浅谈企业档案的科学化管理

杨庆华

摘 要：实现企业档案的科学化管理，提高企业档案管理水平，能够促进企业向现代化方向迈进，提高国家的经济竞争力，提升整个社会的现代化、信息化、智能化水平，这就要求企业必须重视档案管理工作，加快企业档案管理的信息化建设，抓好企业档案管理的基础工作，提高企业档案管理人员的创新能力，只有这样才能实现企业档案的科学化管理，促进企业健康发展。

关键词：企业档案；科学化管理；信息化建设

近年来，随着我国经济和科技的发展，各企业的档案管理工作也在不断提升，且在企业发展过程中的作用日益明显。但是，因为企业领导不重视档案工作的管理，我国档案管理专业人员匮乏，加上档案工作不能够给企业带来明显的经济效益等各种原因的影响，导致我国企业档案管理中还存在各种问题。为此我国企业必须努力采取各种有效措施，实现企业档案的科学化管理。

1加快企业档案管理信息化建设

近年来，信息技术和互联网科技得到了迅速发展，已经被广泛应用于各领域的实际工作当中，并且发挥着十分重要的作用。档案管理作为企业管理中必不可少的一项工作，也在很大程度上受到了信息网络化的影响，信息化档案管理方式便应用而生，这种管理方式更加科学、便捷，在企业发展过程中发挥着十分重要的作用。企业要加快档案管理信息化建设，就要努力做好以下几方面内容：

第一，完善基础设施。加强企业的数据中心机房、局域网、广域网等的建设，购置服务器，为信息化的档案管理工作提供必要的基础设施。只有企业档案的信息化管理可以涵盖公司各部门及各家分公司，才能有效实现整个企业的档案信息资源共享。第二，重视档案管理系统的完善和应用。企业要建立完善的档案信息管理系统，对企业的档案数据库采取系统集中的部署方式，确保档案数据统一、准确。企业应当将档案管理系统纳入企业的信息化管理平台当中，如此以来就能够方便、快捷地在企业的信息管理平台中查询档案信息，并将查询结果制成申请单，从而实现快捷、有效的查询和利用企业的档案信息。第三，要将档案信息管理系统与其他各种应用系统对接。在档案信息系统中统一设置接口，确保各业务系统可以直接进入档案管理系统中，归档相关信息资料。

2 抓好企业档案管理的基础工作

为实现企业档案的科学化管理，就必须要抓好档案管理的各项基础性工作。第一，要完善各项基础管理制度，确保各项管理方法完善有效，工作程序明確具体。企业的信息部门应当从企业的生产、服务等各项要求出发，制定科学具体的档案管理制度。公司可以召集企业各部门的管理人员及档案管理员召开商讨会共同制定企业的档案管理制度，会后就会议内容进入深入分析和研究，征集各部门意见和建议来制定完善的档案管理制度。然后颁布制度内容，并在企业内部试用。第二，定期收集、整理、归档档案资料。档案管理员要担任好管理员和操作员的角色，仔细、谨慎完成各项档案资料的整理和归档工作。档案员要按企业的档案管理制度及时将企业各部门、各岗位人员手中分散的档案资料分类归档。当前多数企业的档案管理均采用纸质档案和电子档案并行的管理办法，这就要求企业的纸质档案必须要完整，从而更好地促进企业档案的信息化管理。第三，要做好档案室管理工作，谨防安全事故发生。根据企业档案资料收集的实际需求，及时对企业的档案室进行扩容。定期检查企业的全部档案室，盘点各项档案资料、修复破损档案并排除各项安全隐患。档案室安全是企业安全的重要工作内容之一，企业应当定期进行档案安全排查工作，做好防潮、防火、防盗、防虫等八防工作。第四，企业要加强对照片资料和声像档案的管理，对文字资料进行数字化扫描、刻印光盘等，将照片、声像档案等纳入信息化管理系统。此外，企业还需要制定照片、声像资料等的借用管理办法，方便各部门人员的借阅及使用。

3 提高企业档案管理人员的创新能力

随着互联网信息技术的不断发展，档案信息网络应用范围也更加广泛且始终处于不断完善和发展的状态，因此有各种新技术需要档案管理人员去不断接受和学习，这就要求档案管理人员必须要具备一定的创新能力，做到与时俱进，只有这样企业的档案管理工作才能够跟上时代的步伐，更具创新性，从而更好地实现科学化管理。

一方面，企业的档案管理人员要主动学习互联网信息知识并提升自身的操作水平，能够在互联网上学习各种档案信息资源查找方法。另一方面，档案工作人员要具有一定的网络化档案信息整理能力，利用互联网平台整理各地分散的档案信息，并有效提供给用户。此外，档案工作人员必须要能够充分开发和利用网络档案信息。真正适应当今时代网络化发展需求，提升档案管理和服务水平。只有建立一支具有创新能力的档案管理员队伍，不断提升他们的专业素养和信息技术水平，才能在实际工作中不断探究和进步，实现企业档案的科学化管理。

4 总结

档案工作是为企业发展而服务的，档案管理工作在企业发展过程中发挥着十分重要的作用。为了更好地促进企业的健康可持续发展，档案管理工作就必须要充分发挥其作用，档案管理工作只有建立完善的管理制度，紧跟时代的潮流，不断更新管理方法，才能够真正实现科学化管理。

参考文献

[1]马丹.谈档案管理的科学化发展[J].魅力中国，2017，（51）：264.

[2]范宏伟.浅析如何提高档案管理的科学化水平[J].魅力中国，2017，（47）：264.

[3]杜颖.提高档案管理科学化水平的路径探索[J].卷宗，2017，（35）：37-37.