事业单位人事档案管理新思路探讨

黄真

摘 要：随着计算机技术、信息技术的不断发展，一些先进的数字化及信息化办公方式被广泛应用到企业及事业单业管理工作中，这对相关管理人员来说既是机遇同时也是一种挑战。新形势下，立足人事档案管理实情，探究事业单位档案管理新思路具有非常重要的现实意义。

本文围绕事业单位人事档案管理新思路展开探讨，分析了现阶段事业单位人事档案管理存在的主要问题，并提出几点档案管理的新思路。

关键词：事业单位、人事档案管理、新思路、探讨

人事档案是员工个人信息的重要载体，其详细记录着工作人员的学历状况、工作经历、家庭情况、工作业绩及社会关系等信息，能直观、真实反映该员工的个人基础资料及社会活动情况。现阶段人事档案管理已发展成为事业单位衡量员工个人能力的一个重要指标，更是各大单位、企业选用人才、调动人才、使用人才的重要工具。由此可见，切实做好人事档案的管理工作有利于实现人才资源的合理配置，对单位可持续发展来说具有不可忽视的重要作用。在市场经济快速发展的推动下，人事制度改革进程日益加快，事业单位体制改革力度也日益加大，在这一社会背景下，事业单位人事档案管理工作所暴露出来的问题也日益凸显，很大程度上影响了单位人才的开发与积极使用。

1 现阶段事业单位人事档案管理存在的主要问题

1.1对人事档案管理工作认识不全面

人事档案管理工作与其它管理工作相比，其不同之处在于不能在短时间内看到管理效果，即无法在短时间内给单位带来可观的利益。所以，在日常工作中，人事档案工作不太起眼，工作业绩也没有办法衡量。在很长一段时间里，大多数人对这项基础性工作缺乏全面、正确的认识，甚至出现轻视现象，认为该工作既简单又轻松，无非是对一些信息资料进行抄抄写写及分类而已，只要工作人员能保证档案信息不丢失、不泄露就行。久而久之，人事档案管理工作便出现了工作懈怠的状况，工作人员积极性不高，管理设施不完整，未成立档案科，等情况。事业单位若不成立独立的档案科，只是把档案管理工作简单的与其它办公室工作放在一起，那么人事档案信息的真实性将无法得到保障。由于未明确具体管理和查询人员，一出问题容易相互推诿，难以追究责任，使得人事档案收集归档等工作仍处于执行不严、力度不够 ，被动敷衍的层面。

1.2档案管理工作人员综合素质有待提高

纵观目前大多数事业单位档案管理工作队伍现状发现，档案管理队伍中兼职人员较多，且大都不是本专业出身，部分工作人员并非是专门的管理工作者，他们当中在其它岗位也还有职务，时常出现投入精力不够的状况。而有的单位专职的档案管理人员通常只有一两个，工作任务较重，而且计算机水平也不高。随着计算机时代的到来，若档案管理人员不能与时俱进，掌握一定的计算机知识、信息知识的话，事业单位的档案管理工作的科学化及信息化程度便难以提高。除此之外，有的单位一旦档案管理主干人员外出或请假的话，查阅档案工作就无法进行，缺少能与其配合工作的AB角。综上可看出，档案专职人员的缺乏，使得档案管理工作难以正常开展，制约了事业单位档案工作的发展步伐。

1.3 档案管理方式落后，信息化管理未全面普及

虽然现阶段事业单位计算机办公已差不多全面普及，但手工记录档案，进行纸质档案管理的现象也仍然存在。纸张文件不仅占用空间大，而且易损坏、易丢失，并不利于长期管理，而且查阅起来也并不方便，管理效益较低。在时代进步及科技迅猛发展的推动下，人们已逐渐步入了以计算机为基础的信息化、数字化时代中，新时代的到来给档案管理工作提出了更新更高的要求。部分单位为了能与时俱进，也安装了一些较为先进的人事档案管理系统，但大部分系统先进度仍不够，实用性并不强。例如有些单位安装的管理系统只记录了档案的目录信息，要查找档案时先通过系统定位档案所属的柜号，然后再去档案库在相应柜子里查找纸质档案。如此看来，单位的信息化水平只停留在查看目录的阶段，而不能通过系统直接查看想要寻找的那份档案。

2 人事档案管理新思路

2.1重视档案管理工作，强化员工培训

人事档案管理工作与单位人才资源的合理配置息息相当，而人才又是单位发展的主动力，换言之，切实做好人事档案管理工作可以很大程度上推动单位的高效发展。所以，各事业单位要进一步重视档案管理工作，意识人事档案管理对单位发展的重要性，营造人人关心的工作氛围，将人事档案管理工作纳入单位发展规划的重要一部分，然后在此基础上强化员工培训，提升管理人员的综合素质，更好地为档案管理工作提供服务。新时期的档案管理工作人员不仅要满足传统档案管理方式的工作要求，同时还需具备一定的计算机、数据管理等技术，所以单位要加强技术培训。单位引进先进的档案管理系统后，要积极组织管理人员进行相关技术培训。同时也要多鼓励工作人员参加除本单位以外的技术学习与培训活动，通过学习新知识、新技术，不断拓宽其知识结构，提高其业务水平。除此之外，还要加强员工素质教育及法律教育，从而提高档案管理工作人员的管理意识，让工作人员能熟悉并了解档案管理相关法律知识，从而做到依法治档、照法存档。

2.2加强档案管理信息化建设，提高工作效率

随着信息化进程的日益加快，全国已掀起一股信息化热潮，所以，事业单位也要与时俱进，尽快实现人事档案的信息化管理。传统手工纸质记录的工作方式不仅工作效率低下，而且容易丢失不好保存。若将手工操作、纸质管理方式转变为电子档案管理，那么档案保存的安全性将大大提高，且档案管理的价值也会日益凸显。这就要求单位要加大资金投入，改善当前档案管理基础设施，根据单位实情选择一套实用的、行之有效的、成熟的档案管理系统，尽快实现科学化、信息化档案管理。信息系统可运用其自带的一些技术對纳入其中的个人信息进行自动分类管理，并能系统的统计出员工个人能力等方面信息，这样既提高了管理工作效率又利于人事人员进行人才的合理调动。

2.3创新档案管理模式，完善相关工作制度

为了进一步提高人事档案管理的实效性，各事业单位应优化当前的人事档案管理模式，并完善相关工作制度。其一，建立人事档案工作网络，成立一级人事档案工作委员会，加强管理实现档案信息资源共享。其二，设立人事档案科，合理编制专职管档人员，走专人专职之路，将人事档案管理工作从办公室工作中独立出来，只有这样才能保证人事档案管理工作的质量。其三，建立档案管理领导小组，主要负责人事档案管理工作人员业务培训、工作指导及检查、督促等工作。此外，还要及时更新人事档案管理系统，实现人事档案信息化、动态化、规范化管理。其四，建立并完善人事档案管理相关工作制度，既要将人事档案纳入到档案工作制度体系中去，又要在制度体系中突出人事档案管理的特点。

参考文献

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