管这些研究在一定程度上提高了图书采购的质量，利用率也有一定的提升，但采购图书到货率低和配送时效差仍然是影响读者参与采购的重要因素。读者精心选购的图书迟迟不能到馆使用，无疑会降低读者参与采购的积极性。因此，如何提高订购图书的到货率及到货时间成为高校图书馆关注的一个重要话题。

2 当前图书采访工作存在的问题

2.1 图书采访流程分析

当前图书采访工作流程如图1所示。根据采访方式不同，订购书目信息来源有3种，分别是：书商定期发送的征订书目、现场采访书目、读者荐购书目。书目信息一般通过QQ、邮箱等网络方式发送给图书馆采访人员，由采访人员筛选审核后，导入本馆的采访系统进行查重，然后确定需要订购的书目信息进行发订，最后再通过QQ、邮箱等方式将订单发送给书商，等待书商送货。笔者经过长期的工作实践发现整个工作流程中存在几个突出的问题：①书商定期提供的书目信息质量差、数量不全[5]。由于利润原因，书商可能会刻意删除某些有价值但利润较低的图书。②信息沟通不及时、配送率低、时效差。采访人员将订购书目发送给书商后只能等待书商送货，至于配送了哪些书、配送书目是在采购中还是在运送途中、什么时间能够配送到馆，图书馆都无从得知。经常发现发送的一批订单中存在一些书目长期没有得到配送的情况，这给采访和验收工作带来了很多困扰。③采访人员工作量大，存在很多重复工作。通常招标时都要确定2～3个书商，多个书商之间可能发送重复的书目信息，采访人员需要从中挑选适合本馆馆藏的书目，经常出现错订、漏订等情况。目前采访人员的主要精力都放在了查重、发订工作上，对书商的供货情况缺乏应有的关注和监督。

图1 图书采访工作流程图

2.2 图书采访管理系统的缺点分析

目前，国内高校图书馆采访管理系统主要为两类，一类是图书馆自动化管理系统中集成的采购管理系统，如国内的汇文系统、国外艾利贝斯公司的Aleph系统等。另一类是各家图书供应商开发的选书系统，如湖北三新书店的田田网[6]、人天书店的网上选书系统[7]、浙江新华书店的芸台购[8]等。图书馆自动化系统集成的采购管理系统以本馆馆藏数据为基础，方便查重，但与书商的互助性差，需要手工导入导出书目和订单信息，且无法跟踪订购图书的状态。而书商提供的系统主要是站在自身的角度以介绍销售图书为主，没有考虑各个图书馆的具体需求，而且各家书商自成一家，不具有通用性，且需要安装在本地。当多家书商为同一家图书馆供书时可能出现重书的情况，为查重工作带来了新的困难。如果下一年度的招标书商发生变化则要重新部署。另外，各馆提供的读者荐购系统也比较简单[9]，基本就是一个简单的信息提交页面，需要读者填写题名、作者、出版社、ISBN等相关书目信息，且多与采购系统独立，需要采访人员进行书目信息的导入导出。这不但增加了采访人员的工作量，也降低了读者参与采购的积极性，参与度较低。

为了解决现存的问题，急需建立一套集书目信息采集分析、图书订购、读者荐购、订单追踪和书商评价为一体的图书采访系统。借助“互联网+”的优势，系统可实现实时自动收集书目信息，优化工作流程，降低采访人员工作量，提高读者参与度和满意度，从而最大限度地满足读者的需求，提升图书馆的服务水平。

3 集成书商供应链能力评价机制的图书采访模式创新研究

在图书采购工作中，出版社、书商、图书馆、读者形成了一条完整的供应链[10]，供应链的各节点之间应该建立双向信息交流、总体规划控制，从而达到共同获益的目的。而我们目前的工作流程只建立了单向的信息交流，缺少书商的信息反馈环节，致使双方信息交流不畅。由此，我们提出一种集成书商供应链能力评价机制的图书采访模式，以解决目前所遇到的问题。

3.1 集成书商供应链能力评价机制的图书采访流程

集成书商供应链能力评价机制的图书采访工作流程如图2所示。系统通过技术手段，从出版社、图书供应商的网站上或网上书城等自动获取书目信息，并根据本馆馆藏策略模型对获取到的书目信息进行甄选[11]，将符合馆藏建设的书目信息保存在本地。根据本馆的采购方式，可将书目展示给读者，由读者进行荐购，或由学科馆员选购，或者由图书馆采访人员自行选购。采访人员按周期将选购的书目清单进行审核、查重，确定最终的预采购清单并发布。书商登录系统查看图书馆的预订购清单，根据库存情况选取可以按时配送的书目并下单，采访人员审核书商的订购清单并发订，同时将书商未订购的书目清单转给其他书商或通过网上书店等形式进行订购。书商按订单及时送货到馆，图书馆进行验收并及时结算。

图2 集成书商供应链能力评价机制的图书采访工作流程图

该采访模式集成了对书商供应链能力的评价机制，将书商的供货信息加入到图书采访流程中，图书馆方面可以随时了解书商的供应能力和水平并以此作为书商评价的指标。评价机制包括3部分内容：书商最终配送书目占所订购书目总数的比例、订购书目按时配送到馆的比例、订购书目占图书馆发布的预订书目的比例。三部分的比例之和作为最终评价书商供应能力的参考指标，并综合书商的折扣率作为下一年度招标的参考条件。

3.2 集成书商供应链能力评价机制的图书采访平台的优点

集成书商供应链能力评价机制的图书采访平台具备以下几个优点：第一，提高书目信息的数量和质量。系统自动从多个渠道获取书目信息并去重汇总，既提高了可选购书目信息的数量，同时可以避免书商人为删除那些对馆藏有价值但利润较低的书目，从而保证采访书目信息及馆藏建设的质量。第二，提高到货率，避免出现长期未配送订单。图书馆发订的书目清单由书商根据库存情况主动订购，如书商订购的书目不能按时送到则会记入诚信清单，作为考核书商的一项指标。采访人员会及时处理书商未订购的书目信息，从网上书店等其他途径购买，从而避免出现长期得不到配送的订单。第三，降低采访人员的工作量。此系统不需要采访工作人员通过邮箱、QQ等方式接收各个书商定期发送的书目，而是自动获取书目信息，并根据本馆采购分析模型，自动筛选出符合本馆馆藏建设的书目信息[12]。这种方式可降低人为操作的疏漏，提高选书的质量，降低采购人员的工作强度，提高工作效率。使采访人员有更多的时间和精力来研究学科建设需求、书商的服务水平及如何提高馆藏质量上来[13]。第四，集成书商供应链信息，使订购图书状态可追踪。就像网上购物一样，采访人员可以随时查看所订购图书的状态，何时出库、何时配送到馆一目了然，从而可以评价书商的送货效率，为下一年招标工作作参考。第五，更便捷的读者荐购操作。系统集成读者荐购功能，向读者公开所有适合馆藏的书目，简化读者荐购操作流程，采用网购模式，读者可以查看书目详细信息，包括封面、目次、摘要、评价等，只需读者将荐购书目勾选加入荐购书车后一键荐购即可完成。第六，实时结算，建立诚信。书商也可以通过系统查看书目的验收及结算情况，图书馆及时验收结算，可以提高书商的积极性，使书商的精力更多地放在服务质量上，建立双方的诚信机制，提高双方的信任度，实现良性发展。

4 可行性分析

4.1 技术可行性

互联网的发展，加快了社会各领域的深度融合，通过EDI系统对接技术[6]，可以将出版社、图书馆、书商三方连接起来，数据可以自动对接与同步，使整个供应链上的业务流程自动化，从而节约成本，降低出错率，提高工作效率。成熟的API接口技术可实现跨系统无障碍对接，可以通过API技术与图书馆自动化系统对接，进行数据查重、验收等工作，为集成书商供应链能力评价机制的图书采访模式实现提供可能。

4.2 操作可行性

集成书商供应链能力评价机制的图书采访平台的使用者主要是采访人员、书商和读者，良好的操作体验才能赢得使用者的认可。第一，流程简单容易操作，采访人员容易接受。系统可以自动去除重复书目并筛选符合馆藏的书目信息，减轻了采访人员工作量；集成了读者荐购功能，免去了采访人员补充书目信息及数据在采购系统和荐购系统之间的导入导出操作；订单数据直接发布审核，不需要导出发送给书商。第二，书商不需要定期给图书馆传送书目数据，只需要到图书采购平台中查看图书馆发布的订购信息，勾选可以配送的书目信息进行下单，数据自动进入书商的订购系统。不需要对订单信息进行导入导出，避免了人为操作带来的失误，减少了工作人员的工作量。第三，读者荐购功能借鉴网上购物的操作方式，读者可以浏览书目详细信息，包括封面、目录、评论等[14]，喜欢的书可以直接荐购，或将选中的图书加入荐购书车后一键荐购，系统可根据不同读者的权限，决定所荐购书目是直接发送给书商还是需要管理员审核后发送给书商。另外读者可以随时查看所荐购图书的状态变化，并在书目配送到馆后享有优先借阅权[15]。直观熟悉的操作方式，更能激发读者参与采购的积极性。

4.3 需要解决的问题

目前，真正的“互联网+图书采购”模式还没有得到实际应用，但这已成为一种必然趋势。当前急需要解决的问题有两个方面：第一，图书馆工作人员思想僵化守旧，不愿意尝试新事物。科技的进步已经给各行各业带来了新的挑战。作为高校图书馆，服务对象主要为年轻读者，他们追逐潮流，图书馆要想吸引读者，必须改变固有的思想，勇于接受并尝试新事物，改变当前的工作方式，为读者提供更好的服务。第二，处于上游的书商必须提高服务意识，摒弃价格战，积极配合图书馆的需求，充分挖掘高质量馆藏书目数据，提高配送时效，开放数据接口，使图书馆可以及时获取书目、库存、订单状态等信息，以公开透明高水平的服务来赢得长久的合作关系。

5 结语

“互联网+”时代，高校图书馆的发展面临着机遇和挑战，图书馆的采购工作也应该紧跟时代步伐，从思想、技术、方式等方面大胆创新尝试，提高图书到货率及到货时效。以高质量、高效率的图书资源来留住读者，不断完善图书采购流程，将读者满意度作为图书采购工作的考核目标，推动图书馆采购工作迅速发展,为建设双一流大学提供更好的科研支持。

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