有关建立人民防空档案数字管理系统的研究

王菁宜

摘 要：近年来，我国信息技术发展迅速，并且在社会众多行业得以广泛的应用。人民防空档案主要是指人民防空战备建设与管理工作中形成的归档文字、图表、声像等文件材料，这些资料内容涉及较为广泛，一旦延续传统的档案管理方法，必然影响到工作效率的提升。当战争来袭之时，将会产生不良影响。为此，有必要建立人民防空档案数字管理系统，便于平时档案的分类、归档、储存以及调阅，从而有效提升档案管理效率。本文在深入分析传统人民防空档案管理存在的众多问题基础上，提出了建立人民防空档案数字管理系统的具体措施，旨在提升人民防空档案管理水平。

关键词：人民防空档案；数字管理系统

所谓人民防空，主要是指动员与组织人民群众防备敌人空中袭击的所采取的一种行动。当前人民防空建设可谓是国防建设的重要组成部分，然而人民防空建设就需要健全完整的人民防空体系，这样一来就有必要摒弃传统的人民防空档案管理方法，采用现代信息技术，建设数字化的人防档案管理系统，以此有效提升人防档案管理效率，便于战时快速、准确为组织结构或者是职能部门提供所需要的材料。鉴于此，本文对“有关建立人民防空档案数字管理系统”进行更深层次的分析具有极为重要的现实意义。

1.传统人民防空档案管理存在的一系列问题分析

现如今，各级人防组织结构均配备了数量不等的计算机，也尝试使用计算机进行人民防空档案管理，但是仅限于一般性的单机浅层使用，并没有改变传统纸质档案管理模式。真正意义上做到开发、编制以及应用档案数字管理系统软件对人防档案进行深层管理的组织结构，依旧是屈指可数。对于这种浅层现代化的传统人防档案管理模式依旧存在着众多问题，总结起来，主要包括以下几个方面的内容。

1.1纸质人防档案归档过程繁琐

由上述分析可知，人防档案涉及种类较多，例如文件、表格、图纸、录音以及录像等，尤其是人防工程档案需要分阶段进行归档整理，具体是立項、审批、涉及、施工、验收以及竣工等环节均需要档案信息收集与整理工作[1]。为此，一旦采用人工操作，就需要投入大量的人力，才能完成上述工作。值得注意的是由于人力操作存在不稳定因素，造成档案信息收集极有可能存在错误，同时人工操作速度缓慢。总而言之，由于人防档案资料过多，传统人工纸质归档，过程繁琐，并且极为耗时耗力。

1.2纸质人防档案编目过程麻烦

人防档案在收集整理、分类鉴定之后，就需要进行著录、标引以及组织、制作目录等工作，简而言之就是编目过程。在编目过程中，需要结合人防档案实际情况，采取合适的方式进行著录。当前主要的著录方式有两种，分别是文件级著录以及案卷级著录，并且需要在著录完成之后，进行有必要的分类标引以及主题标引，以此形成目录的不同条目，足层分类目录、主题目录、工程目录以及各种专题目录[2]。由于档案放置时间的持续延长，通常会进行部分档案的剔除，从而出现了较多的空宗空卷，占用了大量的空间。为此，相关人员有必要定期对全馆档案进行重新排序，这样一来必定需要投入大量的人力，无形中提高了管理成本。总而言之，传统纸质人防档案编目过程十分复杂，造成人力资源的大量浪费。

1.3纸质人防档案保管标准要求过高

纸质人防档案保管标准与要求过高，具体体现在以下三个方面，（1）占用空间较大，由上述分析可知，人防档案内容涉及范围较为广泛，多达14个方面，由此可见，资料所占用的空间与密集架需要多少；（2）档案馆必须做好防火、防霉、防盗、防蛀以及防污等工作；（3）避风、避光、温度以及湿度等均需要达到相关规定等[3]。综上，纸质人防档案的保管需要达到上述要求的情况下，才能充分有效保存下来，可见其保管标准要求的高度。

1.4纸质人防档案检索过程不便

纸质人防档案的查阅，主要是通过管理人员进行一次人工检索，所需要的资料越多，人工检索次数就越多，其工作效率自然低下；同时由于纸质人防档案需要存储在档案馆，造成查阅档案信息，就需要亲自到达档案馆现[4]场。除此之外，查阅、借阅以及退还档案必须要履行相关报批以及登记手续。由此可见，纸质人防档案的检索过程是多么复杂，并且工作效率十分低下，严重影响到了档案应有价值的充分发挥。

2.建立人民防空档案数字管理系统的具体措施分析

由上述分析可知，当前人民防空档案管理方式较为落后，严重影响到了档案应有价值的充分发挥，为此，有必要注重现代先进技术的应用，建立人民防空档案数字管理系统，实现人防档案数字化管理，为今后的平战开展人民防空工作奠定夯实的基础。

2.1提供安全保密的管理机制

提供利用有密级要求的归档电子公文，同时需要严格遵守国家相关保密规定，凡是采用互联网方式提供的电子文档，均需要采取身份认定、权限控制，或者是在此文件上增加防火墙等安全保密措施，以此确保人防档案的安全性[5]。与此同时，档案管理系统软件均需要设置权限分配机制与安全保密的文档管理体系，以此避免非法分子的非法侵入。除此之外，还需要对档案进行多层次安全防护，并制定多层次的解决方案，以此最大限度地保护信息源不遭受非法攻击。

2.2提供便捷的人防档案检索系统

在上述分析中，从中可以了解道纸质人防档案检索工作效率低下，不利于快速查阅到所需要的人防档案信息。针对这一问题，就需要提供便捷的人防档案检索系统，具体为人防档案系统增加信息内容或者是关键字段的逻辑查询，除此之外，渐进查询方式也可以推广应用。该查询方式主要特点在于与互联网的搜索引擎类似，可以快速查询到所需要的资料，以此满足人防组织机构用户的查询需求。值得注意的是在安全要求下，人防档案信息查阅需要设定一定的权限，以此确保人防档案信息的安全性。具体为设置专职授权管理人员，相关人防档案信息的查阅均需要得到授权管理人员的同意之后，才能进行下一步的查阅工作，这样一来，不仅仅是提高了档案的查阅效率，还保障人防档案信息的安全。

2.3光盘打包、离线备份、建立人防档案扫描识别系统

由于人防档案信息资料过多，一旦计算机系统崩溃，将会造成巨大的损失，这就需要做好相应的备份工作，具体为通过光盘打包。同时可以通过光盘，实现人防方案信息系统的离线检索与浏览。值得注意的是光盘中需要设置登录密码，以此确保档案信息储存的安全性，同时也能够减少传统纸质档案所占据的空间。除此之外，人防档案扫描识别系统的建立十分有必要，究其原因在于该系统的建立，可以有效连接各种高速扫描仪，便于快速整理人防档案信息资料，并直接通过打印机打印，快速提供所需人员相关档案信息资料。这样一来，有助于战时防空工作的顺利进行。

3.结语

综上所述，人民防空建设是国防建设中尤为重要的组成部分，对保障自己，消灭敌人具有极为重要的作用。在信息技术迅速发展的今天，人防档案有必要实现数字化管理，以此有效提升档案管理水平，便于人防档案信息应有价值的充分发挥。鉴于此，相关组织与人员就有必要加强传统纸质人防档案管理问题分析，结合实际需求，充分利用现代先进技术，构建人民防空档案数字管理系统，以此有效提升人防档案管理水平。

参考文献

[1]赵晓冬.大力加强新形势下人民防空法治建设[J].国防，2017（08）：66-69.

[2]庞连兴.努力开创新时期人民防空改革发展新局面[J].国防，2016（09）：55-57.

[3]李雷.在新的起点上推进人民防空建设创新发展[J].国防，2016（09）：51-54.

[4]毛汉康.人防工程档案管理工作探析[J].城建档案，2014（09）：24-26.

[5].湖南省人民防空办公室——档案工作规范化管理晋升省特级[J].档案时空，2012（03）：49.