信息技术在大学生创新创业训练计划项目管理中的应用

2018-06-05章刘成陈寅平尤婷婷

实验技术与管理 2018年5期

章刘成, 陈寅平, 尹龙, 尤婷婷

(哈尔滨商业大学经管综合实践中心, 黑龙江哈尔滨 150028)

教育部于2007年开始实施“大学生创新创业训练计划”(简称“国创计划”),即以面向大学生立项的形式,资助在校大学生开展研究性学习和创新性实验,开展创业计划设计、企业运作可行性研究、模拟企业运行和真实创业等实践活动[1]。项目实施以来,全国共有730多所高校的25万余名大学生参加,覆盖理、工、农、医、文、法等12个学科门类,成为高等学校本科教学质量与教学改革工程中覆盖面最广、影响最大的项目[2-4]。2012年,我校通过教育部遴选,成为黑龙江省首批实施国家级大学生创新创业训练计划项目的省属高校。

1 问题的提出

截至目前,我校共完成国家级立项175项、省级266项、校级573项。学校平均每年自筹资金开展大约120项左右的校级项目,对“国创计划”的重视和支持力度,我校立项规模位居全省高校前列。“国创计划”基本覆盖全校各学科、各专业的学生。年均参与学生在900人左右,约占大二、大三年级学生的7.5%。2012—2017年,全校累计11 000多名学生,1 350多个项目参与申报。累计聘请校内外网络评审专家、现场评审专家350多人次,“国创计划”成为学生创新创业的重要实践平台。通过多年的项目运行和管理,发现了以下问题[5-9]。

“国创计划”申报项目和人员设汲范围广、项目质量参差不起、不易筛选;专家邀约难度大、协调工作繁琐;受时间、空间制约,师生交流有限;项目审核、答辩、立项,公正性难以掌控;项目进度管控难度大,无法按时保质完成项目;如何合理支配项目经费,经费管理难度大;项目时间跨度大、程序复杂,无法有效控制进度及时间安排;项目内容覆盖领域广、数量大,汇总统计难度大;纸质材料长期保存不易,参考查询困难等。

作为“国创计划”的管理部门,我校竭诚为学生和指导教师服务,通过有效的管理使每一个有价值、有意义的项目顺利开展下去,使更多的学生有机会参与进来,激励学生的创新思维和创新意识,打造创新文化,培育学生的创业意识和创业技能,进而全面提髙教学质量[10]。为有效解决以上问题,适应大学生创新创业训练计划管理工作的需要,2012年,我校开始创新管理手段、探索建立高效的创新创业训练项目过程管理机制、运用信息技术设计开发了“哈尔滨商业大学大学生创新创业训练计划智能管理系统”并于2013年投入使用和运行。

2 “国创计划”项目智能管理系统结构及功能

管理系统功能贯穿于“国创计划”的全部流程,包括项目申报、评审、立项发布、项目合同、进展记录、中期报告、结题报告、成果跟踪及项目的经费管理、项目实施过程中学生与指导教师互动交流,以及院系级专家分类评审。系统数据自动汇总和统计查询,项目进度能实施监控,真正实现了项目管理全程的无纸化、网络化和信息化[11]。管理系统结构如图1所示。

图1 “国创计划”项目智能管理系统结构

2.1 项目申报、评审的信息化管理

(1) 申报管理。保证项目申报通知发放的及时、准确。一方面,教学实验设备管理中心根据教育部、省教育厅文件制定通知并发布到学院、学工办、团委等各个部门,做到信息发布的快速、准确、落实到人,并充分调动教师和学生的积极性,以班级为单位大力宣传,为项目申报、遴选做准备。另一方面,在大学生创新创业计划项目管理网站第一时间发布申报通知,学生和教师可以通过网站获取相应的信息。

根据我校项目管理办法的相关规定,采取“3+2”的申报管理方式,即项目申报实行院级、校级、省级3级申报,学生在先行申报院级项目的基础上,经过学院专家组评审,学院推荐出校级项目,再经过学校专家组评审,学校拟推荐出省级、国家级项目。对于推荐的校级项目,我校实行二级管理,由教学实验设备管理中心和学院共同管理项目,结合实验室开放、学生竞赛、本科毕业论文等实践环节,优化管理。利用大学生创新创业计划项目管理系统,优化申报过程,实现申报过程的无纸化,学生在系统中填写申报材料,院级和校级专家在系统中完成项目的评定工作。

(2) 评审管理。我校“国创计划”的评审流程为学生网上申报、学院初评、学校匿名评审、学校会议答辩评审,确保“公正、公平、公开”评选出高质量的项目。评审依据为以重点学科、品牌专业、特色专业、战略专业为重点,逐步覆盖到各个专业的思路进行评选工作。通过这些措施,争取在短时间内让大部分在校生都能得到项目研究的锻炼。通过几年的积累,在管理系统中建立专家库,通过系统随机抽取专家实现项目的匿名评审,保证了项目评选的公平、公正性。

(3) 项目来源的管理。目前我校项目的来源主要包括:依据本专业的办学特色拟定的研究性课题,各精品(优秀)课程建设团队结合课程教学模式改革需要拟定的体现研究性、创新性的科研课题,各实验教学中心公布的研究课题,学生个人或团队根据研究专长独立选择的课题,依托学生自主管理实验室、学生创新工作室、学生专业社团的模拟商业运作、社会调研项目和其他有价值的研究与实践项目等。通过信息化管理系统对项目进行分类管理,避免项目内容的重复,确保新申请项目的创新性。

(4) 多向选择的实现。通过信息化管理系统实现学生、导师的多向选择。即先由学院对指导教师和学生的资质进行审查,指导教师和学生根据研究课题和项目进行双向选择。专家组再根据师生的双向选择结果对项目进行评审和论证,最后由通过面试的负责人组建学生研究团队。项目负责人、成员及导师进行多向选择,优化组合研究团队。

2.2 项目过程管理

(1) 开题管理。系统将利用CNKI的查重检测系统对所有项目的开题报告进行查重,组织专家对项目研究的各个环节进行预期指导,对可能出现的问题及时纠正。组织专家对项目研究过程描述、经费预算、成员分工等方面进行详细指导,对需要更换成员、负责人或指导教师的项目商议后及时更换,以确保项目研究的顺利进行。

(2) 中期检查。项目研究时间过半,项目负责人可以在系统内直接提交中期检查报告,内容包括任务完成情况、困难和问题、下一步工作计划等。管理部门将组织中期检查,并提出改进建议。项目运行过程中因各种原因出现的项目参与人员变动、更换题目及内容等情况,需要项目负责人先在系统内填写相应的变更书面申请,指导教师审核通过后,等待学院和管理部门的审批。项目执行期内,项目组因无法克服原因终止项目研究,项目负责人可在系统内直接提交申请,指导教师审核通过后,等待管理人员的审核通过。被替换的学生和未完成项目的指导教师将在系统内被标记,不能参与下一年度的项目申报。

(3) 结题。项目完成后,项目组应在系统内完成大学生创新创业训练项目综合研究报告,并附上研究记录等相关材料和研究成果、实物等,管理部门组织专家进行结题验收。当项目提供的验收材料与数据不完整、不真实、无故未完成预期成果、擅自更改项目研究目标和内容时,项目验收将不合格。验收未通过的项目成员和指导教师将会在系统内被标记,2年内不得再次申报大学生创新创业训练计划项目。

2.3 项目的辅助、督促和监督环节的信息化管理

(1) 辅助环节管理。通过系统提供有关“国创计划”的线上培训与讲座,学生可根据自己的需要获取相应的帮助内容[12]。系统还提供了实验室开放平台的链接,放宽了实验室开放和实验设备借出条件等措施,以便辅助项目研究顺利开展[13]。

(2) 督促环节。系统根据项目任务书,结合项目的进度情况,进行人性化消息提示,保证项目完成,促使项目组成员根据项目的研究内容、进度安排及成员分工情况,按时完成各环节的任务。

(3) 监督环节。项目组成员可以在管理系统内提交工作日志、小组会议记录、导师指导记录、调研记录等材料。管理部门依此审核项目进度的合理性、经费使用的合理性及阶段性成果的可评价性等。

2.4 项目经费的信息化管理

经费管理采用“项目负责人、导师和院长审核、管理部门审批”的经费报账流程,即项目负责人严格按照“经费管理办法”的相关要求填写报销单后,由指导教师、院长分别审核无误后,管理部门进行审批,合格后方可到财务部门进行经费报账。在这一过程中,项目负责人可以直接在管理系统上填写支出类别、支出金额、支出项目等信息,指导教师和学院领导进行网上审核签字,学生便可以根据系统生成的报销序列号,下载打印报销单。通过信息化管理简化了报销流程,方便了师生。同时也对经费支出进行了实时统计,方便管理部门使用。

3 “国创计划”项目信息化管理的成效

截至2017年底,项目运行良好、成果丰硕,其中869项通过了结题验收,研究成果在省级以上学术期刊发表论文1 000多篇,其中包括核心期刊33篇、申请专利30余项(其中发明专利2项)、完成商业计划书324份、研究报告499份、完成设计作品26项。通过验收项目材料的组织、学术论文和研究报告的撰写以及商业计划书设计等,学生的写作能力、科学方法运用能力及创新思维培养都得到极大提升。

“国创计划”项目实现了全过程信息化管理,项目指导教师、项目学生和学校管理机构实现了实时对接,信息传送、经费管理及成果展示等实现了网络化,提高了工作效率和项目管理质量。“国创计划”成为学生成就创新、创业梦想的重要支撑[14]。通过管理信息系统智能交互,学生在项目进程中与指导教师、学院专家进行实时交流沟通,许多项目已经成为学生展现创业梦想最直接、最有效的途径之一。在与学生座谈时,学生说在创新创业实践过程中真实感受到创新、创业的艰辛与喜悦,在创新研究中展现自己的才华,在创业训练中实现自己的梦想,受益良多。也有一些学生参与创新创业训练项目的研究感觉负担重、责任大,但是从中体会到了很多,最大的感悟是认识到团队精神的重要。“国创计划”给了学生一个近距离接触自主创新创业的机会,为学生提供了施展和锻炼能力的舞台。

4 结语

通过智能管理系统的开发和实践,实现了对整个项目全程监控、确保高效高质完成项目管理工作,实现了人性化的信息提示交流，确保了工作任务及时完成,实现了日志功能、监督学生的项目完成进度,实现专家远程评阅、网络匿名评审、网上答辩,实现经费的预算及支出控制,实现了结果自动汇总和查询等功能,从而为保证我校国家级、省级、校级项目的实施和管理更加有序、科学和高效,为创新人才培养模式、建立高效的创新创业训练计划项目管理机制做出有益探索和实践。

参考文献(References)

[1] 教育部.关于做好“本科教学工程”国家级大学生创新创业训练计划实施工作的通知:教高函[2012]5号[Z].2012.

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[10] 郭莉,王菡,王栩楠.探索“大学生创新创业训练计划”的管理模式[J].现代教育技术，2012(6):26-29.

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