固定资产设备二维码标签制作研究与应用

2018-06-14杨宁张荣凤李鹏郭欢

中国设备工程 2018年11期

杨宁，张荣凤，李鹏，郭欢

（北京航天长征飞行器研究所,北京 100076）

我单位固定资产标签因带有LOGO、格式特殊、种类多、批量较小等特点，以往在外协单位使用打印的方式制作，流程多、周期长，出现遗漏和差错不容易发现，特别是在应急使用时工作比较被动。通过对现有的资产标签和通用办公软件、打印设备的研究，提出了一种快速制作二维码标签的应用方案。

1 二维码设备标签的制作需求

根据我单位近年的资产标签的情况，对二维码设备标签的制作要求如下。

自动生成二维码图片。为方便设备盘点和出入库管理，在设备标签中采用二维码，方便使用扫描枪进行出入库和盘点管理。

适应多种标签格式。我单位根据固定资产类别有多种格式的标签，包括普通仪器设备标签、涉密资产标签、大型设备标签、小型资产标签等多种专用标签格式，因此需要有灵活的自定义模板功能。

操作简单通用化。一般情况下我单位每次打印几十张标签，1年打印几百张标签，多的时候一次打印几百张标签，1年打印几千张标签。因此最好使用通用的打印机和打印软件，操作过程应简单易懂，同时需要兼顾打印效率。

满足排版打印的特殊要求。标签需要带有带企业彩色logo；常用标签尺寸相对于常用A4纸张很小，需要能够实现自动排版，节约标签纸张。标签纸张需要适应一定的高温，避免粘贴在计算机服务器等发热量大的设备时标签翘边或脱落。

2 二维码标签制作方案

2.1 总体技术方案

总体思路是标签模板设计和打印软件使用office等常用软件制作模板并进行数据关联，使用免费软件生成二维码图片软件，采用通用的喷墨打印机将标签排版后打印到A4幅面的不干胶纸上。流程如图1所示。

图1 二维码标签打印制作流程

2.2 打印设备及纸张选型

传统的标签打印一般采用专用标签打印机和配套标签软件，成卷打印的方式。如果标签带有彩色文字和图片，一般先成卷印刷后套打文字，字体颜色为色带颜色。本方案中使用通用打印机打印标签。

目前市场上彩色打印机主要分为激光、喷墨、热升华等多种类型，其中激光打印机和喷墨打印机的使用率都很高，都可以满足标签打印的基本要求。综合考虑打印设备采用通用的普通彩色打印机，另外不干胶标签纸厚度一般是普通纸的2～3倍，因此需要选用可使用厚纸的打印机型号。

针对喷墨、激光等不同类型的打印机，需要选择对应类型的不干胶标签纸，目前国外厂家的材质的性能较好，考虑到标签的粘性和耐热性，目前应用较多的有类似薄塑料的PVC纸，综合性能较好的PET纸。

2.3 打印软件选型

目前我单位标签制作通过外协单位使用Word模板的方式，需要逐个复制粘贴标签信息。这种方式首先从管理流程上复杂，周期很长，实际制作时工作量很大，非常容易产生差错。这种方式制作的标签不支持带二维码图片。

计划使用Word定制标签模板样式，从Excel中关联读取设备信息。在使用时先编辑好Excel数据文件，结合免费的二维码生成工具将设备信息批量生成二维码图片，然后使用Word的邮件合并功能批量打印，实现可自动排版的二维码设备标签的快速制作。

3 二维码标签制作过程

经过多次实验，找到一种制作设备标签的可行的方法，可利用现有设备和软件快速打印生成各类设备标签。

3.1 定制模板文件

需要预先定义的模板文件包括Excel数据源文件和Word标签模板文件两个文件，然后在Word模板文件中定义数据的关联关系。

3.1.1 定制Excel数据源文件

Excel数据源文件，是指包含需要打印标签的设备信息的Excel文件。定制Excel格式的数据源文件比较简单，确定规范统一格式的Excel设备信息文件。

定制标准的数据源文件最关键的一点是保证正确的标题格式。Excel文件的第一行相当于数据的标题行，因此不要在第一行写文件标题，标题字段最好不要有空格，顺序没有关系。从Excel文件的内容区看，最基本要求是不能有空行（否则会打印出空白标签），当然不能有合并单元格。

如果打印带二维码的标签，需要在Excel文件中增加一行二维码条路径列，按照规则填写对应的二维码文件，注意文件目录需要用双斜线隔开。

3.1.2 定制Word模板文件

Word格式的标签文件定制是实现自动排版最关键的步骤，包括三部分内容：标签文件的页面设置、标签外观和尺寸、标签整体的对齐方式和版式。

首先，需要确定打印模板的页面设置。经过多次验证，我们发现使用邮件合并打印时，打印后的文件将会继承模板页面设置、标签版式的设置信息。因此将小标签的模板幅面定义A4纸张。

标签模板的定制方法与后续的打印排版密切相关。Word邮件合并后，自动采用分节符将每个标签隔开。因此需要采用替换分节符的方式打破一页一个标签文件的限制，实现一行一个标签文件，然后进一步实现一行多个标签的自动排版。主要技术方式有三种：使用分栏+连续的分节符，并调整分栏间距；按单个标签定义表格虚框占位，并整体设定表格的版式；按单个标签定义文本框并设置版式，标签以表格的形式嵌入到文本框中。经过验证，第一种方式分栏+连续的分节符，分栏精度差，不容易操作；第二种方式带虚框的表格，表格间隙调整和拆分困难；第三种标签文件定义为文本框内嵌表格的方式，通过调整页面设置、文本框大小、文本框版式和对齐方式等参数，可以在Word中比较完美的实现打印后标签文件的自动排版工作。

单个标签的一般使用文本框内嵌入表格的方式。首先定制对应的文本框，尺寸比标签表格尺寸略大5mm，主要目的是方便排版和调整标签之间的行列间距，可将文本框线条颜色定义为透明，方便裁剪标签，然后在文本框内插入表格，用表格绘制准确尺寸的标签模板，包括框线线行设置、文本设置、企业logo等。

标签文件的对齐方式和版式设置非常重要，调整文本框的版式和对齐方式是实现标签打印的排版优化的关键点。选中标签文本框，点鼠标右键，设置文本框格式→版式，选择嵌入型；右下角“高级”设置中，文字环绕的版式，也是选择嵌入型。这样设置后，如果水平方向位置足够，文本框标签会向自动右侧方向排，如果水平空间不够则会自动换行。

最后，结合标签模板的文本框的尺寸的调整，对打印页面设置进行联合调整，以获得最合理的页面边距和文本框尺寸。

3.1.3 关联模板和数据源

Excel数据源模板和Word格式的模板定义好后，将Excel数据关联到模板中。

首先关联数据源文件，通过下拉菜单邮件－选择收件人－使用现有列表，选择已经定义好的Excel数据源文件以及对应的sheet。如果有多个不同大小（格式）的标签，建议Word格式的标签模板可以分为多个Word，关联使用一个同Excel文件的多个sheet作为数据源，可减少模板数量。

然后在Word格式的标签模板文件中关联Excel对应的数据sheet。在关联好数据表后，使用“插入合并域”的功能，关联该数据标的属性字段。标签模板文件中出现类似“«资产编号»”的字符，这实际是Word自动定义的域。字体与定义的一致，可以复制域文本转移到其它位置，也可以使用预览功能显示最终结果的样式。

由于Word标签模板记录的是数据源文件的绝对路径，无法记录相对路径，因此应先把使用目录规划好，再定义关联关系，数据源文件不要随便更换目录。否则即使数据源文件模板文件在同一目录，Word也找不到，还需要再次重新定义关联关系。

定制好Word标签模板和Excel标签数据源，可使用模拟数据进行标签生成和打印排版等功能测试，调试完成后固化模板。

3.2 标签制作打印

制作二维码的资产标签主要包括三个步骤，将资产信息填写到Excel数据源文件，用二维码工具批量生成二维码图片，使用Word邮件合并功能排版打印。

3.2.1 填写Excel数据源文件

打开Excel格式的标签数据源文件，按格式逐行填写（或粘贴）标签的信息，参考图2标签数据源文件示例，规则表格无空行。

3.2.2 生成二维码图片（图3）

使用免费软件二维码生成器ZZY．QR批量生成二维码图片。一般取设备编号作为生成二维码编码即可，可根据标签的实际尺寸调整模块大小。另外在二维码中央可加入企业logo图片。

图2 标签文件外观示例

图3 生成二维码

打印资产标签时，需要使用此软件批量生成二维码编码的功能。从Excel文件中复制设备信息直接粘贴到编辑框即可，一行信息生成一个二维码图片文件，按照指定的前缀命名规范保存到指定的的路径。

3.2.3 生成Word标签文件（图4）

打开Word格式的标签模板文件，利用Word邮件合并的功能，自动生成标签文件。选择下拉菜单“邮件”，“完成并合并”－“编辑单个文档”。系统根据关联的Excel数据源文件信息，自动新建一个文件名为“信函xx”的Word文件，包含一组用分节符隔开的标签文件。

打开标签模板文件时，如果数据关联正常，会提示“是否运行sql命令”，选“是”。如果没有出现此提示，一般是数据源文件的绝对路径变更，需要“使用现有数据源”手工关联Excel数据源文件对应的sheet。

使用邮件合的“编辑单个文档”功能生成全部标签文件，标签是一个个的分节符隔开的，一页只有一个标签，还需要进一步完成标签的排版优化。查找替换文件中的分节符（^b），将分节符替换为空。由于预先设置好了单个标签文件的页面边距、标签对象的对齐方式和版式，标签会自动先横向排版，满一行后自动排下一行。标签中的二维码图片经常不会自动更新，需要点中图片后按F9刷新图片。