董秘是个什么官？

仲继银

中国经济已转入高质量发展阶段，2018年3月的总理政府工作报告提出大力推动高质量发展。董事会的质量直接决定公司治理的水平，进而影响经济发展的质量。高质量的董事会，必须有高素质的董事会秘书。董秘的职业素养是决定董事会质量的一个重要因素，也是公司在诸多方面能否合法合规顺畅运作的一个重要影响因素。董秘需要哪些职业素养？这得从董秘的工作职责和法律地位谈起。

工作职责

作为一种法定机关的公司秘书，董秘的职责贯穿于整个公司。大致可以把董秘的职责划分为三类：为董事会服务、为股东服务、为公司服务。

为董事会服务方面，董秘要确保适当的董事会运作程序到位并被遵守，董事会治理规则得到执行。董秘要配合董事长准备会议议程，向董事会成员发放会议议程及其他会议资料，为会议提供其他一些秘书性的工作支持，在会议中提供有关法律和监管政策方面的咨询，记录、发放和保存董事会纪要，保管法律和监管政策要求的法律性文件，需要时向董事会成员传达有关公司的信息，跟踪并保持告知董事们有关公司治理的当前思想和实践动态等。

为股东服务方面，董秘是公司联系股东和机构投资者的主要节点。特别是在有关信息披露、股东大会和公司治理事务上，董秘要确保有关沟通渠道的通畅和信息的全面、准确。

为公司服务，是董秘在英美公司法上被称为公司秘书、是公众公司必设的一种法定机关的根本原因所在。董秘应保证公司遵守与本公司业务活动相关的法律法规和行为准则。

法律地位

在公司法和公司治理基础规则上，董秘（公司秘书）首先是一种职责，然后才是一种执行此种职责的管理职位。董秘跟董事会一样是公众公司必设的一种内部治理机制。相比之下，董事长、首席执行官只是公司可以自行设立或者不设立的一种管理职位。英美国家公司法上，只有股东、董事和高管人員，并没有董事长、首席执行官等概念。

公司法与公司高管职位设置之间关系的基本规则是，公司应该通过章程或者董事会决议来明确公司的主要高级管理职位，其中必须有的只是负责“公司秘书”职责的一位。比如，美国《特拉华州普通公司法》有关公司“高管人员”的规定，“每一家公司应当在公司管理章程或者与管理章程不相抵触的董事会决议中说明，有一定职位称呼和责任的，一定的官员。官员中的一位，有责任把股东会和董事会的会议讨论事项记录在专用的记录册中”。这位官员及其所负的职责，就是公司秘书。

英国是现代公司制度和公司法的起源地，英国公司法有关公司秘书的规定，是董秘法律地位的重要范本。英国2006年公司法共1300条，关于公司秘书的共11条。私人公司可以不设公司秘书，一些通常要求由公司秘书完成的职责，可以由公司董事或者董事授权的其他人来完成。公众公司必须设公司秘书。公众公司董事有义务采取所有合理措施，确保公司秘书符合以下两条标准。一是，在公司董事们看来，具有履行公司秘书职责所必须的知识和经验；二是，要至少具有以下四种职业资历中的一种：在任命其为公司秘书之前的5年中，至少担任3年的公众公司秘书职务；是英国2006年公司法所认可的7个专业团体中某一团体的成员；是英国任何地区的出庭律师、辩护人或事务律师；在公司董事看来，由于担任任何其他团体的任何其它职务或是该团体的成员而有能力履行公司秘书的职责。

管理人员角色

在中国内地，董秘必须是自然人，是公司的全职工作人员，但在有些地方董秘可以是自然人，也可以是机构，可以是兼职的，可以是会计师事务所代理的。在没有合适的董秘人选情况下，可以由公司的一个部门承担董秘的职责。中国公司法规定上市公司的董秘属于公司高级管理人员；在非上市公司，董秘算不算高级管理人员，可以由公司在章程中自己决定。

在中国香港，上市公司秘书必须是自然人，但非上市公司的秘书可以是机构。根据联交所上市规则，上市公司的秘书须为一位常驻香港的人士，必须具备上市公司秘书职务所需的知识和经验；上市公司秘书必须具有以下专业资格中的一种：特许秘书及行政人员工会香港分会会员；律师或大律师；专业会计师。在董秘是自然人并且是董事的情况下，要根据有否其他身份来判定他是执行董事还是非执行董事，仅就其董秘职责来说不能看作是管理层人员。作为自然人的董秘，如果同时是公司全职工作人员，他很可能要承担董秘职责之外的“管理性职责”，这时也许应该把他看作执行董事。

董秘，与董事长、总裁、总会计师等归董事会管理，由董事会选任和解聘。换言之，董秘不是董事长秘书，其责任对象不是董事长个人，而是公司和董事会。这是中国公司要特别注意的一个问题。

素质要求

从上述有关董秘的工作职责、法律地位和管理人员角色三个方面综合来看，董秘的最重要素质要求是法律和会计方面的专业资格和知识，这是董秘需要具备的硬素质。对此，英国2006年公司法中规定的很明确，除非你在过去5年至少做过3年的公众公司董秘，否则，你必须具有法律或是会计方面的专业资历，才能被聘为公众公司的董秘。

从公司法的硬性要求角度来说，只对董秘有明确的职业素质要求。英国2006年公司法，对公司董事只有需要年满16岁这一要求。即使你小学都没毕业，你一样可以成为董事。即使你博士毕业，但没有法律或会计等相关的专业资历，也没有担任过董秘或其他专业团体中的类似职务，你不能被公众公司聘为董秘。硬性的专业资历是成为董秘的入门条件，但这仅是一种任职资格，并不能保证你成为一个实践中的高素质的董秘。要成为一个实践中的高素质的董秘，还需要诸多方面的职业素养，或软实力。作为董秘，不像董事长、首席执行官那样要对公司全面负责，但是他的工作所涉及的范围同样大，甚至是更广。

董秘要负责组织董事会会议、股东会议，这要求其在熟知相关法律法规要求的同时，具备有效组织会议方面的能力，要好好学学《罗伯特议事规则》等。董秘要负责信息披露和股东沟通工作，这要求其在理解公司财务和会计的同时，还要理解公司战略，特别是并购和重组等直接与资本市场相关的问题。

董秘要为公司服务，要作为一个公司治理专业人士从整体上监控公司运营的合法合规性及是否完全遵守了公司行为准则等。可以说，董秘要“眼观六路耳听八方”，能及时捕获、精准获取有关信息，并能正确有效地处理相关问题。要了解公司外部治理体系，密切关注和把握公司外部治理动态。要掌握公司内部治理机制的设置与运作，监控公司内部治理运作流程，遇有不畅要及时进行梳理和改进。

作者系中国社会科学院研究员