浅谈档案管理工作人员的素质提升方法

摘 要：在学校、医院、企业、政府等各个单位中，档案管理工作都是非常重要的。档案管理主要对各个单位的历史、工作经历和重要信息等进行合理的存储与整理。档案管理人员的素质好坏直接管理到各个单位档案管理工作的质量。因此，本文对档案管理人员的基本素质要求进行论述，并研究现阶段档案管理人员在职业素质方面的欠缺，针对这些缺点分析提升档案管理人员素质的有效措施，旨在提升单位档案管理水平。

关键词：档案管理；管理水平；人员素质

随着我国现阶段计算机技术的不断提升，档案管理也逐渐从传统的纸质档案管理转变为多种档案形式共同管理，电子档案的出现要求档案管理人员的计算机专业素质不断提升。档案管理工作是一项较为枯燥的工作，但是由于档案管理工作具有重要意义，为保障档案管理工作的顺利进行，并提升档案管理水平，就必须要对档案管理人员的素质提出更高的要求。

1 档案管理人员的素质要求

1.1 较强的责任心和良好的职业道德

档案管理工作要求管理人员具有高度的责任感，由于档案具有一定的历史意义，其管理工作也需要确保档案保存的完整性与正确性，这就需要档案管理人员认真对待档案管理工作，增强档案管理工作中的责任心。另外，档案管理人员在工作中应具有一定的服务意识以及敬业精神。档案的查询等功能是为人们服务的，档案管理人员应具有为这些人服务的意识。另外，档案管理人员还应具有较高的职业道德，能够做到不将档案中的非公开内容外传。

1.2 专业的档案管理知识与过硬的业务技能

为促进档案管理各项工作的顺利进行，档案管理人员需要具备多方面的专业知识。除了基本的档案管理知识架构中的文献学、情报学、目录学等之外，管理人员还需要具备一定的外语基础，能够对外国文献名称、目录等有基本的掌握；还应了解基本的计算机操作流程，能够熟练运用电子档案管理系统；了解打印机等科学设备的使用方法。在具体的档案管理工作中熟练运用这些知识与技能、不断提升档案管理人员自身的业务水平、多方面确保档案的原始性都是档案管理人员应具有的基本素质。除此之外，档案管理人员还需要在实践中积累丰富的经验，避免因经验不足导致错误频出的现象。

1.3 档案管理创新能力与团结协作能力

档案管理水平的不断提升有赖于档案管理人员的不断创新，包括档案管理工作理念的创新以及档案管理方法等的创新。档案管理人员的创新有助于提升管理人员对档案内容的分析能力，进而将有价值的信息筛选出来，进一步提升档案信息的利用率。另外，档案管理工作较为复杂，需要管理人员之间的相互配合，档案管理队伍之间相互监督与配合，才能使得档案管理工作充满活力。

2 我国档案管理人员的素质现状

通过近些年的发展，我国的档案管理事业已经取得了较为明显的进步，档案管理人员的素质得到了提升，能够满足人们对于档案的查阅等基本业务需求。但是随着计算机技术的发展以及电子档案的出现，档案管理的形势日益严峻，在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质仍存在较大的进步空间。

2.1 领导人员对档案管理工作认识有误

对于档案管理工作而言，很多单位领导对其认知有误，认为档案管理工作仅仅是对档案具体信息的收集、整理与归档等，对于档案管理的重要意义并没有较为清晰的认知。甚至很多单位并没有专门的档案管理部门，档案管理人员也是由其他部门的工作人员兼任。这使得单位的档案管理工作并不能发挥其应有的作用，档案信息利用率大大降低。

2.2 部分档案管理人员技能不足

档案管理工作较为复杂，需要管理人员拥有计算机、外语等多方面的技能，但是在目前的档案管理工作中，很多管理人员的素质较低。首先，管理人员在档案管理的目录学、情报学等专业知识方面有所缺乏，對于计算机知识也并不了解，知识面较为狭窄。其次，档案管理人员的管理观念与管理方式已经不能满足当前的档案管理需求，使得单位的档案管理职能缺失。最后，档案管理人员并不能清晰的认识到档案管理工作的重要性，档案管理人员由于心理的懈怠导致在档案管理工作中错误频出，甚至造成档案丢失等严重的后果。

2.3 档案管理队伍人员变动较多

档案管理工作的顺利进行需要整个档案管理团队的相互配合，单纯依靠某一个人是无法完成这一项工作的。但是很多单位的档案管理机构在进行改革的过程中，档案管理人员的素质要求等发生了较大的变化，使得档案管理人员的调动较为频繁。原有的档案管理人员可能因知识面狭窄或技能不足等原因不能胜任原有的档案管理工作，但是新的档案管理人员可能因为经验有限不能很快熟练档案管理工作，使得单位档案管理工作的开展受到阻碍。

3 提升档案管理人员素质的具体措施

3.1 通过多方面的培训提升管理人员素质

提升档案管理人员的素质可以通过以下三方面的培训来完成。一是培养档案管理人员主动学习的意识，提升档案管理人员在学习方面的主动性，以扩展自身的知识面。二是单位为档案管理人员提供外出学习与进修的机会，去档案管理水平较高的单位进行学习与思考，进而促进档案管理人员对其工作进行反思，最大程度的激发档案管理人员的专业技能，提升档案管理质量。三是鼓励档案管理人员向经验丰富的档案管理人员学习，加强档案管理新老职工之间的交流，两方互相学习，共同进步。

3.2 转变档案管理观念，树立服务意识

传统的档案管理工作偏向于档案的管理而不是对档案需求者的管理，而新时期下要充分发挥档案信息的作用，还应从档案的读者方面考虑。档案管理工作应将读者作为档案管理工作的主体，树立一定的服务意识，将满足读者的档案信息需求作为档案管理工作的重点，与档案读者进行良性的互动，不仅可以有效的保障档案信息不受损坏，还极大的提升了其在保存人类文化遗产、记录历史事件、提供信息查询等方面的重要意义。在档案管理中，重要的信息对以后的工作必然存在宝贵的参考价值，因此，提升档案管理人员的服务意识与管理意识是非常重要的。

3.3 制定合理的档案管理人员考核制度

为提升档案管理人员的工作积极性并对档案管理人员进行有效的监督，实施合理的考核制度是十分必要的。一方面，档案管理部门将管理人员的业绩、职称评定、工作赏罚等多方面的考核结合起来，更全面的对档案管理人员进行评价。对档案管理人员进行更加综合的能力评定。等另一方面，建立档案管理量化考核制度，根据工作量的大小对档案管理人员进行评价，避免档案管理人员偷懒或者消极怠工，从而有效提升档案管理工作人员的工作积极性。

4 结语

总而言之，为满足现阶段的档案管理需求，档案管理工作需要不断的进行调整，尤其是档案管理人员的素质提升，更是提高单位档案管理水平的必要措施。档案管理人员需更新管理观念，加强对自身素质的提升。

参考文献

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[2]赵兰凤.高职院校在档案管理专业人才培养方面应发挥主导作用[J].林区教学，2018（01）：123-124.

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作者简介

陈惠 女 湖北荆州 生于：1968-7-20 荆州理工职业学院 职称：档案馆员 学历：本科