探讨文书档案管理信息的电子化应用

周小荣

摘 要：作为我国档案工作的一个重要组成部分，文书档案管理工作在我国的很多行业中都有着非常广泛的应用。最显著的是在我国的行政领域中，例如，机关事业单位，各种社会团体，国有企业等，上述行政单位在日常的行政工作进行的过程中都会涉及到文书档案的管理工作。文书档案管理工作是在行政工作的文书工作逐渐的转化而来，是一种较为常见的工作称谓。本文主要针对文书档案管理的信息电子化具体应用的问题进行详细的阐述以及分析，希望通过本文的阐述以及分析，能够有效的提升我国行政工作进行的过程中文书档案管理的工作效率以及工作质量，同时也为我国的行政工作的管理工作的创新以及改革贡献力量。

关键词：文书档案管理 信息电子化 优点 缺点 应用

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）01（b）-0027-02

在我国的社会发展的历程当中，有很大的一部分发展史能够从我国行政单位的文书档案中进行索取和查阅。文书档案能够通过客观的记录来表达历史的实际历程，能够最真实的反应出某一个阶段的主要领导对于社会发展的重要决策；同时，还会针对部门的实际建设以及社会问题的研究等成果以及相应的过程进行详细的记录。因此，在我国的行政工作进行的过程中，文书档案是一种客观的存在，正是由于文书档案的客观性非常强，因此，在文书档案工作进行的过程中，文书档案的管理工作显得至关重要。我国在机关行政工作进行的过程中已经针对文书档案的管理工作有了非常丰富的管理经验。我国传统形式上的行政文书档案管理工作主要是采用人工查询或者是人工登记的方式来对文书档案的相关内容进行整理、立卷、查询、统计，这种传统形式上的行政文书档案管理工作虽然在一段时间内有助于我国行政工作的正常开展，但是随着时间的推移，以及我国行政管理工作的发展和创新，传统形式上的文书档案管理工作已经逐渐的显现出了其滞后性，越来越多的暴露了传统文书档案管理工作的弊端和缺陷。根据对比情况，传统形式上的文书档案管理工作主要存在4个缺陷问题，首先是传统形式的文书档案管理工作在档案查询的过程中耗费的时间较长；其次是传统形式上的文书档案管理工作在档案登记管理的过程中程序较为繁琐；再次是传统形式上的文书档案管理工作工作效率非常低下；最后是传统形式上的文书档案管理工作不具备安全性，很多的档案不便于管理，因此，耗费的劳动强度较大。上述的4种缺点同我国行政单位大力倡导的自动化行政工作办公背道而驰。尤其是我国信息化不断发展和应用的今天，传统形式上的文书档案管理工作更加的突兀，人们越来越多的采用网络来进行工作和办公，目前，很多的行政管理工作都可以通过网络进行处理和查阅监督。因此，我国的文书档案管理工作也需要进行相应的改革和发展。目前，我国的电子化文书档案管理工作已经在进行推广和应用的过程中，在应用和推广的过程中，能够有效的提升文书档案管理的工作效率，同时还能够在很大程度上解放工作人员的工作强度，起到了精简机构的作用，同时在文书档案管理查询的过程中，还能够提供完整并且准确的文书档案信息，最大限度地适应了行政工作的发展，同时也满足了行政工作的发展需求。

1 行政工作进行的过程中电子化文书档案管理工作的具体优点

1.1 电子化文书 档案管理工作应用方便，同时信息检索非常便捷

目前在行政工作管理的过程中，文书档案管理工作在信息电子化的渗入下，工作载体有了非常大的改变，越来越多的文书档案管理借助于光盘或者是磁盘等形式来存储文书档案信息和内容。之所以电子化的文书档案管理工作越来越多的被应用，主要是有电子化的工作效率非常高，工作速度也会大幅度的提升，能够通过计算机来处理各种档案信息和数据。这是电子化文书档案管理的最大优点所在。相比较于传统形式上的文书档案管理，在效率上以及完整性以及准确性上都有着非常大的提升和发展，最大限度上解放了人力，在档案信息查阅的时候非常便捷，同时在检索档案相关信息的过程中非常的快和便捷，在检索时间问题上就有了大幅度的缩短，因此，文书档案管理工作效率的提升能够在一定程度上提升行政工作的管理效率，更加的优化行政管理工作。

1.2 电子化文书档案管理工作在档案保管时相较于传统形式上的文案档案管理较为容易

相较于管理载体为纸质的方式，电子化形式的文书档案管理在管理的过程中更加的容易并且便捷。目前在行政管理工作进行的过程中电子档案在制作材料上应用的是高科技制作材料，不仅仅能够避免潮湿以及蛀虫，同时更加的环保，能够有效的延长文书档案的管理寿命。由于应用了电子化的文书档案管理，能够有效的处理好由于高温或者是高湿度造成的文书档案纸张的腐蚀或者是氧化的问题。电子档案最主要的存储形式有光碟或者是存储硬盘灯，这些管理载体的特点就是操作简单同时占据空间较小。在文书档案管理的过程中并不需要针对管理工作本身投入大量的物力以及人力，因此，相较于传统形式上的文书档案管理，电子化应用下的文书档案管理更加的便于保存，同时节省资源，在稳定性上也非常有优势。

1.3 电子化文书档案管理工作能够有效的实现电子传输，最大限度地实现档案信息以及内容共享

在传统形式上的文书档案管理中，由于管理载体的缘由，文书档案并不能够进行有效的共享以及进行交流，因此，传统形式上的文书档案管理大多存在闲置的状况，不利于发挥出文书档案的作用和管理效果，这样就在一个方面造成了严重的浪费。随着电子化文书档案管理的不断应用，能够借助于网络技术实现档案内容的有效共享以及沟通交流，这样非常迎合目前较快的工作节奏。同一电子化文书档案管理工作能够最大限度地提升档案的传输安全性。

2 行政工作进行的过程中电子化文书档案管理工作的具体缺点

首先，电子化的文书档案管理的内容不能够保障其真实性。其次，电子化的文书档案管理由于电子网络的大范围应用，其安全性是一个较大的管理隐患。再次，电子化的文书档案管理由于涉及到非常多的电子网络知识，因此，对于相关的管理工作人员的要求较高。最后，电子化文书档案管理工作面临着电子档案的相互兼容困惑。

3 针对电子化文书档案管理工作的现有状况的具体改进以及应对措施

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现檔案管理信息化。因此，为了有效的改变和发展行政管理中的文书档案管理工作，我们要针对安全的问题以及工作人员的素质问题进行针对性的发展和创新。

参考文献

[1] 张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（1）：21-22.

[2] 殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理，2006（4）：78-79.

[3] 张桂珍.关于人事档案工作改革的设想[J].河北科技图苑，1998（1）：10-11.

[4] 赵思媛.浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].沿海企业与科技，2010（12）：65-66.

[5] 冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情（教育经济研究），2008（6）：45-46.