档案归档存在的问题及改进措施

于淑春

【摘要】随着我国经济的不断发展，各个企业为了在激烈的市场竞争中取得长足的发展，必须要做好自身的管理工作，各个企业之间的竞争归根结底就是人才的竞争，因此为了做好人事管理，我国企业必须要做好人事制度改革工作，建筑适合企业经营的档案管理机制。此外，加强企业档案管理工作不仅是企业发展与经济建设的需要，同时也是档案管理部分急需解决的问题。企业经营者应该重视档案管理工作，并且制定合理的档案管理制度，并且落到实处，做好企业档案管理工作。

【关键词】档案归档 国企 问题及措施

当前经济发展不断加快，科技的发展也不断取得突破，企业之间的竞争体现在人才的竞争、技术的竞争、设备的竞争、产品的竞争等多方面，对于一个企业而言人才与资金固然重要，但是企业的档案却是更加重要的组成部分，企业的档案不仅体现了其过去的发展，同时对于未来发展也具有导向作用。档案的收集属于档案工作的基础，但是档案的归档管理更为重要，本文针对档案归档过程中存在的问题进行简要分析，并且提出相关解决措施。

1 企业人事档案管理的目前存在问题

1.1 档案管理混乱，归档不规范

当前尽管部分企业已经意识到档案归档管理的重要性，并且也制定了一些详尽的制度，但是在具体落实的时候却没有实现其本意，很多制度都是形于表面，而没有严格的落到实处，因此档案管理制度很多情况下都是一纸空文。对于部分企业而言，有时候在进行档案管理时会存在严重的拉关系情况，有时候部门碍于情面在人员招聘时对兼职的档案员并没有严格进行，很多兼职人员都是凭关系上位，他们对于档案管理的专业知识知之甚少，所以导致档案管理混乱，档案归档也不规范，有时候本应该按时归档的材料一拖再拖，长时间没有归档，最终导致遗失，有时候重要的档案對于企业而言是不可估量的损失。总之，由于档案管理的混乱，所以归档不规范的情况时有发生，很多时候由于档案没有及时归档会发生丢失的现象，这对于企业的未来发展而言是严重的损失。

1.2 思想上重视程度较低

无论做什么事情只有思想上重视才能够具体的落到实处，目前对于企业档案归档管理而言，管理人员的重视程度较低，很多经办人员的归档意识都比较淡薄，所以档案延期归档，甚至丢失的现象时有发生。一些经办人员为了自己工作的方便，在借阅档案之后就会留作自己使用，而不归档，甚至一些经办人员认为档案室收集档案并没有作用，反而是放在自己手中档案会发挥作用。目前，随着科技的进步，档案已经不再只是限制于纸质，电子档案更加常用，很多时候电子文件的纸质版归档了，但是电子文件却没有归档，有些重要的文件由于被相关的单位收取而不能够及时归档备份。上述情况都反映了由于经办人员思想上的忽视而导致档案归档不能够顺利进行，归档工作的重要性和必要性没有被重视。只有从思想上重视档案归档工作，才能够将档案管理工作严格落实。

1.3 手工劳动强度大

企业的人事档案管理工作是一项复杂繁琐的工作，同时也是一项艰巨的任务，一个企业每年都会形成大量的工资台账、干部任免表、劳动合同等各种档案材料，因此如果进行手工管理劳动强度时非常大的。随着信息技术的不断发展，计算机已经代替了传统的手工操作档案归档管理，并且在企业人力资源管理过程中，数据库的作用发挥了强大的优势，如今前期做好数据的录入以及表格设计工作，则后期就可以实现批量处理，操作简单。尽管如此，但是计算机管理档案的技术仍然没有完全成熟，很多时候都需要人工参与，不仅降低了工作效率，同时工作的质量也会受到影响。

2 完善档案管理工作的措施

2.1 建立企业档案归档制度

企业的档案归档管理是一项复杂的工作，并不是像表面那么简单，企业包含的档案也分为多个种类，例如：基建档案、科研档案、实物档案等，如今伴随着信息技术的不断发展进步，电子档案更加常见，企业档案管理部门应该根据档案种类的不同规定每种档案的归档范围和归档时间，并且在归档时应该做好检查工作，档案管理部门应该明确工作人员的工作职责，每一项归档工作都应该落到实处。此外，为了促进企业的发展，档案管理部门应该将归档要求设置为各个部门的工作职责，并且作为考核的标准。对于那些忽视归档制度不按时归档的行为和部门应该严加处理，建立完善的企业档案归档制度，并且严格落到实处。

2.2 加强归档工作的监督

档案归档应该每隔一段时间进行评价，一般可以选在年初企业明确归档的范围与要求，并且对于归档时间和归档的程序做好管理，将具体的事项层层落实。之后在年底的时候对归档工作进行统计，以及总结，对那些在归档工作中表现优秀的部门和工作人员给予适当的表扬和相应的经济奖励，而对于那些忽视监督管理以及归档制度的相关人员要严格进行处分。另外对于监督人员应该本着公平公正的态度，如果发现监督人员存在不公平的处理方式应该严惩，在归档的过程中应该对每一份文件都进行认真的检查，对于没有按时归档的文件应该了解其原因，避免归档错误，或者是遗漏归档的情况发生。

2.3 提高管理人员素质

档案归档管理工作目前是离不开工作人员的，因此为了避免人为主观因素的影响，应该提高档案管理人员的专业素质，企业可以采用培训的方式，提高他们的档案管理专业技能水平，并且给他们普及档案管理理论，同时档案管理工作涉及到企业的各个方面，因此管理人员应该对企业的生产、经营等过程都熟知，只有这样才能够做好档案材料的收集与管理工作。另外，对于一些条件允许的企业应该选用专业的档案管理人员，并且定期组织管理人员进行知识培训，在培训之后还应该进行考核，主要目的就是提高档案管理人员的专业水平，并且保持他们的知识都不断被更新，企业的档案管理工作逐渐走向标准化和规范化。

3 结语

对于一个企业而言档案不仅是其发展历史的记录，同时也是企业未来发展决策的重要参考，另外当前市场竞争日趋激烈，企业想要取得长足的发展就必须要做好人事管理工作，归根结底重视档案归档工作是重要的。针对当前存在的档案管理混乱，归档不规范，企业在思想上重视程度较低，手工劳动强度大等问题，应该建立企业档案归档制度，并且加强归档的监督工作，提高管理人员的专业素质，更好的为企业各项活动服务，充分发挥企业档案的作用。

参考文献：

[1]李文超.关于档案归档存在的问题及措施[J].中国科技投资，2017，（33）.

[2]国家档案局.企业档案工作规范[S].2009.