提升办公档案管理效率的探究与探析

2018-06-07刘弘

神州·下旬刊 2018年5期

刘弘

摘要：如今企事业单位办公档案管理的拖沓已经成为社会中急需解决的重大问题，在单位工作者进行工作的同时，原始的档案管理手段严重的降低了其工作效率，使人力资源大量浪费。本文阐述了现下办公档案管理工作中出现的问题以及对策，万望能给今后企事业单位档案管理工作者以工作上的借鉴。

关键词：办公档案；管理；效率

一、办公室档案管理中的现状和问题

（一）办公室档案管理的概念

在当下的新信息时代中，企事业单位等对自身海量的数据资料有了新的管理要求，使用新兴技术对原始资料档案进行系统整合的需求迫在眉睫[1]。与此同时，传统资料管理手段所带来的人力资源浪费的状况也急需解决，因此，运用新技术、新手段对我国当下企事业单位办公档案管理进行整合优化，将大大提升我国企事业单位的办事流程，功在当下，利在千秋。

（二）办公室管理中出现的问题

（1）信息建设落后

在办公档案输入过程中，为了加快输入效率，工作人员往往只是输入了资料的简单信息，由于这个原因造成了数据库的缺乏，也导致了对办公档案资料的管理和寻找不便。同时数据备份的不及时和系统安全漏洞是信息安全建设缺点的重要体现。当受到黑客的攻击时，会造成办公室档案的泄露，将会造成难以挽回的重大损失。

（2）管理人才匮乏

专业性、机密性等是办公室档案管理的主要特点，需要相关专业的人才去完成这份工作，但在现实生活中和实际实施过程中，这些相关人才的编制没有健全，我国有关部门对这此领域的工作缺乏重视和关注，认为没有必要花费时间、金钱和技术去培养办公室管理的专业人才，所以造成了办公室管理专业人才短缺。相关部门只是招收一些社会上兼职人员去管理这些资料。我国档案管理领域的现状就是没有一点专业技术可言，并且仍然在原地踏步，工作水平粗糙，总是用“你送我装，你借我调”的方法，造成整个领域的工作落后和不严谨。虽然近几年进行了改進措施，购买了专业的办公室管理软件，同时应用了现代化的计算机专业技术，使工作变得快捷和方便，但是还是由于档案管理专业人才缺失，没有使现代化数据发挥全部的作用，最终导致其工作毫无起色，仍处于没有进步可言的最初阶段。

（3）信息利用不充分

在现代化进程中，很多企业在办公室档案管理工作中还是采用纸质保存的方式，这种保存方式很落后，并且还有非常大的弊端，如在保存期间工作人员不能对它们进行再次检查，容易造成纸张的缺损。当我们需要这些档案或者进行资料传递时，都给需要档案查阅人造成很大不便。一些从社会上招聘的兼职人员，由于没有经过专业的档案管理培训，不能对档案按顺序进行排列，只是进行简单整理，很大程度上会造成档案的丢失或增加了档案查找的困难性。由于档案记录着非常多的重要信息，一旦丢失很难再次补办，如此这般将会造成很大的障碍[2]。同时很多企业的办公室档案管理人员对工作不严谨，在收集档案材料过程中非常懈怠、不积极对档案进行整理归纳，出现了很多问题。比如说在转交档案的过程中存在的最大问题就是对档案收不齐现象，一旦出现这种没有交上档案的情况，就会造成该类别档案缺失，影响今后的工作进程，若以后再次使用此档案材料，其流程只会更加的复杂，浪费更多的人力物力，对缺失资料进行再次收集，这种现象发生的主要原因就是办公室档案管理人员的管理问题，造成的后果就是信息利用不充分。因此我们应该对办公室档案管理人员加强管理，对档案的收集情况加大重视力度，积极地对档案进行收集，完整的转交档案。

（4）管理方式落后

当前企事业单位对档案的管理方面也有很多的问题，管理工作者大多都是非专业人员，没有受过专业档案管理培训，缺乏专业的办公室档案管理经验如教师的亲属或退休员工等兼职人员。办公室档案管理的配套设施跟不上多数原因是由于硬件条件和资金不足导致的，这些因素导致了在办公室档案管理领域非常落后的现状。很多企业都会有这样的误区，都会认为办公室档案管理工作不需要专业的人员或体系，认为这个工作是没有任何意义的，不需要为它付出过多资源，只需要保证档案资料不丢失还可以查到就可以了，就是因为这样的现状导致了人员业务素质差并且档案维护资金不足的情况发生。在办公室档案管理工作中，很多企业还没有完整的体系，大多企业还是靠手工编辑和检索方式，造成了档案资料的丢失和不完整的情况。

二、如何提升办公档案管理效率

（一）健全管理体系

应该尽可能的完善办公室档案管理的制度，对人员和资料进行统一管理。办公室档案是所有员工信息的主要来源，为了避免出现档案的丢失、更改、漏交这些问题，应该制定明确的规定和制度。

（二）规范工作流程

应该努力做到按照指定的流程去提交档案；认真鉴别档案信息的真实性，严格档案制度，档案信息不规范坚决不进行归档；应该配备先进的软硬件设备，使档案管理设施标准化；同时认真规范工作制度。

（三）加强人才建设

应该提高对办公室管理人员对档案的重视度，加强对人员专业知识和个人素质的的要求，使办公室档案管理、分类、保存、移交等方面工作专业化、制度化。应该对这些人员进行专业培训，国家应该重视并重点培养档案管理人才，企业应该提供更多档案管理人才的就业岗位，还应该对档案管理人员的素质品德提出更高的要求[2]。

（四）提升软硬件水平

在软件方面应该保证办公室档案的机密性和安全性，计算机技术是当今档案电子化管理的主要技术，它的海量存储、高效性、安全性都高于传统纸质档案模式，所以需要有关部门拿出专门资金对电子信息档案管理软硬件设施进行维护。

结论：

当下，各企事业单位对于办公室档案管理管理工作应该高度重视和关注，制定完整的管理流程，加强对现代信息技术的应用，尤其是软硬件的应用，培养专业的办公档案管理人员，从而极大的提升日常工作效率。

参考文献：