探究中职卫生学校学生档案规范化管理

吴伟

摘 要：文章介绍了中职卫生学校学生档案管理中存在的管理体制不健全、收集和整理规范程度不够、服务功能有待加强、毕业生档案的传递工作不到位等问题，分析了提高学生档案管理人员的档案管理意识、制定严格的学生档案借阅和查阅制度、建立各院系学工办兼职学生档案员制度三方面的措施，并提出了相关的建议，希望能为相关人士提供一定参考。

关键词：中职卫生学校；学生档案；档案管理；规范化

学生档案主要记录了学生从入学到毕业期间所有的学习和生活情况，对学生将来的就业具有非常重要的作用。但是，当前中职卫生学校的学生的档案给管理工作中，还存在着一些不规范的情况，严重影响着学生档案管理的质量，所以，相关教学人员需要进一步完善和规范学校学生的档案管理工作。

1中职卫生学校学生档案管理中存在的问题

1.1中职卫生学校学生档案管理体制不健全

从目前的中职卫生学校的实际学生档案管理工作来看，学生档案管理工作的质量和效率并比理想。分析其中的原因，主要是学校对学生档案管理工作的重视程度不够，通常会将管理工作放在学生日常管理和教学管理上。如中职卫生学校并未建立详细的学生档案管理计划；中职卫生学校的档案管理工作缺乏专业的档案管理人员；学校相关的管理人员没有定期地对学生档案管理工作进行监督和检查；学生的档案管理工作并没有与管理人员的业绩相挂钩，缺乏常态化的建设[1]。

1.2中职卫生学校学生档案收集和整理规范程度不够

在学生档案管理工作中，总体学生档案管理工作是由学校的学生管理部门进行统一管理的，但具体档案收集和整理工作是由下属院系来完成的。由于下属院系管理人员对学生档案的收集和整理工作不重视，很容易会出现混乱或者错误的情况。如部分档案材料在交接的时候就已经被拆了；部分档案材料不全，如学生的入团资料没有放入到档案袋中；在归档材料时，使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的材料进行书写；学生档案材料的装订边参差不齐。

1.3中职卫生学校学生档案的服务功能有待加强

由于中职卫生学校的档案管理体制不健全、下属院系管理人员对学生档案的收集和整理工作不规范，直接影响着学生档案的服务功能的发挥。如大部分档案在收集上来之后，常会全部堆放在一起，教师没有办法通过借阅学生档案准确的了解学生。另外，学生相关的工作人员在调取学生的档案资料后，不重视按照学生档案的归还程序，就会产生“二次整理”的情况，严重影响着学校学生档案管理工作的质量。

1.4中职卫生学校毕业生档案的传递工作不到位

按照相关的档案管理规定，中职卫生学校的学生档案在学生结业后会交到学生户籍地区的人才交流中心，成人的档案会交由学生自己来保管。但是在实际的交接过程中，由于两种交接方法的没有进行有效的统一，很可能会在交接的过程中出现丢失的情况，严重影响着学生的正常就业[2]。

2保证中职卫生学校学生档案规范化管理的措施

2.1提高学生档案管理人员的档案管理意识

由于学生档案管理工作是一项繁琐而细致的工作，需要充分保证学生档案的完整性、延续性和真实性。所以，为了对学生档案进行规范化管理，学校相关管理人员需要在思想上和制度上提起高度的重视。同时，还需要结合相关管理规定，结合学生档案管理工作的实际情况，制定科学、合理的实施细则，保障学生档案管理工作的规范化程度。另外，中职卫生学校还需要与档案管理部门加强联系，切实做好学生档案资料的收集和整理工作，避免在归档的过程中出现遗漏或者错误的情况。

2.2制定严格的学生档案借阅和查阅制度

第一，学校需要建立符合学校实际情况的档案管理组织，并将管理职责落实到工作人员身上；第二，学校可以借鉴人士档案的借阅、查阅制度标准制定学校学生档案的借阅、查阅制度标准，并制定相关的学生档案审批表。这样不仅可以保证学生档案借阅、查阅的工作程序化合规范化，还可以利用借阅、查阅制度标准严格控制学生档案借阅、查阅的工作，进而有效提高学生档案管理工作的效率；第三，学校需要建立学生档案责任问责制，并将学生档案管理人员的工作业绩与其评优晋先工作相关联，有效提高学生档案管理人员的工作积极性；第四，学校需要采取集中式管理的方式对学生的档案进行管理，进而保证学生档案管理工作的安全性。

2.3建立各院系学工办兼职学生档案员制度

第一，学校各个班级需要选取学工办兼职学生档案员进行学生档案相关工作，如可以安排班级的班长、团支部书记负责学生档案的接受和登记工作；第二，为了保证学生档案接受、登记工作的质量，学校需要制定详细的档案接受、登记档案。同时，还需要对学校学工办兼职学生档案员进行相关知识的培训，如需要学生档案需要按照班级、学生学号的顺序进行捆扎，保证档案收集的准确性；第三，学工办兼职学生档案员在收集了学生的档案后，需要进行准确的登记。登记完之后，需要交由班级的指导员上交到学校的学生档案管理处，再由学生档案的管理人员对学生的档案进行归档处理[3]。

3建议

第一，加强职工和学生档案意识的宣传力度。相关工作人员可以通过发放学生档案管理知识小手册，提高学校职工和学生对学生档案管理的重视程度。另外，还可以通过学校的宣传栏、档案知识专题讲座等方式，对学校职工和学生宣传档案管理知识；第二，随着我国科学技术的不断发展，计算机技术越来越成熟，所以，学校的相关工作人员需要积极应用计算机技术对学生的档案进行管理，进而不仅保证学生档案的保密性、完整性，还可以很大程度上提高学生档案管理工作的效率和质量，便于后期的查找和检索。

学生档案作为学生将来就业的重要资料，学校需要规范化管理学生的档案。所以，中职卫生学校学生档案管理人员需要充分重视学生档案管理工作，并通过不断探索和学习档案管理知识，保证学生档案收集、整理、归档工作的质量，最大程度上发挥中专生档案服务社会的功能。

参考文献

[1]蒋冬梅.南宁市中小學学生资助档案管理的调查与思考[J].广西教育，2017，（14）：14-15.

[2]王天珍，张清贵.中专生档案规范化管理的意义与策略[J].赤子（上中旬），2017，（01）：226.

[3]苏继凤.中职学校学生档案规范化管理的探究[J].办公室业务，2014，（19）：183.