推进学校行政管理信息化建设的探索

黄光金

【摘 要】本文根据问卷调查中被调查者反映出的学校行政管理信息化方面的优势和存在的弊端，对人、财、物以及管理等各方面因素进行深入分析，提出推进学校行政管理信息化建设的六点建议：一是整合各类行政管理信息化平台，使其更具有兼容性，提升用户体验；二是改造学校内网，实现校内资源的高效互通，实现行政管理信息化的高效性；三是成立专门的信息化管理部门，对行政管理信息化平台进行维护，对教职工进行培训；四是创设环境，以新带老，使年轻教师感染和带动老教师学习和使用管理信息化平台；五是加强培训，引导全体教职工运用网络信息技术从而实现学校行政管理信息化的全员参与；六是加大投入，完善机制。

【关键词】学校行政管理 信息化建设 数字化管理 管理效率 管理效能

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2018）02B-0083-03

一、研究的缘起

长期以来，学校推进行政管理信息化建设步伐缓慢，大部分学校依然沿袭着传统的管理模式，这不仅造成了极大的资源浪费，而且效率低下。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020 年）》明确指出：“信息技术对教育发展具有革命性影响，必须予以高度重视。”“要加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、规范化。”占领教育发展的制高点，用信息化促进学校管理的现代化，提升办学水平，是将学校做精做强的最佳选择和必由之路。那么在实际中教职工对学校行政管理信息化建设的态度如何？这些态度对学校行政管理信息化建设的推进又发生了怎样的影响？目前学校行政管理信息化建设有哪些优势和弊端？笔者基于本职工作，从所在的学校实际出发，采用问卷调查的形式，对学校行政管理信息化的现状进行调研，发现教职工对学校行政管理信息化的态度与被调查者的年龄以及学校信息化平台的建设水平、用户体验有很大关系，而教职工的态度对推进学校行政管理信息化建设有着重要的影响。由此进行思考，提出一些推进行政管理信息化的办法，以期对中小学校行政管理信息化建设有所启发和帮助。

二、研究方法

笔者采用调查问卷的方式，共发出调查问卷 70 份，收回有效问卷 68 份，以下是问卷的统计结果及分析。

（一）受访者性别

答案 A B 合计

男 女

人数 22 46 68

百分比 32.3% 67.7% 100%

分析：教师队伍中女教师占的比例逐年增多。这个调查的目的是尝试了解学校行政管理信息化工作中是否存在性别影响因素。

（二）受访者年龄

分析：在日常工作中发现学校各年龄段的教职工参与行政管理信息化建设的程度不同。此题目的在于尝试了解学校行政管理信息化工作中是否存在年龄影响因素。

（三）受访者所从事的岗位

分析：调查涉及全校所有类型岗位的教职工。

（四）受訪者通常以何种方式获取学校发布的行政信息及通知

分析：接收信息及通知有多种途径，绝大部分教职工使用即时通信工具接收学校发布的行政信息。有少部分的教职工不使用手机、电脑等工具，通过电话通知或者他人告知信息。

（五）受访者认为目前学校行政管理的信息发布是否及时

分析：学校行政管理信的发布具有时效性，通过各种途径发布之后仍然有 17.5% 的教职工无法及时获取。

（六）受访者平常使用互联网的时间

分析：被调查的部分教职工对互联网的使用非常少，大部分教职工接触互联网的时间都在 1-4 小时之间，部分教职工因工作需要，每天使用互联网出现 10 个小时以上，这部分教职工占调查对象的 14.7%。

（七）受访者对信息平台（如学籍系统、档案管理系统等）的使用频率

分析：被调查的大部分教职工都接触或者一直在使用各种信息平台，16.1% 的人不愿意使用信息平台开展工作或者是协助工作。

（八）受访者认为推进学校行政管理信息化是否需要成立专门的部门

分析：被调查的大部分教职工对行政管理信息化是持接受和欢迎的态度，仍有 2.9% 的教职工认为学校不需要成立相关部门，用以推进行政管理的信息化。

（九）受访者是否了解学校建有教育资源管理平台

分析：61.8% 的教职工不了解学校正在建设的教育资源管理平台，更不会去使用它来开展工作。

（十）受访者对学校行政管理信息化主要建设模式的看法

分析：被调查者对于学校行政信息化的满意度一般，仍然有很大的提升空间。

（十二）受访者对学校行政管理信息化建设的意见或建议

分析：大多数被调查人员的意见和建议是加大经费和人员投入，提高学校网络速度，加强人员培训，推行便捷使用的行政管理信息平台。

三、学校行政管理信息化的现状分析

（一）教职工对学校行政管理信息化建设工作的必要性持肯定态度

在问卷调查中，有 65 位受访者表示日常中是通过即时通信工具获取学校发布的行政信息及通知的，占全部受访者的95.6%；有 56 人认为目前学校行政管理的信息发布较为及时，占 82.4%；有 66 人认为推进学校行政管理信息化需要成立专门的管理部门，占 97.1%。可见，大部分教职工认为推进学校行政管理信息化建设十分必要，甚至认为需要成立专门的管理部门开展相关工作。

（二）教职工对目前学校行政管理的信息化工作满意度一般

在问卷调查中，仅有 52.9% 的受访者对学校行政管理信息化建设的满意度选择“很满意”及“满意”，其余 47.1% 受访者选择“基本满意”“不满意”“很不满意”，其中不满意者达到 7.4%，很不满意者达到 4.4%，可见目前学校行政管理信息化建设还需进一步改进和提升。

（三）学校信息化平台的建设水平、用户体验是影响教职工满意度的主要因素

在上述 47.1%（32 人）满意度不高的教职工中，有 93.8%（30 人）补充说明其原因是目前学校信息化平台的建设水平不高，存在平台太多且没有兼容性的现象，例如档案管理系统、教师信息管理系统、收发文系统、学籍管理系统等平台“各自为政”，使用起来每个系统操作办法不同，需要学习掌握的内容太多；有 81.3%（26 人）强调其原因是学校网速太慢，严重影响用户体验。可见，提升学校信息化平台的建设水平、确保教职工获得良好的用户体验是推进学校行政管理信息化的关键。

（四）不同年龄段教职工主动参与学校行政管理信息化建设的程度不同

在关于“您是否了解学校建有教育资源管理平台”的问题中，受访者中 12 名 36-50 岁以及 16 名 51-60 岁的教职工全部选择了“不了解”，虽然这一问题存在宣传力度不够的因素，但从一个侧面也反映出，年纪较大的教职工在学校行政管理信息化建设中的主动参与度不高。

（五）加大投入、加强管理和培训是教职工对学校行政管理信息化建设的迫切期待

在关于“您对学校行政管理信息化建设有何意见或建议”的问题中，有 59 人（占受访者的 86.8%）认为应该加大投入，包括经费投入及人员投入，提升信息化建设水平；有 64 人（占受访者的 94.1%）认为应该加强管理，整合各类信息化管理平台，并且开展针对性的培训，提供便捷、容易学习掌握的操作办法。

四、推进学校行政管理信息化的思考

（一）“物”是学校行政管理信息化的基础

为了切实推进学校行政管理信息化工作的开展，需要结合工作实际，围绕科学实用性目标，搭建实用高效的信息平台。

1.行政管理信息化平台应具有兼容性。大部分学校都架构起了校园的内网和办公平台，在文件传输和信息交流等方面已经得到应用，但是信息技术应用还有待于深层次的挖掘和实践。笔者认为在日常的行政工作中，应通过相应的管理模块提供学校公共基础数据查询、信息检索等服务，实现数据的共享和信息的及时沟通，避免因为沟通不畅而造成工作中的撞车和资源的浪费。但是行政管理平台应该有其独特性，应该可以把各种教育、编制、职称、人事等平台合并起来，具有兼容性的平台才是高效的平台。

2.行政管理信息化平台应有高速网络作为支撑。网络分为内网和外网，部分教职工经常以网络太慢、无法使用为理由，拒绝使用学校搭建的行政管理信息化平台。解决这个问题的办法首先应从学校的校园网（内网）改造出发，确定目标，实现校内资源的高效互通；其次增加外网的带宽，结合国家提速降费的政策，选择恰当的互联网供应商，努力提升外网的速度。只有网络稳定了，教职工才会喜欢和积极使用行政管理信息平台。

3.行政管理信息化平台应成立专门的部门作保障。任何一项工作的推进，都需要有相应的学校部门去推进才能完成，如果由单一部门去兼管而不是主要负责，那么工作的效果就会非常的差，甚至会有不出现、不去完成的现象。我校为推进学校信息化建设，成立了信息中心这个部门。从调查问卷的结果来看，97.1% 的教职工觉得成立这样的部门是非常有必要的。从笔者的实际工作上看，成立专门的部门，不仅对行政管理信息化平台进行维护，而且还承担对教职工使用平台的培训，以及对使用的电脑硬件进行维护，这都起到了非常重要的作用。

（二）“人”是学校行政管理信息化的关键

“管理”二字出自东汉的文字学家许慎的《说文解字》，原意“管”为一种乐器，“理”为治玉；现意为管人理事。笔者认为学校任何工作的开展，都离不开人的因素，因而培养人员的信息能力是行政管理走向信息化的关键，能力的培养应从以下三方面开展：

1.创设环境，以新带老。为了切实推进学校行政管理信息化工作的开展，首先要进一步改善校园信息化环境，选择实用的网络管理软硬件，提高校园网运行的速度，楼层之间的互通应达到万兆，到电脑桌面应达到千兆；在所有办公场所、图书馆、实验室、综合楼等构建无线网络，逐步提升校园信息化环境，用环境来育人。我校在校园信息化环境的建设投入较多，楼层间万兆互通，教职工的电脑都是千兆连接到局域网，连接互联网的带宽也达到 300 M 的光纤，因此调查问卷里教职工 88.2% 对校园的信息化环境是满意的。其次，在办公软件的选用上，要广开言路，充分征求工作人员的意见和建议，使得相应办公平台的模块设定符合工作需要和绝大多数人的使用习惯，这样才能让大家更易于接受，也才能切实地提高办公效率。否则失去调研基础，其作用只能是适得其反。51.4% 的教职工在选择学校行政管理信息化主要建设模式时选了“学校自主建”，体现了适用为重的原则。

“以新带老”是指年轻教师感染和带动老教师，特别是一些年纪比较大的老教师学习和使用管理信息化平台。笔者发现在同一个办公室里，年轻教师对校园信息化的各种平台的使用非常感兴趣，会主动去使用，而年纪比较大的教师在接受新事物，掌握新技术方面存在抵触心理和畏难情绪，这部分人出现在 51-60 岁的年龄段中，甚至还有 13.2% 的被调查者每天使用互联网的时间为 0 小时。但是年纪较大的教师容易受到年轻人的感染，发现其他人都使用信息化平台，从众心理使他们会主动去问，主动去学。我校推广 FTP 教学平台的使用时，大部分年纪较大的教师就是这样被带动起来的。

2.加强培训，全员使用。学校教职工不愿意去使用行政管理信息平台的原因主要是不会用，太复杂了不想用。做好培训工作，需要专业人员细致入微地进行讲解，教会大家具体的使用方法和注意事项。在具体操作几个月之后，再组织一次专题培训，结合使用过程中出现的问题和困惑进行答疑解惑。只有经过这种讲解与答疑的双重安排，才能让大家顺利地学习到软件平台的使用方法。教职工学会使用之后要有制度来保证全体教职工都去使用它，通过制定制度对全体教职工做要求。只有这样落到实处，才能收到切实的效果。学校行政部门需要结合工作目标制定相应的制度和措施予以保障，通过制度的约束，细化工作的流程，强化工作的要求，引导全体教职工认识到网络信息技术的应用带给工作上的便捷，变被动地接受为主动地学习。同时将工作的执行情况与个人绩效考核相挂钩，通过这种约束机制促使全校教职工逐步由不适应变为习惯，从而激励全员使用，积极进取，提高效率。

3.加大投入，完善机制，形成常态。学校应该确保行政管理信息化的经费和人员投入，使之成为学校常规管理的重要组成部分，逐步实现依托信息技术实现无纸化办公，促进数字化管理，最终达到优化的管理效率，推进学校管理方式改变，提高管理效能。

问卷调查中被调查者反映出的學校行政管理信息化方面的优势和存在的弊端涉及人、财、物以及管理等各方面因素，笔者分析认为，要想推进学校行政管理信息化建设，需要做好六个方面的工作：一是整合各类行政管理信息化平台，使其更具有兼容性，提升用户体验；二是改造学校内网，实现校内资源的高效互通，并结合国家提速降费的政策，选择恰当的互联网供应商，努力提升外网的速度，真正实现行政管理信息化的高效性；三是学校应成立专门的信息化管理部门，对行政管理信息化平台进行维护，对教职工使用平台开展培训；四是创设环境，以新带老，使年轻教师感染和带动老教师学习和使用管理信息化平台；五是加强培训，通过专业讲解与定期答疑的双重安排，引导全体教职工认识到网络信息技术的应用给工作带来的便捷，变被动接受为主动地学习，从而实现学校行政管理信息化的全员参与；六是加大投入，完善机制，形成常态，学校应该确保行政管理信息化的经费和人员投入，使之成为学校常规管理的重要组成部分，逐步实现依托信息技术实现无纸化办公，促进数字化管理，最终达到提高管理效率、推进学校管理方式改变、提高管理效能的目标。

（责编 卢建龙）