办公自动化环境下医院档案管理解析

张影

摘 要：现如今，办公自动化系统得到了推广使用，方便了人们的工作，医院档案管理工作作为医院管理工作中尤为重要的一部分，涉及到多项内容。然而目前医院档案管理工作中存在一系列问题，对医院的发展产生了不良影响。给予办公自动化环境，企业有必要重视起档案管理工作，采取有效管理措施，以此有效提升医院档案管理工作水平。本文首先阐述了办公自动化环境下医院档案管理特点，紧接着深入分析了當前医院档案管理工作中存在的问题，最后提出了办公自动化环境下医院档案管理有效措施。

关键词：办公自动化环境；医院；档案管理

医院档案管理对医疗科技研究、医疗服务等具有着重要的参考价值，同时也是医院服务管理工作中重要的组成部分，对医院的发展具有十分重要的作用。在办公自动化环境下，医院档案管理工作逐渐朝向现代化、自动化方向发展，主要是以计算机网络系统为基础，代替了人工操作，不仅仅确保了医院档案资料的完整性与准确性，还有效延长了档案的使用寿命，满足了当前医院发展实际需求。然而在办公自动化环境下，医院档案管理工作依旧存在众多问题，影响到了医院服务质量的提升，这就需要采取有效措施，解决当前医院档案管理工作中存在的问题，以此推动我国医疗事业的进一步发展。

1.办公自动化环境下医院档案管理特点分析

办公自动化主要是借助各种网络平台，计算机技术等技术丰富办公模式，以此满足办公各项需求。办公自动化环境下，医院档案管理具有以下特点。

1.1存储安全

传统档案资料的储存，主要是借助纸质，其受到了诸多因素的影响，例如空气、温度等，造成其使用寿命有限，不便于长时间存储，档案资料极易受到破坏，尤其是纸质档案资料上的文字长时间放置会变得模糊，直接影响到了储存质量[1]。然而在办公自动化环境下，医院档案管理便可以实现数字化、信息化，档案信息资料课采取电子版本方式存储在计算机网络系统当中，同时可以利用一个小小的芯片储存大量的档案资料，不仅仅节省了档案管理时间与空间，还延长了档案资料的寿命[2]。

1.2工作效率高

医院档案管理工作涉及到医院方方面面的工作，传统方式主要是管理人员对各种纸质资料进行整理、分类与归档，工作效率低下[3]。基于办公自动化，便于通过专门的档案管理软件，对档案信息资料进行有效处理，从而有助于提升了管理工作效率。

1.3实现了资源共享

基于办公自动化系统，医院档案管理变得更为方便、快捷，当中最大的优势在于实现了资源共享，究其原因在于借助各类聊天软件，便可以实现实时传输档案信息，从而有效提升了档案管理水平[4]。

2.医院档案管理工作中存在的问题分析

现如今，我国医院档案管理工作中依旧存在众多问题，总结起来，主要存在信息化管理程度低、档案管理工作人员综合素质低下等问题，现对其加以具体分析，具体内容如下：

2.1信息化程度低

现如今，大部分医院由于众多因素的限制，例如资金、技术等，在档案信息化管理建设方面有所不足，具体表现在相关硬件、软件设施不完善，促使医院档案信息化管理水平低下，这样一来，办公自动化自然无法达到预期效果，一定程度上阻碍了医院档案管理工作水平的提升。

2.2档案管理混乱

医院是一个十分复杂、庞大的系统，当中具有较多的科室，并且拥有较多的资料，档案管理并没有统一规范，造成实际档案管理较为混乱，自然增加了档案管理难度。这样一来，必然在信息资料查询时耗费大量的时间，影响到了档案管理工作水平的提升。

2.3档案管理工作人员综合素质有待提升

办公自动化环境下，医院档案管理需要大量的专业技术人才，然而实际情况是当前大部分医院档案管理人员综合素质有待提升，并且存在档案管理工作十分简单错误想法，从而在日常管理工作中，往往表现出粗枝大叶。更为严重的是医院为了减少档案管理成本支出，向外招聘兼职人员或者是医院其他工作人员兼职档案管理工作，造成在后期的档案管理工作中经常性出现各类问题，不利于档案管理水平的提升。

3.办公自动化环境下医院档案管理具体措施分析

由上述分析可知，当前办公自动化环境下医院档案管理中存在一系列问题，影响到了医院的发展。为此，医院有必要从健全管理制度、构建信息化设备体系以及提高管理人员综合素质等方面入手，有效提升医院档案管理水平。

3.1健全医院档案管理制度

在上述分析中，可以了解道医院档案管理工作中涉及到了大量重要信息，为了确保医院档案管理工作的顺利开展，就需要健全医院档案管理制度，通过制度规范档案管理工作，促使档案管理工作朝向标准化、规范化发展[5]。值得注意的是在办公自动化环境下，管理人员还需要注重档案管理工作的高效性。鉴于此，基于计算机信息化系统，规范档案管理流程，做好档案整理、分类与归档工作。除此之外，一旦在档案管理工作中出现了资料信息外泄或者是整理混乱等问题，就需要根据相关制度追究有关人员的责任。只有这样，才能有效提升医院档案管理水平。

3.2信息化设备体系的构建

在办公自动化环境下，医院有必要重视起医院档案管理信息化建设，具体为加强计算机技术等先进技术的应用。同时为了有效实施办公自动化，就需要医院投入更多资金构建各类信息化管理设备，实现档案数字化管理，从而有效提升医院档案管理水平。通常情况下，医院日常工作中所产生的办公文件资料，主要是通过计算机直接传输到档案管理系统当中，为了避免资料遗漏或者是档案忘记登记情况的发生，就需要在实际档案管理工作中通过档案管理系统对各类档案资料进行自动识别，并且及时将档案信息与其他部门共享，这样一来，档案管理人员只需要通过管理系统开展档案管理工作，不仅仅有效避免了人工失误，还有效提升了档案管理工作效率。鉴于此，医院有必要加大档案信息化建设资金与技术投入。除此之外，医院档案管理工作涉及到重要信息。为此，档案管理人员在日常开展档案管理工作时，有必要在重视工作效率与质量的同时，提高档案信息资料的安全性，避免信息泄漏。具体措施为定期对档案管理信息系统进行升级优化，同时由专业技术人员对档案管理信息系统进行日常管理与维护，避免非法分子入侵。

3.3档案管理人员综合素质的提升

档案管理人员综合素质的高低，对档案管理水平的提升具有重大影响。为此，医院有必要提升档案管理人员的综合素质。具体措施为提高档案管理工作人员招聘门槛，诸如非专业技术本科生不得入职；对已上岗的管理人员实施岗位培训，促使其全面了解医院档案管不了工作内容与工作职责，同时还需要不定期对管理人员展开专业技能培训；强化管理人员责任意识，以此提升医院档案管理工作的规范性与实效性。

4.结语

综上所述，在办公自动化环境下，医院档案管理工作变得更加方便、快捷。然而当前大部分医院档案管理工作还存在一系列问题，不利于医院的发展。为此，医院有必要结合医院实际情况，采取有效措施改正现存问题，以此提升医院档案管理水平。

参考文献

[1]房宁.办公自动化环境下医院档案管理要点研究论述[J].办公室业务，2017（19）：72-73.

[2]谷雪媛.浅析办公自动化环境下医院档案管理新思路[J].人力资源管理，2017（06）：344-345.

[3]吴冬冬，宋洪伟.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性研究[J].中国卫生产业，2017（07）：95-96.

[4]卜照锋，刘亚男.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业，2016（19）：21-23.

[5]吴其彦.基于办公自动化环境下医院档案管理分析[J].中国卫生产业，2016（09）：159-161.