浅析人事档案利用中的保密工作

郑红

摘 要 人事档案有着独特的价值和意义，其管理和利用是我国档案管理工作中十分重要的组成部分。文章首先对人事档案开发、利用的内容进行了简单介绍，然后分析了当前阶段我国人事档案保密工作中存在的问题，并具体论述了加强人事档案保密工作的有效措施，希望能为相关工作人员提供一些参考。

关键词 人事档案 利用 保密

中图分类号：G273 文献标识码：A

0引言

人事档案管理是各类部门、机构及企业单位管理工作中十分重要的环节，是各单位进行人事管理和人才储备的重要基础，也是各单位进行其他管理工作的主要依据，因此，人事档案的保密性在各单位的管理工作中有着特殊的意义。但是，在实际的人事档案保密工作中，存在着各种因素影响着人事档案管理水平的提升。

1人事档案的开发利用

人事档案是组织人事部门按照相关政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，这些档案信息为人力资源管理工作提供了参照。人事档案是组织进行人才选拔的重要信息依据，以学校为例，学校在进行教师及人事招聘时可通过竞聘上岗，任用一批无论是学识、能力，还是政治素养都很高的年轻干部。在这些干部任用过程中，人事档案及其管理工作为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供了第一手可靠资料，为学校跨越式发展奠定了坚实基础。

2人事档案保密工作中存在的问题

2.1档案基础业务工作不到位

人事档案的基础业务工作不到位是档案保密性出现问题的主要环节。在实际的工作中，档案管理人员或者由于保密意识较差，或者由于管理水平较低，在进行人事档案的收集、查阅以及调用时，在有意或无意间就导致了档案泄露问题的发生：

第一，部分个人材料由于较为分散，档案管理人员在收集时难免会出现档案材料收集不完整的现象存在，而这些材料中很有可能有一些不允许被公开的信息。因此，在档案资料被收集之前一些个人信息就有可能已经被泄露；

第二，部分保密性档案出现流失泄露的原因，在于查阅者在调取个人信息时，未做好必要的防范措施，导致个人信息被有意或者无意的泄露；

第三，当前进行档案材料调用的方式主要有两种，即纸质档案复印和电子档案传输，而在这两个过程中都极易导致档案材料的泄露。其中，纸质档案泄露主要是由于文件超印，而电子传输过程泄露则是由于被不法分子用计算机技术进行窃取并大肆传播。

2.2信息技术运用不到位

当前，电子人事档案已经开始保存，但如何实现电子文件的真实性，完整性和有效性仍是一直在研究的难题，毕竟电子文件很容易被修改或迁移。虽然能使用光盘、硬盘等一些存储设备，但这些设备的使用寿命也是用有限的，一旦出现问题，就会导致档案信息的丢失。另外，当前已有技术可以进行云存储，但是一方面是电子档案的安全性得不到保障，另外一方面提供网络存储平台的企业存在停止运营的可能，因此，电子档案利用的安全性也是一大问题。

3加强人事档案保密工作的有效措施

3.1建立健全人事档案保密制度

良好的人事档案保密制度是提升人事档案资料安全性的基础，各组织单位应当根据相关法律条款，结合自身工作实际，建立起一套科学、完善，并且能够适应信息化大环境的档案管理制度，并以此为基础来规范档案的收集、归档、借阅等操作流程，提升人事档案的安全性。

第一，完善人事档案收的集制度。为从源头上解决人事档案泄露的问题，工作人员应切实加强人事档案的收集力度，确保档案的真实性和完整性，尤其是一些涉及人员隐私的信息；

第二，完善人事档案审批制度，按利用目的来确定档案借阅范围以及规定审批手续；

第三，要建立完善的档案借阅统计制度，设置时间期限，并让档案借阅者对这一时期内借阅次数、复印情况、收发情况做一个详尽的报告；

第四，要進一步完善人事档案借阅登记制度，严格控制一些借阅者对保密材料的利用；

第五，建立追责制度。追责制度的建立一方面是为了加强工作人员的管理力度，另一方面也是为了在发现人事档案泄露后，能够第一时间了解泄露者、泄露原因以及泄露范围等相关信息并进行处理。

3.2提高档案管理人员的专业素质

第一，从事档案管理的人员必须要有过硬的政治觉悟和思想意识，正确认识安全保密对组织建设和发展的深刻影响；

第二，档案管理、使用、经办各环节工作人员，应具备高度的政治素养和道德水平，能够自觉按要求做好信息保密工作；

第三，为适应不断发展的现代化、信息化、数字化管理趋势，相关工作人员需要加强对数据管理和处理技术的学习，提高人事档案管理的信息化水平。

3.3提高当事人的个人信息保密意识

虽然说档案管理工作是档案管理员的职责所在，但是对于这种保密性质的档案材料，仅凭管理员一人之力是远远不够的，需要当事人加强对自身隐私信息的重视程度。基于此，各组织单位可通过讲座、培训或其他方式加强对人事档案重要性的宣传，使相关人员切实认识到人事档案的重要意义，了解档案泄露的严重后果。

3.4为人事档案数字化信息安全提供技术保障

加大对设备、软件的投入，能使人事档案信息管理及时更新，使人事档案数字化过程和管理更加高效、稳定、安全。人事档案数字化信息安全保密技术保障包括：防火墙技术、加密技术、操作系统安全内核技术、数字签名技术等。加密技术是人事档案数字化信息最直接安全的方法，并且能够应用于数字化人事档案加密的技术也很多，举例来说，“非对称密钥”是当前应用较为广泛的传输加密技术之一，普遍用于发送电子档案信息的公开密钥和接收保密信息的私钥，而第三方也难对应用该加密技术的文档信息进行解码，有效地保障了人事档案的安全传输。

4结束语

总而言之，我国人事档案管理工作的开发利用和档案保密是十分重要的两部分内容，并且这两部分内容也不是独立的，而是互相补充、互为保全，为各单位的稳定、健康发展和社会的发展进步有着十分重要的作用，因此，各单位需要积极探索，并采取各种有效措施来确保人事档案的安全性，切实提高人事档案的保密性，提高人事档案的管理水平。

参考文献

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