新时期背景下人事档案管理体制、模式的建构

李红英

摘 要：随着我国政治、经济体制的不断变革，企业也在跟随这一趋势逐渐调整自己的用人方针，其人事档案的管理体制经过不断的发展与建构，正在逐渐的趋于完善。本文以新时期的发展为背景，详解我国当前人事档案管理体制与模式的建构。

关键词：人事档案；档案管理；管理体制；改革

人事档案是人事管理活动的历史记录，是开展人事工作的必要条件。是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。对于个人的发展起到一个记录的作用，有促进企业考核人才绩效的作用。由于档案的管理程序比较繁琐，自然需要相应条例的约束，下面将介绍新时期背景下人事档案管理体制、模式的建构。

1人事档案管理体制

人事档案管理主要分为三种，分别为干部档案、职工档案和学生档案。内容记录干部职工、学生个人的自然情况、社会经历、思想品德业务能力、专业水平历史和现实的表现。具有现实性真实性动态性机密性。是各级组织考察了解和正确使用人员的重要依据。管理人事档案是人事工作自身的需要，是组织、人事、劳动部门的职责，人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理，同时管理好人事档案也可以做到查阅方便，便于对干部、工人进行全面考核，以便于正确的使用干部、使用工人。

人事档案一直以来在我国的社会生活中发挥着非常重要的作用，它记载了一个人的工作经历、家庭背景以及奖惩等方面，见证了一个人的成长经历，是社会和人事部门了解一个人的重要依据。据了解，人事档案早在延安时期就已经开始建立，那时候的主要目的是为了考察培养干部，但随着时代的变迁，人事档案管理体制已明显与当今市场经济和信息技术的飞速发展不相适应，成为计划经济时代的一个缩影。但长期以来我国人事档案管理体制仍然沿用着以前的传统体制即实行分块管理，学生的档案由其所在的学校教务或学生工作部门管理，工人的档案则由所在单位的劳动部门管理，军人档案则由各级政治部门管理，干部档案则按干部管理权限集中统一管理的这种体制。

2人事档案管理模式

2.1人事档案硬件建设规范管理

人事档案硬件建设规范管理主要是指档案库房的保管条件，是实现人事档案管理规范化的物质基础，要实行四室分开，即档案室、阅档室、整理室、档案管理人员办公室分开，配备立式空调、除湿机、吸尘器、温湿度表、排气扇、应急灯、防盗报警器、灭火器、铁窗、铁皮柜等设施，购置打孔机、切边机、复印机等设备。做好“六防”即防盗、防火、防光、防潮、防蛀、防尘工作，为保管好人事档案创造良好条件。

2.2人事档案内容规范化管理

人事档案内容规范化管理首先必须要制定其执行的方案，因此我们应该先制定《干部档案整理工作方案》，明确整理档案的方法、步骤和措施，统一档案袋、卷皮、目录等档案用品，对档案管理人员采取“半日工作半日培训”的方法进行整档业务的培训；其次改进整档的方法，提高质量，实行“流水作业法”，按照鉴别分类，排序编目，复制加工，装订填卡，检查验收的工序，专人专项，流水作业，然后由技术小组负责质量检查把关。这样不仅提高了效率，又保证了整理工作的质量；三是在制定标准，统一验收上力求一个严字，制定“六看三对照”的质量验收标准。即看材料的鉴别是否正确，看档案材料归类是否准确，看目录与材料是否一致，看各种表格是否齐全，看材料手续是否完备，看目录书写是否清晰工整，对照任免文件查任免呈报表，对照纪检监察文件查处分材料，对照近期《干部履历表》、《干部鉴定表》查学历、转干、工资、职称及党团材料是否归档；在收集档案材料上力求一个“全”字，对档案中所缺少的材料进行逐一登记，在收集方面，采取发《干部档案所缺材料催交单》和召开有关会议催办相结合，电话联系和上门征收相结合的方式，及时向有关基层单位索取材料，对统一布置填写或阶段性形成的材料如普调工资、职称评定和民主评议等期间形成的材料要主动与基层单位联系及时收集归档。在科学鉴别档案材料上要力求一个“细”字，为确保人事档案材料精炼，对收集的每份材料要进行仔细鉴别，发现缺漏，责成材料形成单位予以补办，将没有保存价值的材料清出；在划分档案类别上还要求一个“准”字，对档案材料全部进行分类、重新整理，对把握不准的及时向领导请示，确保分类准确。

2.3人事档案管理制度规范管理

为了使人事档案管理程序化、规范化，健全制度是重要的环节，包括档案工作人员责任制、档案保管安全保密制度、收集制度、档案查阅转递登记制度。在完善制度的基础上，要建立登记簿、借用档案登记簿、材料转交登记簿、缺少材料登记簿、销毁材料登记簿、转出档案登记簿、档案转递单、材料催要单等。档案查阅要把好“审、定、陪、核、签”五关，审就是对查档人员、查阅目的、查档范围进行审查，坚持查阅审批制度，对不符合规定的概不查阅。定就是定范围，查阅前，由管理人员查到需要查阅的部分，出示给查阅人，凡与查閱目的不相符，不应查的部门，概不查阅。陪就是管理人员陪查档案人员查阅，查阅期间，管理人员不擅离档案室，保证档案安全机密。核就是查阅人按规定摘抄的部分，必须与原件完全相同，不能歪曲原意。签就是在核对无误的基础上，按照查阅目的加注意见并盖章。同时还要求一律填写《申请查阅档案报告表》，由单位党组织签署意见加盖公章，经管档单位领导同意后方能查阅。为抓好制度落实情况，要半年自查一次，发现有章不循，执行制度不严的及时指出限期改正，确保不出现泄密或发生丢失被盗，虫蛀鼠咬等问题。

2.4人事档案提供利用规范管理

人事档案工作目的就是开发人事信息资源，发挥利用效能，为人事工作和经济建设服务，首先要明确人事档案的利用范围；二是明确可利用人事档案的机关范围，利用单位主要是主管或协管该干部的党组织和其组织人事部门及承办涉及干部人事工作或处理干部问题的其它部门；三是明确利用干部人事档案的人员必须是符合利用范围的中共党员干部。

人事档案的利用方式要规范，实行主动服务与被动服务相结合，搞好档案借出使用、查阅等利用工作，要为工资套改，领导班子换届等提供大量信息资料。要改善人事档案利用环境，设立专门的阅档室，配备查阅服务用品，要在服务态度上做到“四个一样”，即对领导干部和一般干部接待一样热情、对老同志和年轻同志态度一样，上班时间与下班时间一样耐心。在档案提供利用上要做好“三个坚持”，即坚持严把材料进出关，归档鉴定，出具材料认真核对；坚持公道正派，实事求是；坚持照章办事，拒绝各种不合理要求，杜绝人情后门。

3 结束语

综上所述，我们应该高度认识人事档案工作的重要性，同时也要克服“档案工作重要性都知道，落实上少”的现象，要经常及时发现人事档案工作中遇到的问题、困难，增强做好人事档案管理工作的主动性。另外，人事档案工作也应紧密结合新时期选拔任用干部工作的实际，加以改进和提高。积极通过调查研究，分析人事档案工作存在的问题，及时采取措施，加以整改。增强搞好人事档案工作的自觉性和责任感。

参考文献

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[2]党维玲，杨孝军.新形势下医院人事档案管理探讨[J].中国社区医师（医学专业），2012，14（14）：421+423.