事业单位档案管理信息化建设有效策略分析

张燕玲

摘要：为了进一步的提高事业单位档案管理的质量和效率，对档案管理的信息化建设是至关重要的，本篇文章就对事业单位档案管理过程中存在的问题和不足之处进行了分析和论述，并对事业单位档案管理信息化建设提出了一些有效的策略。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；有效策略

当前，我国的经济和信息技术得到了很大程度的发展和进步，事业单位档案管理的专业化水平也在不断的提高，在信息化时代到来的影响下，我国事业单位的档案管理也面临着诸多的机遇和挑战，目前，有很多的事业单位在档案管理方面已经进行了深入的研究和探讨，同时也取得了一些成果，档案管理的重心也逐渐向信息化转移，但在事业单位档案管理信息化的过程中仍然存在着各种各样的问题，从而对事业单位档案的信息化管理起到了一定的阻碍作用，因此，对事业单位档案管理信息化建设制定一些有效的策略是至关重要的。

一、事业单位在档案管理过程中所出现和问题

（1）事业单位的档案信息缺乏合理的开发。根据目前的发展状况来看，我国事业单位的档案管理存在着信息资源开发不合理等问各方面的一些问题，其主要体现在信息资源采集内容过少和重复加工较为频道以及信息资源的质量较低等方面，根据我国数据库目前的状况来看，其数量虽然相对来说比较充足，但是信息资源在开发过程中系统的合理性还需要进一步的改进和完善，这样就出现很多信息数据库不能得到充分有效利用的情况。

（2）档案检索的效率过低。目前来说，事业单位档案检索的方法主要有两个，第一个是手工检索，第二个就是计算机检索，而检索工具的选择对于档案检索来说具有重要的意义和作用，它能够决定档案检索的质量和效率，虽然事业单位也出现了计算机检索的方法，但是还有大多数的企业单位仍然运用手工检索的方法来对档案进行检索，而这种以手工为主的档案检索方法的检索效率则明显的低于计算机检索，从而使得整个事业单位的档案检索效率过低，也不能保证其档案检索的质量。

（3）事业单位档案管理人员的专业素质过低。事业单位档案管理人员的专业素质对档案管理的质量和效率有着极其重要的意义和作用，要想进一步的提高事业单位档案管理的质量，就应该不断的提高事业单位档案管理人员的专业素质水平，但是，根据目前的状况来看，事业单位档案管理人员的专业素质并不高，主要表现在档案管理缺乏经验相对来说比较丰富的操作人才，其中，还有一部分的事业单位档案管理人员并没有得到专业的学习和培训，对单位档案管理工作相关的知识和事项并不熟悉，从而使得其在进行事业单位档案管理工作中出现着工作效率低下和工作质量过低等各种各样的问题，因此，在事业单位档案管理信息化建设的过程中，提高事业单位档案管理人员的专业素质是至关重要的。

二、加强事业单位档案管理信息化建设的有效策略

（1）加强各部门人员之间的交流与合作并协调工作职责。在进行事业单位档案管理信息化建设的过程中，应该不断的加强档案管理人员和网络技术人员之间的交流与合作，要想加上事业单位档案管理信息化建设，就必须作用相关的网络技术来对事业单位的档案信息进行更新，同时，管理人员还应该对事业单位的档案信.息管理平台进行定期和不定期的检查和维护，因此，档案管理人员和网络技术人员应该不断的进行沟通与交流，互相交换在档案管理过程中的问题和解决措施，二者之间进行有效的交流与合作，从而使得事业单位档案信息能够得到及时有效的更新，进一步的提高事业单位档案管理信息化建设的质量和效率。

（2）构建信息化平台的推广模式。事业单位加强建设信息化平台的主要目的是能够为信息的需求者提供更优质、更全面的服务，所以，在对事业单位档案管理改进的过程中，相关的管理部门应该大力的推广信息建设平台，同时对其进行一些合理有效的宣传工作，从而不断的增强事业单位档案管理信息建设平台的影响力，除此之外，还应该不断的吸取各个大型企业的关于档案信息管理方面的经验，通过对信息建设平台的高效利用来增强事业单位档案管理信息化建设。

（3）对信息化设备进行一定程度的创新。现如今，在信息技术飞速发展的时代背景之下，事业单位要想进一步加强档案管理的信息化建设，就应该大量的作用計算机和网络等各种设备，所以，我国应该不断的加大对各种信息软件和硬件的投入力度，这些工作不仅仅应该得到事业单位各级领导的审核和支持，还需要对其进行一定程度的资金投入，同时，事业单位的档案信息量相对来说较大，所以其应该选用一些相对来说比较稳定、安全系数较高的电子储存设备，从而避免档案信息的丢失，除此之外，各个事业单位还应该建立并健全一整套完整的计算机管理体系，这样可以极大的促进事业单位档案管理的信息化建设以及对其档案管理手段的优化，同时，对纸质版的档案进行完好的保存是进行档案信息化管理的重要基础和前提，二者相辅相成，逐渐形成一个完整的档案管理系统，然后运用网络来对单位信息的管理工作进行一定程度的优化，从而提高事业单位档案管理工作的质量和效率。

（4）加大对事业单位档案管理工作人员的专业技术培训。对于各个事业单位来说，其档案管理工作人员的专业管理水平对事业单位档案管理信息化建设起着决定性的作用和意义，所以，要想加上事业单位档案管理信息化建设，就应该不断的对其档案管理的工作人员进行专业素质的培训，其中，对档案管理工作人员的培训主要包括两方面的内容，一个是定期培训，另一个是不定期的培训，通过对其进行专业化的培训，是其不仅能够掌握与计算机相关的各项知识和技能，还能提高其对档案信息获取、鉴定和评估能力，在不断的提高自身的综合技能水平的同时，也不断的提高自身的综合素质，从而对事业单位档案管理信息化建设的进程具有极大的推动作用，因此，提高事业单位档案管理人员的综合专业素质对于事业单位档案管理信息化建设具有至关重要的意义。

三、结语

综上所述，事业单位在档案管理的信息化建设方面仍然存在着各种各样的问题，所以，根据目前出现的一些问题和状况来看，对事业单位档案管理的信息化进行一定程度的强化是至关重要的，本篇文章就针对事业单位档案管理信息化建设过程中出现的问题提出了一些相的解决策略，如果事业单位能够根据问题选择合理的策略去解决这些问题，相信能够有效的推动我国事业单位档案管理的信息化建设。

（作者单位：茂名市房屋安全鉴定所）