论基层企事业单位的档案管理

卢苇

【摘要】档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。当前，有一部分人在对档案管理工作的认识上存在误区，认为档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。但恰恰相反，现今最真实的情况是：档案管理工作在我国企事业单位的建设、管理、发展中起着无法替代的，至关重要的作用。

【关键词】档案管理 规范 依法治档

一、档案管理的丰富内涵

做好档案管理工作是企事业单位健康发展的需要，档案管理工作是企事业单位管理工作的一部分。其中新闻单位的工作尤为明显，新闻单位工作性质政治性强，社会民生等涉及面广，这就对历年来档案工作的质量、存档数量等要求严格。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要标尺。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的业绩和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为管理人员及时了解单位的整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企事业单位的经营成果，为新闻单位的创新与发展奠定坚实的基础。

档案管理系统是整个企事业单位文献信息系统的组成部分之一，在构成整个单位的科学能力中占有重要地位，成为单位信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

二、档案管理存在的误区

随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些单位的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，有没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案工作在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作的重要性宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个单位系统。不利于形成关心，重视档案管理工作的氛围，整个企事业单位的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍。

三、档案管理工作的必经之路

（1）依法治档，建章立制

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形式对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使档案管理工作与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理规章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

（2）档案信息电子化趋势

随着网络科技的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战。只有实现檔案管理同现代科技的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

（3）档案的合理有效利用

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的社会化服务作用，为实现建设小康社会的目标服务。

档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的、不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案工作人员除了在档收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，研发较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整的提供，满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案的损坏。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

四、结论

综上所述，只有正确认识档案管理的重要性，才能全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济快速的发展，各行各业的振兴提供优质、高效的档案服务。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。