现代办公技术对档案管理的影响

秦军

【摘要】随着信息技术的不断发展，办公自动化已经成为档案管理工作的常态，文件逐步由纸质变为电子文件，这给传统的档案管理带来了许多挑战。传统的档案管理是由纸质文件为主的档案管理，档案管理耗时巨大并且容易出现差错，而现代办公技术的应用使得档案管理工作依托计算机进行展开，档案管理的时效性与准确性都有所提升。基于此，笔者将结合档案工作的管理实际，谈一谈现代办公技术对档案管理工作的影响及对策。

【关键词】现代办公技术 档案管理 影响 对策

一、引言

现代办公技术下的档案管理工作是指，依托计算机及计算机系统的档案管理工作。现代办公技术在档案管理工作中的应用其基础在与档案的无纸化与电子化。电子文件相较于纸质文件有以下的特点：首先，电子文件需要借助一定的现代办公设备进行读取；其次，电子文件町以在计算机等其他电子设备上进行传输与分亨；最后，对于电子文件的管理不需要有场地的要求，但是计算机设备对环境的要求较高。分析现代办公技术对档案管理工作的影响需要建立在对电子文件的理解上进行。

二、现代办公技术对档案管理工作的影响

第一，电子文件易于修改，难以追踪修改痕迹。由于在现代办公技术下的档案都是电子化的文件，电子文件的篡改和伪造就成为档案管理工作人员不得不关注的问题。电子文件相较于纸质的文件，文件极易被人文修改，虽然当前已经具备先进的技术防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依旧存在，文件保管事故也时常发生。此外，电子文件修改后极难识别修改的痕迹，虽然当前档案管理工作中应用了许多先进的档案修改识别技术，但是仍旧不能保证百分之百的追踪。电子文件易于修改且难以追踪修改痕迹的特性对档案管理工作的安全管理提出新的要求。

第二，现代办公技术更新换代较快。现代办公技术是依托计算机系统及网络开展的，而现代电子计算机软件的更新换代是较快的，这要求电子文件必须不断改变格式适应新的技术。这种更新换代表现在两个方面：一方面，汁算机硬件更新较快，使用年限较短。在存储电子文件时，通常将电子文件存储在瓷盘中，而电脑的磁盘寿命是有限的，通常说，磁盘的寿命是4年左右，这要求计算机进行定期的检修，更换磁盘。另一方面，计算机管理软件更更新较快。在使用电子软件进行档案管理后，软件不会是一成不变的，软件会适应档案管理工作的开展进行系统的升级与换代。在硬件与软件的快速更新下，档案的损坏与丢失成为档案管理工作中的难题，这要求档案管理工作做到完整和准确。

第三，电子化文件原件难以界定。由于电子文件的制作与传播是无实物化的，这就导致电子文件与纸质文件相比难以界定文件的原件。纸质的文件乐意通过文件的复印程度辨别是否是原件，而电子文件由于可以在计算机上显示，许多人都可以使用移动设备拷贝文件，不管主体是谁，在何处拷贝，何时拷贝，他们获得的文件都是与原件一般无二的文件。电子文件原件难以界定的特性，要求在档案管理工作的开展中做到精确。

三、现代办公技术下档案管理工作开展的对策

第一，做好电子文件的归档及保存工作。针对电子文件的以上特性，现代办公技术下的档案管理工作应当注重对档案的归档及保存工作。首先，档案管理人员需要加强对档案的记录和查证工作，避免档案在管理的过程出现被篡改和丢失的现象，保证档案的完整；其次，档案管理人员需要做好原件区别工作，保护原始文档的原始信息，对于文件通过技术处理保障文件安全。例如，将归档文件的属性设置为“只读”，文件只可以被读取却不能轻易被改写；最后，档案管理人员需要确保档案的安全，做好保存工作。档案管理人员需要保障放计算机的机房达到标准的温度及湿度，确保计算机硬件与软件的不损坏，不影响硬件的运行与工作。此外，档案管理人员需要加强档案读取及传播授权制度的建设，保证文件的傳播及接触有迹可循，确保文件不被修改。

第二，电子文件与纸质文件进行双套管理。在当前机关单位的档案管理工作中，不少单位选择将纸质文件转化为电子文件进行保管，这样的保管方式虽然减轻了档案管理的工作量，但是对于档案管理工作的开展却是极为不利的。由于当前电子文件无法全面替代纸质文件，电子文件在管理制度建设、管理技术与方法上仍有待提升，全面的电子化将在日后的档案管理工作开展中埋下较大的隐患。针对这一现状，笔者认为在开展档案管理工作中应当采用电子文件与纸质文件同时进行的双套管理体系做到电子文件及纸质文件的一一对应，注意纸质文件的归档工作。这样做的目的是在电子文件遭到损坏及丢失时可以及时参考纸质文件进行恢复，不至于影响工作开展的进度。

第三，提高档案信息安全意识，加强档案管理工作人员培训。现代办公技术下的档案管理工作与传统档案管理工作有很大的区别，电子文件的管理过程中需要档案管理人员熟悉计算机及软件，可以熟练操作系统。由于大部分档案管理人员缺乏对现代档案管理技术的学习，大部分工作人员对于信息安全缺乏一定的意识，业务能力也较为生疏。笔者认为，部门应当加强对档案管理人员的业务培训l，只有组成高素质的工作队伍，档案管理工作才能有序展开。

四、结束语

综上所述，随着信息时代的到来，各个领域在工作方式和内容上都有了巨大的变化。档案管理工作作为信息管理层面的重要工作，更应该跟上现代办公技术的普及脚步，细化管理制度，提升档案管理认识，加强技术人员培养，为更好地开展档案管理工作打下坚实的基础！

参考文献：

[1]侯晋丽.浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作[J].办公室业务，2017，（01）.

[2]侯军.档案数字化建设问题探讨[J].中国成人教育，2008，（09）.