校院两级教学管理体制下高校二级学院教学秘书工作性质初探

王雅新

摘 要：随着原有的单一、直线式的教务管理模式越来越不能够适应新形势高校教务管理工作，学校—学院两级管理模式渐渐成为目前各大高校纷纷改革的新模式。在新的教务管理模式下，高校教学秘书的工作性质呈现出复杂性、具体性、难度大、延续性等等特点。

关键词：复杂性 ；具体性； 难度大；延续性

基金项目：内蒙古财经大学2017年度校级教育教学课题立项项目阶段性成果（课题名称： 校院两级教学管理体制下高校二级学院教学秘书队伍现状调查及建设研究——以内蒙古财经大学为例；课题编号JXZC1705）

一、高校二级学院教务管理体系与运行模式——学校—学院两级教务管理体系

随着我国高校扩招政策的实施，各个高校的招生和办学规模不断扩大，相应的高校内部学科、专业也逐步增加，原有的单一、直线式的教务管理模式已经不适应新形势的高校教务管理工作，各高校纷纷进行改革，积极构建教务工作学校—学院两级管理的新模式。

在原有的单一、直线式的教务管理模式下，教务处集中了学校教务管理的主要职责和权限，二级学院的教务秘书只是简单的对教务处的各项工作任务上传下达，不需要也没有权限结合本院的实际情况进行特色化的改进，这种管理模式在在校生人数适当、办学规模一般的情况下，是可行的，但是在在校生人数与日俱增的情况下，这种管理模式的种种弊端就显现的尤为突出。它人为地增加了管理环节，导致信息流动的不畅和管理效率的低下，由于二级学院的教学秘书没有相应的权限和职能，在工作中很容易出现与教务处工作人员责任不清的矛盾，导致出了问题互相推卸责任的现象时有发生，这样严重影响了学校整体教务管理工作的有序进行，也不能发挥教务处宏观规划和指导的功能，因此必须要进行改革。

将教务管理的重心从教务处逐步下移到二级学院，并重新定位和明确学校、学院两级教务管理部门和科室的职责、分工和权限，赋予了二级学院教务科更多的权限，形成了学校教务处宏观规划和指导、学院教务科负责各项具体教务管理工作的学校—学院两级教务管理体系，从而确保高校整体教学管理工作的顺利进行。

二、高校二级学院教学秘书的工作性质

（一）复杂性

教学秘书所从事的教务管理工作，是在教务处以及二级学院院长、教学副院长的领导下，将领导的决策、指令具体组织实施的管理工作。从表层来看，这种工作看似只是简单的上传下达，没有什么复杂性可言，可是在实际的操作工作中就会发现，它涉及到方方面面的协调和沟通，是一个极其复杂的过程。举一例以说明。例如，每学期期末下达下学期的开课任务书。首先，教学秘书需要熟悉自己学院每个专业的人才培养方案，并从日常归档的教学档案中查看并核对针对某个专业或某个年级下学期的教学方案（课程）有无调整，若有调整，及时修正。第二步，对下学期每一级、每一个专业的教学方案进行系统维护。教学秘书要明白哪一级的学生下学期上的是哪一学期的课，对照纸质的人才培养方案核对系统里的课程。有些课程在系统里会没有对应该学分、学时、课号的课程，这时就需要教学秘书临时在系统里添加课程。看似一个简单的课程代码，其实就已经包含了非常多的内涵，如果不是在平时大量的工作中积累经验，是很难快速地编制出来的。如果某门课程的课程归属是本学院的，教学秘书直接添加即可，若是其他兄弟学院开设给本院学生的课程，就需要教学秘书与其他兄弟学院的教学秘书沟通。教学秘书的个人交际能力、合作协同能力以及为人处世的方式方法会体现在平时的工作和工作之余，良好和谐的人际关系和乐于助人的性格会使教学秘书在遇到与其他学院工作交集的时候能高效、快捷地完成溝通与协调，保证本学院的教学事务能顺利地进行。第三步，教学秘书对导出后的开课任务书进行必要的整理，经学院分管教学副院长同意后方可下发给各教研室主任进行任课教师的安排。

通过以上的赘述，可以发现，教学秘书的工作的确相当复杂。仅此一项工作就包含多个环节，每个环节就牵涉到不止一个部门一个人，而且主要是和人打交道，要在当中充当沟通与协调的桥梁和纽带的角色，有时需要下情上传，有时需要上令下达，需要各个部门之间、老师之间、同行之间、学生们的相互理解相互支持，给予教学秘书充足的时间和宽容，才能把一项工作圆满而顺利地完成。

（二）具体性

教学秘书的工作主要包括五大部分：学籍管理、教务管理、实践教学管理、考务管理、成绩管理。其中每一个大的部分下面又包括若干小部分。而每一个小部分都是具体性的工作，每一项工作都要通过一个个具体的通知、落实、反馈、检查、核对、汇总、请示、汇报等等一系列的环节来完成，程序非常繁琐。例如，大学英语四六级考试管理。在接到教务处关于大学英语四六级报名等有关事项的通知后，领会通知内容，通知到本学院每个班级的学习委员，开始组织报名工作。一般来说，教务处对于每一年级各班级的报名人数有一定的限制规定，各班学委要上交报名考生学籍表。这时就会出现某些班级符合报名条件的学生人数大于限制人数，而某些班级却出现报名人数空余的情况，教学秘书就需要综合考虑各班的实际情况，将部分班级的报名名额在本学院内部进行调整，实现报名的优化配置。

（三）难度大

教学秘书日常的大部分时间和精力都主动或被动地投入到了各种繁琐的事务性的工作中，工作量大、工作节奏快、精神压力大，是教学秘书的常规工作状态。加之，目前，高校二级学院的教学秘书在整个学校的管理人员队伍中也处于比较特殊的身份，即，他既在行政上属于本学院，由学院管理，接受学院行政领导日常工作安排和临时性的工作安排，又在业务上接受教务处的指导，直接服从教务处下达各项任务安排，同时，他还接受其他职能部门等的交叉间接指导，此外，还与其他兄弟学院有工作协作关系，这样，教学秘书在工作中就处于多头绪、多上司的工作境地，往往会感到无所适从，不知道该先完成哪个部门的任务，而每个任务都时间紧迫，要求严格，教学秘书要想保质保量按时完成诸多事务，且协调各种关系，其难度可想而知也是相当之大。

（四）延续性

教学秘书和二级学院其他两个行政管理岗位（办公室和学团办）的不同之处在于，他的工作内容具有极强的延续性，非专人长期从事此项工作是不能很好地将学院的教务管理工作顺畅、高效地进行下去，也就不能更好地促进学院教学活动的有序进行。教学秘书的工作涉及的内容相当广泛，包括本院教师和学生的所有教学信息和材料，且十分琐碎。有些教务管理经验和方法，教学活动的组织和教学管理规律等等，是要靠在平时工作中一点一滴地积累才能形成系统和体系的，而这种思维的系统管理体系会渐渐地无形中根植于教学秘书的头脑中，随着时间的延续，在日常的繁冗的教务管理中，教学秘书便会熟练地将这种思维管理体系运用到实际的操作中，游刃有余地完成各项工作。另一方面，在许多细节性的教学信息的把握上，教学秘书也远比其他非专职教学秘书掌握的多得多。

三、小结

教学秘书作为高校教学管理队伍中的最基层管理者，其工作质量和效率，直接影响着整个学校的教学管理工作。分解和研究二级学院教学秘书工作的特殊性，对于调动教学秘书的工作激情、建设一支精干、高效的教学秘书队伍、促进学校的教学质量提升等诸多方面都具有十分重要的意义。

参考文献

[1]申沛、 冯兴伟；从需求理论看教学秘书队伍建设[J]；中国电力教育CEPE；2009年1月上

[2] 周庆莲、许尔湘；试析高校教学秘书如何保持工作激情[J]；乌鲁木齐职业大学学报；2008年第3期

[3]田萍；从高校教学秘书的工作现状看教学秘书队伍建设[J；教育时空；2009年9月