对水利工程档案资料管理工作的思考

刘盛琴

摘 要：水利工程档案管理是工程建设整体工作的重要组成部分，对于促进工程建设的高效等方面具有十分重要的作用。本文对水利工程档案管理中存在的问题进行了分析，进而提出了一些做好水利工程档案管理工作的可行性措施。希望能给水利工程档案资料管理工作提供参考与借鉴。

关键词：水利工程 档案资料 管理 策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）12（c）-0167-02

水利工程档案是对工程建设管理情况的记录材料，为工程管理、提高效益提供相关资料，对于优化工程管理、促进工程效率的提高等方面具有十分重要的意义。水利工程档案资料管理工作是工程管理体系中的重要组成部分。国家对重点工程建设项目档案管理工作提出了重要要求，对于指导我们做好水利工程档案资料管理工作有着十分重要的意义。

1 水利工程档案资料管理工作中存在的问题

1.1 档案管理制度滞后于水利建设项目管理体制的改革

随着时代的发展，水利工程建设项目管理工作也应该做相应的管理，国家也加快了建设管理体制的进程，对建设管理中的工程投标、监理制度等进行了改革，对于一些不适应形势发展的规章与规范进行了修订与完善，制度在各个方面发生了较大的变化，但与之相对应的各种管理制度与法规还没有做出及时的修订，工程档案管理需要纳入新的管理机制，如何建设相应的项目档案管理制度，目前还没有完善的应对措施。

1.2 忽视档案管理工作

建设单位只重视工程建设，倾尽全力投入工程建设，而忽视了档案管理工作对促进建设工作的重要作用，没有专职人员做档案管理工作，或者把檔案管理作为一种资料的保留与保管，只是在工程的收尾阶段才进行相关建档、归档与整档工作。这种忽视档案管理工作的做法，阻碍了档案管理工作质量的提高，进而给工程建设造成了消极影响。

1.3 档案管理工作没有实现制度化、规范化

相当多的建设单位档案管理体制不完善，档案管理制度只是流于形式，制度的落实没有监督机制的制约，对制度执行力度不够。致使档案管理工作处于松散状态，不能有效发挥促进工程建设的作用。

1.4 档案管理人员业务水平不高

档案管理工作需要专业人才，而目前大多档案管理人员业务水平不能跟上时代发展的新的要求，知识水平较低，知识老化。水利工程建设工作一般是由新参加工作的人员或者工程技术人员担当，他们的档案管理知识欠缺，具有专业知识的档案管理人员少之又少，熟悉档案相关管理制度又熟悉信息技术知识的人员更是凤毛麟角。

2 做好水利工程档案资料管理工作的策略

2.1 加强对水利档案资料管理工作重要性的认识

水利工程档案资料是对工程建设全过程相关信息的收集与保存，水利工程建设是一个复杂的过程，因此档案的载体也多种多样，档案数量多，具有很高的保存价值。工程建设的过程通常采取的是先进的工艺设备，必须具有周密的设计与安排、组织管理，对这些过程进行记录就使档案材料有了更高的利用价值。档案管理资料对于质量的评定、事故的原因、阶段与竣工验收等管理工作具有十分重要的意义，不仅在工程结束以后而且在工程进行过程中档案材料也是不可缺少的重要依据。具备了档案材料，才能更好了解工程前期条件，进行工程设计等，做好工程地运营。档案管理材料是对工程全过程的真实情况的记录，是重要的信息资源，对工程建设各方面的工作都具有十分重要的作用。随着时代与形势的发展，档案资料管理工作受到了水利行业的高度重视，如工程验收必须有档案管理人员的参与，档案验收合格了才能进行工程的验收，也就是说档案验收已成为工程验收的重要前提条件。

2.2 建立符合工程建设实际的档案资料管理体制

要做好档案管理工作，必须把档案工作与工程整体工作全盘考量，使其成为整个工程管理内容的重要部分，要做到有领导，有专人负责，相关部门要密切配合，相互协调。如在水库工程建设中，要实施业主负责制、招标投标制以及建设监理制等一系列新的工程管理制度，但是建设过程中的档案资料管理体制与过去有了很大的改变，而档案资料的管理工作还没有很好与新的机制与体制相适应，这就需要改善档案资料的管理工作，使其跟上新形势的发展。例如，水库建设过程中，水库建设管理局是项目法人，代表出资各方负责工程建设管理工作，需要根据水利部档案管理相关规定，对水库工程的档案资料实施业主统一管理，施工单位、监理、设计单位都必须提交给业主相关档案管理资料，并且要保质保量。然后由建设管理局主持，让相关各方明确建设、设计、监理、施工等各个单位与人员的相关责任，进行协调，任务落实到位。这样就形成了档案工作一级抓一级的格局，层层落实责任，形成了档案管理网络。此外，监理单位要发挥审核职责作用，对档案质量进行全面审核，要如实反映情况，不能擅自修改与伪造，杜绝事后造假补作。做好质量评价资料审核工作，要求各种资料完整齐全，对于竣工图的审核，必须要求材料属实，能够反映地下与地上建筑物的详情。全部的建设档案资料都应该按照工程档案管理的要求去规范。总之，业主必须依靠监理，提高档案资料的质量。

档案管理工作应该在工程建设的初期就着手进行规划，要根据档案管理的相关规范以及技术要求等，制定出档案管理的计划与办法，细化实施措施，对于档案机构及其职责、档案质量要求、档案的管理等作具体而详细的规定，使工程建设在初始阶段就纳入正规，使档案管理规范有序。在工程的初始阶段和建设阶段，档案业务人员要及时了解工程建设项目的详细情况，包括建设计划、建设规模、性质、进度等，并且要经常与工程资料人员进行联系，使档案收集工作从工程开始就与工程同步。即工程从立项开始就与工程同步进行，要与检查工程进度、施工质量与检查档案文件材料的形成同步。无论是单元还是分部单位工程验收和竣工验收，在验收之前都必须对其档案进行验收，凡是档案质量达不到要求的，不得进行验收，在规定的时间内没有完成归档任务的建设工程不得评为优质工程。档案管理要责任明确，分工到人，档案由每位业务指导员负责，业务指导员要深入各自分管的工程，进行指导、检查、监督，对所负责的单位与项目提供跟踪服务，提出档案收集、整理、归档的要求，对于档案中出现的问题进行业务指导，及时解决问题。例如，水利工程文件的内容必须保证其真实性，符合工程实际情况，工程文件不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水容易褪色的材料填写，字迹应该保持工整清晰，各种材料应与实际情况相符合，做到资料齐全，符合规范。

2.3 编制档案分类大纲，保障工程档案的系统性与规范性

我国水利部编制了“中国档案分类表”，目的是统一水利档案的分类，促进检索方式的优化，使档案分类检索更规范。水利各系统各级、各类档案的检索分类、编制索引工作可以参照此表进行。但是这个表不适应于档案实体分类。所以针对工程的实际，还需要依照分类表编制工程的分类大纲。在编制工程分类大纲时，还必须体现工程的特点，体现工程进行过程中的各种关系，案卷之间的内在联系等。

2.4 提高档案资料管理人员的业务素质

为适应新时代下的档案管理工作，档案管理人员必须不断学习档案管理理论，吸取先进的档案管理理念，要具备相应的信息技术技能，实现档案的信息化管理。这就要求档案管理人员具有爱岗敬业的岗位意识，提高服务觉悟，强化自身的职业道德素养，在工作中做到以法治档，积极参加岗位业务培训，提升业务能力。

3 结语

要做好水利工程档案资料管理工作，就必须建立符合工程建设实际的档案资料管理体制，档案管理人员需要提高思想认识，更新观念，促进档案管理的规范、高效，勇于创新，促进档案管理事业的健康发展。

参考文献

[1] 李中波.浅谈怎样做好水利工程档案管理工作[J].科技与企业，2013（7）：49.

[2] 高建伟.对水利工程档案管理工作的一些认识[J].中国新技术新产品，2016（12）.