普通高中档案信息化管理探讨

刘淑萍

【摘要】文章围绕普通高中档案信息化管理工作，针对高中档案特点、信息化管理原因展开探讨，并且提出了两点建议，以期提高档案管理工作效率。

【关键词】普通高中 信息化 档案管理

普通高中档案是根据国家招生的诸多规定，经过中考之后择优录取学生，再由各所高中对学生进行复查，最终获取学籍直至毕业的过程。现如今信息技术的应用范围越来越广泛，为普通高中的档案管理T作也带来一定冲击，学校内部档案管理部门需要正视这一冲击，发现信息化技术的优势，将其与档案管理相结合，建立档案信息化管理系统，从而真正提升高中档案管理效率。

1高中档案特征

（1）由于高中生档案信息主要是在教务处或者德育处等科室获取，所以高中阶段的学籍档案材料来源渠道带有分散性；（2）档案材料与内容形成的时间带有分散性，通常材料形成均要历经3年的时间，在这一段时间内，学生档案是不断变化的，其中会录入学生成绩、处分情况以及转学籍等诸多信息[1]。（3）档案内容带有丰富性，其中主要包括学生入学成绩、各学期成绩以及思想品德鉴定等诸多材料。

2高中档案管理原因

为了保证高中生档案管理能够有序进行，第一，有利于帮助学生建立学生档案意识，档案管理要按照有关法规政策进行，档案管理T作者也熟练的记忆掌握这些条例，认识到管理工作的重要意义。做好日常信息的收集、整理、保管。第二，有利于提高管理人员专业素质，建立一支高水平的工作团队[2]。档案管理工作者一方面要具备政治素质，另一方面则要具备文化素质，在实际管理工作过程中不断加强个人修养，掌握新技能，提升档案管理效率。

3普通高中档案信息化管理

3.1建立普通高中档案信息管理系统

3.1结合实际情况划分管理信息系统各个模块

管理人员在建立档案管理信息系统时，要将其划分为三个子系统与一个附加功能模块，其中三个子系统为学籍管理员子系统、班主任子系统、学生子系统；附加功能模块则是档案管理模块，该模块有使用期限，每年限用一次。不同子系统有明确的服务对象，即学籍管理人员、班主任和学生，届时完成相应用户的有关要求[3]。第一，学籍管理人员子系统设计。使用C/S结构，为学籍管理人员工作提供便利，其中包含系统管理模块、学生管理模块、成绩管理模块、课程管理模块、报表打印模块，前四个模块是独立的，而报表打印模块则存在于功能内。第二，班主任子系统设计。使用B/S结构，使班主任能够随时查询学生的学籍与成绩信息，在班主任子系统中，主要包含成绩查询模块、成绩分析模块、日常信息模块、系统信息模块。第三，学生子系统设计。使用B/S结构，为学籍管理人员子系统、班主任子系统提供支持，也为学生群体提供相应的信息服务，使学生能够随时查询自己的成绩与相关信息，其中主要包括学生用户注册登记模塊、课程信息查询模块、学校公告查询模块、个人信息查询模块、成绩查询模块、重修登记模块。

3.1.2明确档案管理信息系统权限

对于档案管理信息系统权限的确定，需要使用分级分配管理权限这一方法展开信息管理工作。第一，划分学校用户管理权限，即管理员、普通用户、学生，其中学校管理员权限主要负责录入学校信息以及学生学籍异动信息，进行数据校对、维护与统计，创建普通用户与学生用户账号，按照实际需求创建学校年级管理员账号与班级管理员账号，为其授予管理班级的权力；学校普通用户权限主要负责录入学生信息，对数据进行查询与统计，主要人员是学校的教师；学生用户权限只能查询本人信息。

3 .1.3将信息录入档案系统

建立学生的信息档案，需要在招生库中将学生的资料导入到信息库中，并且填写学籍表，管理工作人员将学籍表内其余资料以补录的形式录入到数据库内。这种方法有效减轻了工作量，将原本集中录入数据的方式转变学生分散完成。当前高中生数量不断增加，档案管理人员数量却没有明显的变化，这一方法的执行对于档案信息化管理有一定的帮助。

3.2建立学籍档案数据库

在档案信息化管理中，数据库是其中非常关键的一部分，要想做好档案信息化管理，数据库建设非常重要。

3.2.1建设文件目录数据库

第一，对文件级目录需要的数据进行收集：第二，构成全宗目录数据库以及现行文件目录数据库：第三，建立其他形式的档案目录数据库。为了达到上述要求，需要档案管理工作人员保证信息录入的准确性，录入学生的基本信息，再由学生填写学籍情况表，管理工作人员将学籍内资料录入至数据库内。届时，从用户学科信息要求出发，在相关资源以及系统内深入发掘有关信息，充分结合独立信息、功能结构等，并对其进行分类，推送给用户。针对档案编制以及利用情况展开全方位的统计与分析，展开针对性的档案服务，凸显出信息服务的主观能动性以及针对性。

3.2.2信息资料引导

第一，实现高中档案信息化，在所有文件上编制文件号、分类号与档案号。按照文件的上下级行文关系，在上面标注文件号。文件归档时便可以针对电子档案的关键词、分类号等信息进行著录。第二，从多个角度编制检索工具，为用户检索档案信息提供方便。当查阅用户档案时，可以先将自己的用户名与密码输入，再输入档案对应的分类号、文件号或者主题词等信息，便可以快速检索需要的文件以及与之相关的上下级行文等。第三，信息咨询人员充分发挥信息技术与设备的优势，设置档案信息。有关人员要在档案管理网页上设置各项服务的链接，如搜索引擎、信息导航系统、网络信息搜索，用户通过点击对应的引导词，就能够直接进入到学术资源站点中，获取重点信息，并且在网络中快速检索到需要的信息。

结束语：综上所述，普通高中实现档案信息化管理，一方面有利于提高档案工作效率，另一方面则可以为教师、学生以及档案管理人员提供便利，缩短检索档案的时间，提高工作效率的同时，也为学生的学习带来帮助。

参考文献：

[1]王春跃.浅析信息时代高中学生档案管理信息化对策[J].魅力中国，2017 ，（9）：186.

[2]沙明青.职业高中学校档案信息化[J].信息记录材料，2018，（4）：165 -166.

[3]黄燕波.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].考试周刊，2O18，（23）：129.