电子档案的特点及管理技巧

胡建楠

（围场满族蒙古族自治县林业局 河北 围场 068450）

电子档案，指的是以电脑为载体、由二维码数据组成的档案。随着科学技术的发展，电子档案的重性也越来越突出，现将电子档案管理的一些体会与作法总结如下：

1 电子档案的特点

1.1 电子档案占用空间小，存取速度快。这是由于电子档案的基本原理决定的，随着科技的发展，人类由结绳记事发展到纸张记事，再发展到光盘、U盘，档案占用的空间越来越小，存贮量越来越大，写电子档案的介质也由毛笔、钢笔、圆珠笔变成激光、电子信号，写的速度也由每分钟几个字变成几百上千甚至上亿个字。

1.2 电子档案的安全性差，随着网络的发展，存贮在电脑中的信息随时有被盗取的危险，很多有用的信息，在很短的时间内就有被非法分子盗取的可能。一些木马、病毒也成为电子档案不安全的因素，这些都需要引起使用电子档案、管理电子档案人员的高度关注。

1.3 电子档案更新速度快，由于社会信息化发展，全民上网以及全民参与网络更新，使得电子档案更新速度非常快，由于更新速度快，缺乏监管，也不乏一些垃圾信息。

2 电子档案管理中遇到的困难

2.1 信息量大。由于电子档案的特点，使得电子档案的信息量非常大，这样，对电子档案的安全检查就成了一定的问题，安全检查的内容包括病毒、木马以及其它一些影响社会安全的问题等等，因此，这些档案的检查也需要专业的软件进行管理，这些软件有搜索敏感字眼的功能如“毒品”、“贩卖”以及其它一些这个时段敏感的关键词，一旦这些关键词出现，马上弹出到电子档案人员的面前，供他们检查；同时要有专业的杀毒软件，一旦出现病毒的可疑代码，马上进行拦截，防止对安全的档案造成损害与流失，但即使这样，每年因为病毒与木马给人类造成的损失也达到相当的数量级，可见电子档案的管理难度之大。

2.2 容易被盗。电子档案能够进行复制，而且复制速度相当快，电子档案的这个特点，虽然可以使电子档案成为永远不消失的档案，但是也使得电子档案成为一大安全问题，一个小小的U盘或者一个小小的病毒，都可以使得电子档案被盗，因此，针对这个特点，电子档案必须进行加密处理，同时可以采用分段在不同地方进行存放的原则，这样，即使电子档案被盗，非法盗取者也得不到完整的信息；同时，关键的电脑要和网络隔离，防止给非法分子以可乘之机。

2.3 一些非法组织和个人的黑客对电子档案构成了一定程度的威胁。这是电子档案的管理最难的地方，他们精于黑客攻击与窃密，电子档案往往被他们盗于无形，一些关键的信息甚至平常百姓的电子档案信息被他们非法盗取，使得电子档案的安全问题成为全世界都非常头疼的一个问题，矛与盾之间，合法与非法之间的斗争永不停止，这是电子档案管理的难中之难。

3 电子档案管理的一些技巧

3.1 要经常进行电子档案的复制。由于档案经常更新，所以会出现不知道哪个档案是准确的档案，可以在一个文件夹中复制再粘贴，这样就形成一个重要的文字与表格的复件，然后保持这种状态，这样，原件与复件之间的时间是完全一致的，到任何时候，都可以看出这个档案是准确的，这可以防止找不到哪一个档案是最后准确完成的档案，而且这样做还有一个好处，如果再修改这个文件的时候，万一发现改错而且又存盘了，这样恢复不到原来的状态，可以利用复件恢复，这样可以使得工作人员的错误率大大降低，也减少了误删除与误操作的危险。

3.2 安装杀毒软件。为了防止被黑客与木马利用，要安装权威的专业杀毒软件，并且杀毒软件要及时更新病毒库，这样才能保证不被黑客利用，同时，要做到人走电关，下班以后，要及时关掉电脑，防止在下班期间电脑被黑客利用。

3.3 关键的电子档案要用光盘进行备份。光盘要放在清洁、空气温度低、阳光照不到地方，这样才能保证光盘的安全。

总之，电子档案的管理要做到精心、科学、有预见性，才能保证档案的安全。