浅议行政机关会议管理

摘 要：根据政府行政发展和行政改革的客观需要与总体趋势，对每个层次的行政会议都提出了更多、更高的要求。而本文就是根据我国行政机关会议的现状，并从行政理论和行政实践的角度，来探讨我国行政进行改革发展的需要，找出我国行政会议中存在的突出问题，阐述行政会议的管理所具有的重要意义，以及为会议管理提出相关参考意见。以期能够为相关研究工作者提供可参考依据，以促进我国行政会议的质量提升，提高行政会议的管理水平。

关键词：行政机关；会议管理

一、我国行政会议中存在的突出问题

就我国的行政会议而言，虽然已经取得了一些成績，也推进和加快了行政工作，但是其中还存在一些严重问题。

首先，就是行政会议的形式不够恰当，主要表现了这些方面：会议数量较多，过于形式化，行政会议的规模较大，会议时间较长，缺少新意，会议的规格较高等等。其次就是行政会议的质量较低，例如：行政会议比较随意，没有进行充分地准备，草率、盲目的决定开会，没能在会议上重视民主，具有较强的武断性，没能发挥出创新思维，行政会议中会存在人治性较高的现象，会议日期、程序容易被改变，会议中的空洞话比较多，没能有效解决实际问题。最后就是行政会议的会风不正，纪律不够严明，其中存在着各种不良作风。

总之，我国政治经济的形势日益复杂，政府就必须要对这些社会问题和经济问题进行解决，这也是行政体制进行改革的一种体现，也就是要求行政会议的内容、形式、质量、效益等方面都能够满足新形势下的需要，体现出行政发展和行政改革的客观需要与总体趋势，由于行政会议会涉及到较广的内容，具有明确的指向性，对预期效益的要求也会更高，也就会有更加繁重的行政任务。在当前，我国的经济水平与交通都在迅速发展进步，会议手段也变得更加现代化，就会给行政会议提供了更加优越的条件。在较短的时间内，就能够将相距千里的行政人员聚集在一起，也可以通过网络视频来面对面的讨论问题。但我国行政会议中存在的严重问题，已经对行政机关和行政会议的形象造成了严重的影响，严重影响到了其声誉。

二、会议管理具有的重要意义

就会议管理而言，这是主要为了提升会议的效益，使用一些有效的管理方法，对会议的规模的进行控制，确保会议的人、物、财、时间这些方面的投入足够合理，对会议的质量和效益进行有效提升，以确保能够取得更好地会议效果的一种组织活动。因为会议活动是我们人类社会活动中的重要一部分，所以，会议管理就是人类管理活动中的重要一部分。会议发展和会议管理也是有着密切联系的，会议管理的有效进步对会议的发展也是具有重要意义的。如果从社会的经济发展的高层次上看，就会发现会议管理具有的重要作用。主要是表现在了这些方面：

1、会议管理能够有效提升会议效益。会议实际上是一种投入产出的组织活动，需要有人力、物力、财力的投入，会议活动具有的效益和生产效益一样，都是可以通过经济反映出来。通过会议管理来提升会议效益，降低投入，那社会效益和经济效益也都会得到提升，否则的话就会给社会带来很大程度的浪费和消极影响。

2、会议管理能够对社会、经济活动进行有效调节。会议活动在社会和经济活动中占据着重要地位，同时也是社会的经济发展的重要要求。所以，会议就是必要的了，但是没有质量保证的会议会造成一系列的问题出现。这就会要求会议管理，使用科学的理论与方法来进行会议活动，避免盲目地进行会议活动，促使会议在我国社会发展中发挥出重要的积极作用。

3、会议管理能够丰富管理科学。也可以说会议是一种社会现象，但比较复杂，它是需要依附在社会活动上的，会受到社会、经济、政治、法律等方面的影响。对这种具有复杂性的会议进行管理，会存在管理上的共性和个性，对会议管理中的个性进行研究，也会加快管理科学的进步和发展。

三、行政会议的管理策略

建立健全行政会议的管理机构。就我国行政会议的管理机构而言，这是完成会议管理的基本保证。当前阶段，行政会议的管理机构能在很大范围内检查、监督、评价、宣传指导会议活动。行政会议，行业会议以及单位会议的管理机构都是和相关部门互相结合而形成的管理部门，它们能够对不同会议的管理机构的具体职能范围进行有效划分。

建立健全会议管理的制度。（1）财务制度。就财务制度而言，这是进行会议管理的主要手段。在当前，应该使用对会议支出进行结构控制和总量控制互相结合的方法，需要在财务支出中对会议支出单独列出，然后对会议支出的具体数额进行核定，原则上会议支出是不能够超额的，需要将其保持在核定的支出范围内，财政部门也需要加强监督，面对会议支出超额的单位，需要给予一定的处罚，严格遵守财政纪律。（2）审报制度。就审报制度而言，这是社会组织将召开会议的具体计划报告给会议的管理部门，并接受管理部门的领导的制度。就会议的管理部门而言，这也是需要根据实际情况，从会议人数、会议内容、会议投入这些方面来要求审报的实际会议规模。在会议管理中，审报制度是其中的第一步，有了审报制度，就可以帮助会议的管理部门来对管辖范围内的会议活动的实际情况进行了解，以利于会议管理的实施。若没有健全的审报制度，会议的管理部门就会形同虚设，更不用谈会议管理了。另外，审报制度需要具备权威性，对于没有严格遵守制度的部门和单位必须要给予处罚。（3）计划调节的制度。通常情况下，会议和会议之间会形成重叠，主要是会议的部分内容存在重复，会议人员部门相同，会议的时间也会一样。所以，会议的管理部门需要在全局的高度，从提升效益的思想出发，并在时间和空间的条件允许下，来对协调计划进行统一，从而避免会议重叠的现象出现。计划协调的制度一般会要求会议的管理部门可以全面、准确、及时地了解会议的活动安排，科学地制定出符合实际，能够实行的会议调节计划。（4）汇报制度。就汇报制度而言，这是能够使组织将单位会议召开的实际情况汇报给行业的管理部门以及区域的管理部门的一种制度。通过汇报，有利于会议的管理部门了解会议活动的具体资料，并可以总结出其中的教训和经验。另外，会议的管理部门也可以通过汇报来找出管理工作中的不足之处，并及时地进行补救。

参考文献

[1]梁海军编著。开会要则：成功的会议管理。北京：中国物资出版社， 2004。

[2][美]伦纳德·纳德勒，泽西·纳德勒，刘祥亚，周晶译。成功的会议管理—从策划到评估。机械工业出版社，2002。

[3][美] 罗杰·摩司魏克 （Roger K.Mosvick），罗伯特·尼尔森（Robert BNelson ）著，高维泓译。会议管理：如何创造高效率会议。广西师范大学出版社，2001。

作者简介

张翃（1981-），男，汉，无锡，本科，无锡市滨湖区信访局