浅析信息技术在高校电子档案建设中的应用

裴高华

摘要：随着信息技术不断发展与进步，信息技术已在各行各业得到应用。电子档案的产生为高校档案建设工作带来极大飞跃，高校档案工作在高校各个领域中扮演着十分重要的角色，在知识创新和应用，科研开发，高新技术成果转化等方面发挥着不可替代的作用。

关键词：信息技术；高校；档案建设；应用

高校是高新技术、教学创新和教学改革的主要发源地，也是知识和人才高度集中地，高校档案主要是针对教学和科研过程，按照立卷归档制度集中保管起来的文字材料、图像、光盘等不同形式的历史记录，其见证了一所高校的发展历史、教学管理改革、教学质量提升、人才目标建设等重大事件，也是从事教学科研活动必不可少的条件之一。

一、信息技术在高校电子档案建设应用中的重要作用

1.信息技术的应用可以实现电子档案的大容量存储

信息技术能够在高校电子档案建设管理中得到应用，可以拓展高校电子档案存储的稳定性，实现电子信息大量存储，还可以对不用类型的档案信息进行针对性的管理。随着信息技术的不断应用，电子档案建设管理能够实现自动化和网络化，并进一步提升档案管理人员的工作效率。

2.信息技术的应用能够提高档案工作的质量和效率

信息技术应用到高校电子档案建设管理工作中后，能够进一步提高档案信息的真实性和原始性，同时，还可以保证高校电子档案建设的丰富性和全面性，有利于更好发挥高校电子档案的作用和功能。此外，在高校电子档案建设过程中，档案分类、收集和开发工作也是一项十分繁杂的工作，如果电子档案平台管理不完善，上述几项工作肯定会受到不同程度的影响，而信息技术应用到高校电子档案建设管理中，能够避免上述问题的产生，从而更好提高档案工作的质量和效率。

二、高校电子档案建设存在的主要问题

1.高校对电子档案建设认识还不够

目前，高校电子档案建设还属于比较新兴的事物，很多档案管理人员的思维模式和工作观念还停留在过去传统档案建设管理思想中，对高校电子档案建设的相关理论和知识认识性不足，缺乏对相关领域的全面认识，没有将高校电子档案和传统档案在工作形式、工作方法和工作对象之间的差异性进行很好的区分，对高校电子档案建设缺乏系统性和长期性的规划和建设。

2.高校电子档案的真实性和原始性建设难度比较大

不管是纸质档案还是电子化档案，档案数据信息的真实性和原始性都是体现档案价值和功能的本质属性。纸质档案其原始性和真实性的形式比较单一，很容易区分，在辨别过程中比较简单，而电子档案在形成过程中信息很容易变动，信息形成之后能够被管理员修改或者删除，因此，电子档案信息很容易失去真实性。再加上高校电子档案和信息载体能够分离，利用移动设备能够对档案进行转移，在高校电子档案建设和管理过程中，保证电子档案原始数据的真实性是一项重要课题。

3.高校电子档案建设范围需要进一步明确

高校电子档案建设需要借助现代计算机技术、网络通信技术和数据库储存技术，实现三者的有效结合才能实现高校电子档案建设管理。在高校电子档案建设过程中需要我们进一步熟悉掌握高校电子档案管理系统，储存介质的储存以及建立完善备份制度。当前，电子档案系统建设还没有一个统一标准，电子档案建设范围难以确定，导致高校电子档案建设和管理的适应性、兼容性和通用性较差，系统运行存在极大的不安全因素，严重影响电子档案的利用价值和正常功能的发挥。

4.电子档案安全方面存在漏洞

高校电子档案在建设过程中，主要利用计算机和网络技术开展建设管理工作，而电子档案文件在产生、傳输和储存保管过程中都会受到储存介质、软件系统和数字化环境的影响，因此，很容易遭受外界因素的影响，如电脑病毒、操作不当等因素严重威胁到高校电子档案建设和管理的安全性。现阶段，高校在进行电子档案建设过程中对系统的安全性还没有进行有效的评估，在存取过程中相关信息很容易被覆盖，对档案信息的原始性和完成性造成严重破坏，在档案利用和管理环节方面还存在很多漏洞。

三、信息技术在高校电子档案建设管理中的应用对策分析

1.加强档案信息化基础设施建设

高校档案管理部门应该将电子档案信息化工作纳入到本单位的总体规划中，加强电子档案信息化基础设施建设，提高档案管理的计算机和网络系统应用水平，进一步发挥好档案室功能和作用。加强档案管理内部局域网建设，在校园网上使用档案网络管理系统，进一步提高档案管理系统的兼容性、适用性和适应性，真正实现高校电子档案建设管理的数字化。

2.加强档案信息资源建设

充分利用信息化档案管理软件，实现档案管理数字化。在信息资源建设过程中要求学校各个基层单位将产生的档案信息直接录入到档案网络管理系统中，降低学校档案管理部门工作人员的工作量，并能够保证各个系部档案原始信息的真实性，对加快实现档案信息资源共享有很大帮助。另一方面学校档案管理部门需要组织人力将高校原有的档案卷目转化为机检数据信息，根据电子化档案接受、保管、利用的相关技术手段，加强对各部门电子档案的收集、鉴定、著录和归档，保证有保存价值文件的真实性和原始性。还要严格按照纸质文件和电子文件并存的原则，对档案有目的、有计划实现信息化建设和数字化处理。

3.加强档案信息化管理系统建设

档案信息化管理系统建设既要满足档案信息化管理的要求，又要符合档案信息化发展趋势，加大对档案管理软件的推广和应用力度，提高档案信息化管理力度和信息化应用水平，为档案信息交换和实现档案信息资源共享奠定坚实基础。加强高校档案信息库建设，将档案数据为高校的重要信息资源去管理，将其纳入到高校网络办公总体格局中，逐渐建成全校的文献资源数据库，在校园网络平台上有计划的开放档案目录，并上传已经公开的全部档案信息，并提供相应的档案服务工作。

4.加强档案信息化建设保障力度

加强档案信息化建设，提高档案信息化管理力度和信息化应用水平，首先，要强化组织领导。学校领导层面要引起高度重视，要建立统一化信息化工作机制，将信息、档案部门进行高效整合，成立学校档案信息化建设领导小组，负责档案信息化建设方面组织和协调工作，按照档案信息化建设要求，做好自身信息生成和传播利用工作；其次，加大投入力度。高校档案信息化建设是一项周期长，投入大，见效慢的工作，因此，为了更好促进高校档案信息化建设，学校领导要高度重视对档案信息化建设的资金投入，将之纳入到学校年度预算计划中，确保足够的财力支持；最后，要强化信息安全建设。要严格按照相关法规，在信息化系统建设过程中要充分考虑各方面的安全因素，特别是对于非公开的档案信息禁止在网络传播，同时要采用身份认证、防火墙、数据备份等多项安全措施，避免泄密事件发生，保证档案信息化系统运行的安全性。

参考文献：

[1]牟丽娟.信息时代高校电子档案管理刍议[J].中国成人教育，2014.

[2]孙文靖.高校电子档案有效管理的对策[J].考试周刊，2012.