如何做好新形势下社会保险档案的管理工作

祁勇

摘 要：伴随着整个社会的发展，必须加大对于社会保险档案管理工作，这对于整个社保体系发展具有重要意义。在社保管理工作里，社会保险档案是其中关键的一环，它不仅记录了投保人的个人义务，还记载了投保人的职责，所以对于有关部门来说这样的社会保险檔案管理工作具有重要意义。文章通过分析现在的社会保险档案管理现状，进一步分析在新形势下做好社会保险档案管理工作的措施，为相关的工作人员提供合理参考和借鉴。

关键词：新形势 社会保险档案 管理

在新的历史发展阶段，社会保险档案管理工作必须做出相应的改革，在实际的改革过程里必须简化相关的流程，进一步提高工作效率。在这样的背景下，必须充分研究社会保险档案管理工作，这对于整个社会发展具有重要意义，下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。

1、社会保险档案管理的现状分析

1.1社会保障档案管理形式不一致

从目前来看，社会保险的类型十分丰富，其中所包含的形式也比较多，这样一来，目前的社会保险档案管理系统就会形成很多分支，如果保险档案类型不同，那么就会归属于不一个部门当中，这样在进行管理时就很难统一起来，如果把投保人的多个材料放到了多个部门，这无疑加大了管理的难度，不仅会造成各部门之间信息沟通传递不及时，严重的情况下还会对投保人的个人利益造成损害，最后，如果缺乏完善一致的管理原则，那么一旦有事故纠纷就很难找到实际的负责人，不利于整个社保部门发展。

1.2社会保障档案缺乏统一的管理规范

从目前来看，我国的社保档案管理工作并没有统一标准和规范，这样一来，不同地区的社保档案管理都会按照当地规定进行管理，不管是具体的要求还是实际管理水平都存在很大的差别，对于需要保存的投保人材料和不需要的相关证明并没有一个明确的界限，这使得社保档案的管理工作效率十分低下，工作质量也一直无法提高。

1.3社会保障档案管理手段比较落后

在最近几年来，我国的社保制度改革不断推进，不过还有一些社保部门管理手段并不先进。虽然现在计算机的应用越来越广泛，但是很多社会保障档案管理部门的计算机系统利用率不高，没有发挥其本应该发挥的作用，软件，硬件，人员三者相互之间的轻重比例不配合导致社保档案的管理工作效率一直不能提上去，管理手段也迟迟处于滞后状态。

1.4.思想意识水平不高

对于部分领导和员工来说，他们都没有从根本上意识到档案管理工作的重要性，他们认为，档案管理工作就是简单的档案管理工作，就是把过去的档案材料进行整理而已，并没有太多的实际价值。不仅如此，还有一些工作人员没有进行科学完整的档案知识培训指导工作，在档案材料收集、分类、整理、归档等具体的工作当中存在明显的缺陷，未能展示良好的职业道德与高度的工作责任感，缺乏系统而成熟的档案管理工作理论体系的指导。

2、加强社会保险档案的管理工作措施分析

通过上面的分析可以得知，要想提高社会保险档案管理工作水平必须加大重视力度，下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。

2.1加强投保人的档案管理意识

要想管理好现在的社保档案，必须从投保人的档案管理意识提高开始，让他们注意到档案的重要性，而对于每一个工作人员来说，必须耐心的讲解档案资料的作用，促进投保人积极配合工作展开，不断提高档案工作的工作效率，一旦出现任何问题就要做好核对工作，不至于出现较大的工作漏洞。最后，必须重视对于工作人员的职业技能培训，不断提高其综合素质，通过多重激励方式提高工作人员工作积极性。要抓好基础设施的建设工作，以高效，安全为基本原则，搞好基础社保档案管理工作。

2.2建立完善的规章制度

社会保险档案管理工作过程中必须要具备完善统一的规章制度，借助于法律的强制力进行合理管理，保障每一个投保人的档案都要合法，这样可以简化中间不必要的步骤，同时还可以规范工作流程，对相关办事人员的职业技能进行培训，力争高效无误；加强已提交档案的管理流程，对同一投保人的所有档案进行集中管理，避免档案丢失，篡改事件的发生，充分保障责任落实到位。

2.3灵活使用计算机技术，使管理流程现代化

从当今社会来看，计算机技术在社会保险档案管理工作里具有重要的意义，一方面可以大大提高工作的效率和水平，另一方面还可以控制出错率，对于有关的投保人来说，他们必须上交大量的材料，而这就对一些工作人员提高了工作压力，若一味的利用纸质和人工，那材料的保存和查找都是大问题，但是若社保部门利用现代技术，将数据的保存智能化，不仅可以免去档案长时间的保存问题，还极大的提高了工作效率，具有一定的现实意义，具体分析如下所示：

（1）完善内部档案管理信息数据库，通过把纸质档案转化成电子档案可以实现永久保存，这样的转化使得档案材料免受自然环境影响，同时方便档案资料的调阅与外借，实现档案资料在允许的范围之内实现共享，防止档案材料的破损。

（2）提高所创建的档案管理信息数据库的安全性。

要想使用计算机进行档案管理，就要加大对于安全问题的重视力度，防止病毒和黑客盗取档案材料信息，鉴于此，需要安装与系统高度兼容的杀毒软件，同时安排专业人士定期对系统进行检修与维护，保证档案管理信息数据库系统的安全性与稳定性。

2.4加强社保档案管理人员职业培训

要想在新形势下做好社会保险档案管理工作，首先必须重视对于档案管理人员的素质培养，只有这样才可以提高其工作能力。在进行培训时，要着重提高工作人员的专业水平，为后期的档案管理工作奠定基础。除此之外，要在培训过程中提高工作人员对于计算机的使用能力，为档案的管理打下良好的基础。 在新形势之下，部分档案管理人员综合素质低下的弊端逐渐突显，作为新时代的档案管理工作人员，必须要具备多元化的知识以及较强的专业知识运用能力，以期更好地适应实际工作的需求。总的来说，档案管理工作水平高低会对档案管理工作整体水平产生重要的影响，所以必须通过多重途径建设高水平的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，需要从如下几个方面着手：

（1）及时开展培训活动，引导相关的社会保险蛋糕管理人员参与其中，优化当前的知识结构体系，指导其如何将现代科学成果运用到档案管理工程当中，提高档案管理工作的水平。

（2）在新的历史发展阶段，计算机已经成为学习工作必不可少的工具，所以必须进行计算机网络课程，进一步提高其综合素质。分档案管理工作人员对如何操作计算机软件进行档案管理尚不十分时熟，创办计算机培训提高课程向其灌输计算机技术、现代网络的数字化技术，进而提高档案管理工作的效率。

3、结束语

综合上面的所有分析可以得知，只有做好社会保险档案管理工作，才可以更好的推动社会发展，通过完善制度体系建设可以进一步规范工作流程，更好的推动社保档案管理改革，对于有关的工作部门来说，必须借助于科学技术的作用，抓好工作人员的职业技能，健全社保档案的管理体制，为社保制度的改革打下良好基础。 文章通过分析现在社会保险档案管理现状，进一步分析了加强社会保险档案管理的措施，为相关工作人员提供参考和借鉴。

参考文献

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