试析档案管理

郭任

摘 要：档案是一种原始记录，它见证各种事实关系，反映一个单位的历史面貌。界定归档范围和保管期限要根据各科室的具体情况、职能范围来决定，越详尽越好，就像一本说明书一样，以适用于我单位人员变化快的特点。档案信息化、一体化是新时代的特征。我们要加快知识结构的变化，要不断"充电"，不断补充"能量"，以求适应新时代的要求。

关键词：档案管理；业务指导；系统条理

引言：随着公自动化、社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在企业的管理和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，由单纯的存放走向应用，使之更好地为企业管理服务。

1档案管理

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。

2档案管理与保护的要求

《中华人民共和国档案法》对档案工作的基本原则作了规定：统一领导、分级管理 、维护档案的完整与安全 、便于社会各方面的利用。基于国家对档案工作所作的具体规定，一个单位的档案管理与维护应该要做到统一领导、集中管理、对档案进行维护管理并确保档案安全、便于社会各方面的利用。

2.1单位负责人统一领导

目前，传统档案管理过程中存在很多问题，如领导不重视、档案管理现代化意识不强、人才不足、资金短缺、档案管理设备和技术不先进等，再多的问题，其源头其实都是领导不重视引起的。如何取得领导的重视？首先，要将自己推销出去，让领导认识并赞赏自己，当然，这个推销并不是抓住一切机会对领导溜须拍马，而是要在日常工作中踏踏实实、尽心尽责，充分发挥主观能动性，在有限的资源条件下将档案管理得有条不紊，能保证档案的绝对安全并能得到充分的利用，让领导能够注意到自己，更能够注意到自己的工作；其次，也要加大宣传力度，有事没事在领导耳边多念叨念叨档案管理工作的重要性，有事没事多在领导耳边念叨念叨其他先进单位档案管理的先进性，我们自己还缺点啥，所谓好事多磨，也许正是如此；最后，日常在與其他科室同事交流过程中也要多做档案管理工作重要的宣传，得到其他同事的认同，不能让他们感觉单位资源的分配不均而引发不必要的矛盾。

2.2单位档案实行集中管理

一个单位，有很多不同种类的档案，如人事档案、文书档案、财务档案以及与专业工作相关的专业档案等，如果单位具备条件，最好能由专业人员采取专业的设备技术实现集中管理。集中管理有很多优势，如能引起管理层的关注、能更好的实施各项工作制度、能减少管理及维护成本、能节约管理场地的建设、能充分采用先进技术设备进行现代化管理、能减少档案的安全管理难度等。

3档案工作改进对策

3.1抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组.协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入到公司领导的议事日程.年初有部署，年终有总结，平时有检查指导，并接受上级省市和上级档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一制定计划，统一检查指导和统一培训交流。

3.2档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今公自动化、社会信息化发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实.际的工作计划。

3.3提高档案管理水平，强化服务。

要进一步提高档案管理水平，必须贯彻档案的集中统一管理的原则，即要注意所藏档案门类齐全，又要注意档案的重要程度，使那些反映本部门主要职能活动的业务档案及反映重要活动的照片、录音带不同载体的档案，也能向本部门归档，实现集中统一管理。要强化服务意识，档案的收集、整理、抢救、保存这些基础工作是必要的，但目的是用档案为现代化建设服务，把死的东西变活，这也是档案工作的一项重要任务。例如：我单位专门成立了档案室.所有的档案都进行了集中统一管理，针对我单位在档案利用开发管理不够完善的方面，从提高思想认识入手，进一步学习《档案法》。中心领导班子对此项工作给予高度重视，纳入领导议事日程，多次召开专门会议讨论档案管理工作，及时解决档案工作中存在的问题。

3.4指导人员要注意语言艺术

指导人员主要的交往对象是档案管理人员，因此在指导时要注意语言的艺术性，要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方，使对方能够接受自己的意见和建议。在与人交流时要注意说话要温和，既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑；在讲解工作时，要有针对性，做到简练、准确，做到对下属的工作要心中有数，不能空口乱说；同时，还要注意个人的形象，坚持服务第一，奉献至上，言必行，行必果的原则。

3.5指导人员的管理手段要与时俱进

社会不断向前发展，新事物层出不穷，档案管理事业也在不断的发展中，这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进，不能在以前的管理方法上停滞不前，要不断提高自己的业务水平。例如，化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理，提高档案的利用率；加强与其他档案馆的联系，汲取他人长处，补充本馆的不足，从而促进本馆的发展。

3.6档案的保管

实践证明，档案保管是一项非常严谨且责任重大的工作，也是实现档案科学管理的重要内容和重要环节，做好档案保管，既要有硬件，也要有软件。所为硬件，是指有良好的库房，标准的装具，以及必要的保护设施。所为软件，就是档案管理人员对档案的保护知识、保管方法、保密意识和需要认真执行的档案管理制度。基层单位的档案保管硬件往往因为条件的限制而比较简陋，这就更需要档案管理人员注意日常的巡查，注意档案库房的温度、湿度的控制与调节，注意防盗、防水、防火、防霉变、防虫蛀、防有毒有害气体等各种因数对档案的危害。借阅档案要严格执行管理制度，办理借阅登记手续，借出和归还时都要做到当面清点，归还的档案资料按顺序放回原位，以便日后次查找。保证巳归档的资料安全、完整。

4结语

档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。

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