Excel VBA在项目人工时与考勤数据统计处理中的应用研究

王维明,刘 静,高小娟

(中海油石化工程有限公司，山东 青岛 266101)

工程项目人力资源的精细化管理是通过运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，最大限度地减少管理占用的资源和降低管理成本。

为适应精细化管理的新要求，解决项目人工时与考勤数据信息量大、处理程序复杂、人工统计耗时长的特点，本文利用Excel VBA开发工具研究一套数据统计处理程序，可以克服人工处理效率低，容易出错的问题，将工程师从简单重复的低级劳动中解放出来，同时提高数据统计质量，实现数据统计的程序化和标准化。

1 VBA概述

Excel 是一款功能强大、技术先进且使用方便的数据管理和分析软件。VBA是Office办公软件的内置编程语言，通过该语言，用户可以创建功能强大的宏，以轻松执行重复性任务，实现对各类复杂数据管理的简单化。

VBA 简单易学，可以使用宏记录器记录用户的各种操作并将其转换为VBA 程序代码， 因此能很容易地把需要处理的工作自动化。

2 数据统计与处理流程

2.1 数据统计与处理流程

项目人工时与考勤数据统计与处理的工作流程如图1所示。

图1 工作流程

(1) 考勤数据导出，根据管理制度检查识别异常考勤信息，如迟到、早退、未打卡等情况。

(2) 计算出勤工时，标记异常出勤人员，并按部门归属形成格式统一的考勤记录表；

(3) 考勤记录表发送至各部门，由各部门对所管理人员的考勤信息进行确认；

(4) 收集经部门确认的考勤记录表，汇总形成当天所有人员的考勤信息表；

(5) 汇总当月考勤累计情况，生成当月考勤总统计表。

2.2 存在问题及原因分析

2.2.1 人工处理工作效率低

正常情况下，每位员工每天会在考勤机上录入2次以上信息。由于员工人数较多，考勤数据需每天下载处理，且每次处理的数据量十分庞大，对这些数据进行比对、计算以及较为复杂的处理将会耗费大量的人力物力，大大降低了工作效率。

2.2.2 数据处理工作十分复杂

员工打卡时可能出现各种特殊情况，如打卡时间缺失，这就需要根据实际情况手动补充缺失的内容，进而计算得到考勤结果，工作程序繁琐。

2.2.3 出错率较高

由于考勤信息数据量大，每天计算处理需考虑的因素多，这就导致了考勤数据手动处理过程中不可避免会出现错误，从而降低数据的准确性。

综合分析以上问题产生的原因，没有好的后处理工具是影响数据统计处理效率低、耗时长的主要矛盾，因此迫切地需要通过PDCA循环，借助于Excel VBA二次开发工具来解决。

因果分析图如图2所示。

图2 因果分析图

3 Excel VBA程序开发及主要功能

3.1 自定义工具栏

在Excel Thisworkbook中设置自定义菜单随工作簿打开而激活。具体代码如下：

Private Sub Workbook_Activate()

SetMyMenu

End Sub

Private Sub Workbook_Deactivate()

DelMyMenu

End Sub

在SetMyMenu过程中，使用MenuBars函数，可有效链接各模块程序，实现自定义工具栏的集成。如图3所示。

图3 自定义工具栏

3.2 数据处理模块

包括数据处理、数据检查两个程序。主要使用For…Next循环语句，If条件判断函数。其中：

(1)数据处理程序功能包括备份源数据，无考勤人员信息补齐后按照规则排序。

(2)数据检查程序功能是根据考勤管理制度，识别异常考勤信息，并标记出来供部门确认。

3.3 数据统计模块

包括数据分发、生成新表、数据返回三个程序。主要使用For…Next循环语句，If条件判断函数。实现功能包括：

(1)定制格式统一的数据统计表，如图-4所示，将经检查处理的数据分别拷贝至相应的部门工作表，并移动复制至新工作簿，以部门重新命名存放在本工作簿所在文件目录下。

(2)经部门确认的考勤表收回后，再通过"数据返回"程序复制至当前工作簿内。

图4 部门考勤记录表

3.4 数据汇总模块

包括数据汇总、月度汇总两个程序。考勤记录表经部门确认后，通过数据汇总的两个程序，实时汇总统计每天及每月的考勤信息。

4 效果检验

经过统计检验，使用程序化、自动化的数据统计处理工具开展工作，包括前期数据导入、数据处理、检查、分发、确认、汇总，共耗时约20min。其中计算机程序对于输入数据的处理过程压缩到3min之内，可见该程序效率非常高。

同时，程序化、自动化的数据统计对信息的准确性也大有保证，可有效避免人工统计的错误，排除因大量重复性的机械操作引起的疲劳失误、大大降低综合出错率。

图5 应用效果对比图

5 结束语

Excel VBA不仅能提高数据处理的效率和准确度，而且可移植性强，具有较强的通用性和扩展性。本研究仅对工时与考勤统计处理进行开发研究，而Excel VBA在工时统计、计划编制等方面也可以应用推广，进行快速、准确的批量数据处理。在工程项目管理中使用Excel VBA程序开展数据统计处理工作，对于人力投入统计、施工组织协调、项目过程记录等各方面都有积极有效的影响，可进一步提升项目精细化管理水平。

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