浅谈办公室行政管理工作的“角色”与效率提高

黄玉兰

【摘要】近几年，中国的经济水平在不断的提高，社会的变革也在日益增大，人们的生活有了很大的变化。很多的事业单位也在扩大着自己的规模，但是行政管理工作并不是十全十美，还存在很多的不足。本论文从根本出发，先阐述了行政管理工作的内容与职能，之后指出其中存在的问题，最后提出提高行政管理效率的一些建议。

【关键词】行政管理 办公室 效率

引言：办公室行政管理工作在企业管理中具有很重要的地位，主要工作就是管理办公室内的数据、档案及文书等内容。这个部门，一方面可以保持办公室的整洁，另一方面，也是最重要的一方面，可以有效的提高公司整体的工作效率。在现在这个大数据时代，每一个企业在长久的运营过程中，都会有很多的文书和数据，如果没有恰当的处理這些数据，不仅会降低工作效率，还会对后期的工作产生阻碍。这样看俩，行政管理工作是很重要的。但是当前的企业中，行政管理工作存在很大问题。比如行政管理规章制度不够严格、人员素质低下，能力难以达到需要等。除此之外，还缺乏系统的管理体系，对于行政管理工作难以监督和管理，从而会影响到其他工作的运行。

1办公室行政管理工作存在的必要性

1.1主要内容

可以将行政管理工作分为三类，分别是：文书类、档案类和会议类，每一类都有不同的工作。文书类简单来说有四项功能：收取、归类、发放及存档。每一份文书都有其不同点，可以体现在格式或者内容上，管理人员在对于文书的处理方式就会有所不同，把同性质的文书分类在一起，方便所需要的人员的寻找，从而节约时间，工作效率也就能够随之提高了。档案类大多是主管档案的保存工作，保存档案也不是一件轻松的事情，因为它分有视频、图片等不同的类型。所以在档案的保存工作中，要及时的对其进行管理和分类整理，让保存更加有规律，使用起来更方便。会议类的文件就是字面意思，管理有关会议的文件。管理相关文件的工作人员，在会议开始之前，需要根据本次会议的大概内容展开合理的计划，在会议开展之时，要对内容进行记录，最后会议结束之后最好收尾工作。

1.2在企业中的位置

第一，企业的助手。办公室在一方面能够在日常生活中收集企业发展所需的各种数据，并且及时的向上反馈：另一方面，当企业有了新的发展想法之时，办公室可以向其他各个部门进行推广，汲取不同意见，有助于企业发展的更好进行。由此可见，办公室就像一个承上启下的部门，帮助企业更好的运营， 第二，企业的参谋。对于企业来说，做出一个决策不仅是高层的事情，而是所有员工都应共同参与的事情。在企业向推出新的政策时，办公室就会进行相应的调研工作，各方征集意见，将其意见进行整合。通过得到的数据，展开分析，最后给予上层领导以最全面的意见，为其出谋划策，将决策的合理性达到最大化，从而制定出最合适的方案。

第三，企业的执行者。当一个决策被敲定之后，办公室就需要开展贯彻和落实的工作了。办公室的工作人员们需要定时的调查政策的落实情况，及时的收集新政策的反馈数据，再向上层反映，以保证政策的顺利有效的实行。

第四，企业的协调者。办公室行政人员就像一个润滑油，可以调和各级部之间的关系，保证员工之间的良好关系，让企业的工作氛同变得和谐，有助于企业工作的进行。

2行政管理工作中暴露出的不足

2.1严重缺乏行政管理制度

随着经济的发展和政治制度的完善，行政管理工作也在随之进步，但是却也暴露出不少的问题。没有系统的规章制度，就会难以管理行政人员，很容易造成其工作作风出问题，最终导致在很大程度上阻碍了企业的向前发展。

2.2行政管理人员素质低，工作作风有问题

行政工作能够有效的实行很大一部分原因得益于相关工作人员的高素质。不过现在的情况是，有不少的企业单位在行政管理的用人上很不严谨，其人员素质偏低，从而在协调行政管理工作上很有难度。在当前的大形势下，办公室行政管理人员的作风建设问题不容忽视。

3提高行政管理工作效率的建议

3.1完善行政管理制度

国家的发展离不开法律制度，企业的发展则离不开规章制度，没有规矩不成方圆，想要改变当前的现状，完善制度是必不可少的一步。对人员的管理，对工作执行的管理都需要有。科学的行政管理系统是保证行政执行力的最有效的手段。

3.2提高行政管理人员能力

办公室的工作繁琐却又重要，那么相关的工作人员没有高素质是难以好好的完成工作的，更别说提高工作效率了。首先，企业在招新的时候，需要严格把控招聘者的专业素质。其次，办公室的老员工们也需要定时的进行专业培训，与时俱进也是提升能力的一个办法。接着就是锻炼办公室行政人员的团队协作能力，培养其团队协作意识。三个臭皮匠胜于诸葛亮，一个企业的发展一定是要员工们的团结协作的。作为重要部门的办公室，其行政人员更加需要团结。

3.3创新管理方式和理念

当前的办公室行政管理工作在很大的程度上与社会脱节，要是想改变当前的状况，那么与时俱进和创新是必不可少。创新所涉及的方面有很多，不止体现在管理方式上，更是体现在行政管理人员的理念上，因为说到底，还是人在管理。信息化时代的到来既给办公带来了便利，也给办公室行政人员带来了挑战。那么当务之急就是根据当下情况创新管理理念，调整管理模式，从而提高管理水平，促进办公室工作的执行。

4结论

中国正在高速的发展，其经济水平也在快速的提高，不过随之带来的就是各个企业之间竞争的加剧。行政管理工作作为企业发展的核心，其工作效率的提高非常重要。不过当前其工作存在一些问题，阻碍了工作效率的提高，改变刻不容缓。因此，可以通过完善行政管理制度，提高行政管理人员能力，分清工作主次，从重点难点出发，创新管理方式和理念等方式，提高行政管理工作效率，促进行政管理工作的运行，为企业的发展助力。

参考文献：

[1]杨烨，刘衡宇.办公室行政管理工作的“角色”与效率提高[J].经营与管理，2015 （09）：70-72.

[2]丁强.公司行政管理工作的信息化建设若干思考[J].现代经济信息，2017，I5 （12）：48-49.