事业单位档案信息化管理探析

车明懿 李丽茹 罗为民

【摘要】档案作为事业单位信息记录的重要栽体，在事业单位管理中有着重要作用。信息化技术的发展推动着档案信息化管理的发展、完善。本文从档案信息化管理的概述出发，阐述了实施档案信息化管理的意义，分析了事业单位档案信息化建设过程中存在的问题，进而总结了提升事业单位档案信息化管理水平的策略。

【关键词】事业单位 档案管理 信息化

一、档案信息化管理的概述

档案管理从传统的管理模式转化为现代信息化技术管理模式的过程称之为档案的信息化管理。档案资料通过档案的信息化管理，可以实现资源共享，有利于档案资料的存储、整理和查询工作的顺利进行，提高了档案的利用率。档案信息化管理主要是通过信息化技术把纸质等文件传输到网络，再进行统一的管理，这样可以减少档案管理工作人员的工作强度，推动了档案管理工作的快速发展。

二、实施档案信息化管理的意义

（一）提高档案管理人员的工作效率

首先，我国传统的档案管理主要依赖于人的手工操作，工作人员要把档案信息进行手工归档、整理，并且在需要查找某项文档时，也要工作人员耗费大量的人力、时间来查找，导致工作效率低下，有时还会出现找不到的“死档案”现象。而在实行档案的信息化管理后，档案管理工作人员在对档案进行录入时，要分门别类地进行分类、提取、分析、加工来建立规范的档案信息管理模式，这也是对档案管理结构的优化；同时大大地提高了档案管理人员的工作效率，提高了档案信息的检索速度。

（二）增强档案信息保存的稳定性

传统的档案信息载体是纸张，纸张的保存容易受到外部环境的影响而受损，比如，温度和湿度超过一定的范围，纸质档案信息就容易受到损坏。而电子档案的空间就有着诸多优势，比如存储容量大、查询方便快捷，可以将电子档案多次备份，可以避免环境的改变对档案信息管理的不利影响。因此，档案信息化管理可以最大限度地避免档案信息的遗失，增强档案信息保存的稳定性。

（三）加强档案信息的交流与共享

在传统手工档案管理过程中，由于管理技术的落后，许多档案信息被闲置，造成档案信息的可利用率很低。而信息化管理技术的介入使得任何一个参与者，都可以通过强大的互联网技术，在数据库中快捷的找到所需要的电子档案，这實现了档案信息的高效管理和资源共享。

三、事业单位档案信息化管理过程中存在的问题

（一）管理层对档案信息化工作重视程度不足

我国事业单位档案管理信息化建设的进程已经在有条不紊地进行了，并且也取得了一定的成绩，但其中仍然存在发展空白，影响着档案信息化管理的发展、成熟，这其中一个显著的原因是部分管理层不够重视档案信息化管理的发展。他们没有意识到档案信息化管理对个人、单位和社会的重要意义，因此对档案信息化建设理念也并未成熟，不明确档案信息化建设的根本要求、总体目标，缺乏创新意识，这会导致政策、经费、人员、设备等各个方面对信息化建设的投入不足，从而阻碍了档案信息化管理的稳妥、快速发展，使部分事业单位的档案信息化建设持续停留在初级阶段。

（二）缺乏高水平的档案管理人才

任何领域的竞争最终都会回归到人才的竞争，档案信息化建设也不例外。拥有熟练掌握档案管理知识和信息化技术的双向人才对事业单位档案信息化建设的发展至关重要。而目前我国事业单位普遍存在着档案管理人员业务水平不均衡、信息化技术掌握不足的现象，比如部分档案室的档案管理人员不是专职档案员，不能全力以赴地投入档案工作；另外部分档案管理人员的信息化技术欠缺，不能熟练处理电子档案的收集、保存、维护工作；导致丰富的档案资源不能被充分挖掘和利用，这严重影响了档案信息化建设的发展速度。

（三）档案信息化管理中存在安全隐患

信息化技术在档案管理工作中的应用为档案利用提供了高效、快捷的方式，但同时也给档案管理带来了安全隐患。首先，部分档案管理人员的安全意识比较淡薄，对于网络安全没有防范意识，所以在档案管理工作中没有采取必要的安全防范措施，以至于丢失数据和泄密的现象时有发生。另外，计算机网络中的病毒是当今世界很难应对的一件事，它严重威胁着网络的安全性，在这种不够安全的网络环境中，档案信息比较容易受到窃取和篡改，这种档案管理工作中的安全隐患不利于档案信息化管理的正常运行。

四、提升事业单位档案信息化管理水平的策略

（一）提高管理层对档案信息化管理工作的重视

对于事业单位管理的长远发展来说，高效的档案管理不可或缺，而档案的信息化建设是实现档案管理高效化的必然之路。因此，首先要改变管理层的思想观念，提高思想意识。事业单位档案管理的发展要跟随时代的步伐，摈弃旧体制，要明确档案的信息化管理在事业单位管理中的重要性，积极推进档案的信息化建设。其次，在具体实施过程中，管理层要将档案信息化建设列入事业单位管理发展的重要规划中，要加大人力、物力、财力的投入，全力推进档案信息化建设的发展。最后，管理层要有创新发展理念，及时了解档案信息化发展的最新技术，不断引进与更新信息化技术来完善档案信息化建设工作，同时不断培养员工的档案意识和信息意识，形成档案信息化建设的长效机制。

（二）建立一支高素质的档案管理队伍

档案信息化建设要想高效、持续的发展，就必须拥有高素质的档案管理人才。因此，如何建立一支高素质的档案管理队伍是档案信息化过程中亟待解决的问题。

首先，在档案管理的工作人员引进时，要注重把思想积极、专业水平高和工作能力强的人员挑选出来。其次，在事业单位人才培训计划中，要纳入档案管理人员的培训，主要从以下两个方面来提高档案管理人员的综合素质：第一，加强档案管理人员的思想政治学习，由于档案信息的安全性和保密性的需求，在培训时，必须加强安全意识的培训，指导档案管理人员做好档案信息系统的安全维护工作；第二，要加强对档案管理人员的档案管理专业知识和信息化技术的持续培训，确保档案管理人员不断完善和更新知识技术结构，更好地为档案信息化建设服务。最后，对档案管理人员制定切实可行的考核制度，建立激励机制，从思想政治素质、专业技术水平、职业道德等方面进行定期考核，提高档案管理人员的工作积极性和责任意识。（三）建立事业单位档案信息化安全保障体系

档案管理的一个重要原则就是安全，而当信息技术引入档案管理工作中后，更要注重档案信息的安全性，防止档案信息泄露，对单位和个人造成不利影响。因此，事业单位应结合自身特点，建立档案信息化安全保障体系。

首先，加强档案管理人员的安全意识，档案管理人员必须明白档案馆与图书馆有着根本不同，图书信息基本都是面向大众的，而档案信息对安全保密有严格要求，部分档案信息是需要控制使用的，所以档案管理人员要严防因为人为因素而导致泄密事件的发生。其次，要加强网络安全技术的研究开发和应用，确保档案信息的安全性，比如，为了避免档案信息系统遭到入侵，要对档案信息网络安装防火墙和杀毒软件；另外对档案管理网络要实时监控，并制定严密的措施，防范黑客攻击；同时档案管理人员要加强网络安全知识的学习，充分认识和了解各种网络病毒，掌握应对病毒的方法和技术。再次，为了避免信息泄露，要制定嚴密的电子文件安全管理机制，完善电子文件的登录管理、流传跟踪工作。最后，由于网络信息系统自身可能会出现故障以及系统外部的各种因素干扰，使得档案信息极易遭受损坏和流失，所以在档案信息安全管理工作中，做好数据备份非常重要。

五、小结

档案信息化建设是一项长期而艰巨的任务。因此，事业单位的管理层必须要做好档案信息化建设的积极规划和科学指导，保证档案信息化建设的正常运行，最大限度地发挥档案管理在事业单位发展中的积极作用。同时，纵观国外档案管理发展现状，在西方许多发达国家，档案馆都已经采用了微缩和激光技术，还开发了许多先进的档案管理自动化系统；我国的档案管理工作存在很大的发展空间。因此，事业单位在增强自身档案管理信息化建设的同时，要积极学习国外的先进经验，加快档案信息化建设的步伐。

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