关于机关单位撤并过程中档案资源安全风险管理的思考

摘 要：归档的各种档案是记录机关事业单位发展整体过程的主要根据。档案对于机关事业单位来说，不仅仅是记录某些事物或单位发展的主要手段；同时，领导者进行单位管理的主要借鉴依据也是它。然而，当下机关单位撤并过程中却存在着部分档案无人处理、档案移交不积极不主动、档案无故遗失等一系列档案安全风险问题，对此有关单位给予高度重视并提出相关解决方案；可将撤并单位档案管理与撤并工作同步规划、做好档案移交工作、加强档案工作监督管理等等。以确保档案的安全性。若想把机关事业单位工作做好，就一定要十分注重档案管理科学化，利用档案管理的科学化，从而带动整个单位的工作高效化。出于这样的考虑，本文将从撤并单位、对档案的保护和保密、对档案管理部门的监督等几个角度入手，分析并探讨怎样才能做好当前机关事业单位档案的安全工作，以便能够实现对档案资源的保护！

关键字：撤并单位 档案安全风险 加强监督 维护档案安全

当下，中国正处于经转型期，政府职能转变的脚步逐渐加快，机关部门也加紧了改革的步伐，有关部门的机关单位的撤并现象发生的也越来越频繁。按照十三届全国人大一次会议通过的国务院机构改革方案，不再设立国有重点大型企业监事会，其职责与国家发展和改革委员会的重大项目稽察、财政部的中央预算执行情况和其他财政收支情况的监督检查、国务院国资委的国有企业领导干部经济责任审计一并划入审计署。另外，国家档案局、中央档案馆关于强化档案安全事故管理工作的紧急通知：为更好地做好档案移交的相关安全管理工作，切实防范以及更为妥善处理出现的档案安全事故，做出了以下相关规定：开展检查，排除隐患，使档案具有足够的安全性、工作不出现纰漏、落实制度，开创条件，以便确保平稳运行档案安全管理机制、并做出对应的预选方案，正确应对所出现的问题，及时妥善处置安全事故、强化领导，明白自己的责任，切实履行监管职责，这足以说明国家对档案安全风险的管理工作是势在必行的！

一、提前介入，变被动为主动

（一）根据档案移交问题的相关方案需注意的几个问题

对于撤销单位的档案移交问题，应该依据它的特征，从而制订出一套比较好的完整的解决办案，尤其是以下几个共性问题要引起足够的重视：一是档案主管部门要及早进行指导和协助，相关的移交工作也要争取以最快的时间向档案馆进行移交；二是要注重对业务部门和散存在个人手中的文件材料和档案进行搜集并保存；三是要特别搜集该部门在被撤去过程中以及撤去后的善后工作中形成的所有的重要文件及资源。

（二）相关制约机制进行建立，并要依法行使对档案管理部门监督的监督工作

档案的移交工作的工作质量与档案部门自身的关系是密不可分的，直接决定了移交工作的好坏与否。档案馆政府工作者要及时与决策部门和主管领导多多沟通以及协商，并要主动向其要求介入改制小组努力成为其中的成员，负责进行全面的监察工作、辅导并接收撤并机构的相关档案资源。落到实处，真正将这项工作做好。

（三）主动与撤并单位联系，变被动为主动

纵使《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第六条的第四款做出了如下相关规定：“有些从属产权变动和资产变动的国有企业部门，要依照它所从属的关系及时地向相关主管的企业部门和当地档案行政管理部门向其报备，档案处置的相关事宜也需向其申请”，可是在实际工作当中，有些资产的变动与产权变动的国有企业并没有在规定的时间内向档案局提出申请，它们也仅仅只是在将一切事情基本都处理完之后，才会向相关的档案资源部门询问怎样去处置档案的相关问题等事项，这也就会间接导致相关档案资源部门在第一时间内不能进行介入、指导、督查其档案处置等工作的完成。所以，在没有及时建立提前介入制度的这种情况下，负责该事件的相关部门不要坐等撤并单位找上门来，一接收到相关信息，就立马要对其引起足够大的重视，立马与相关单位进行联系、交流，把这项工作做在前面，将指导的全部力量都投入至此。

二、对撤并单位及相关人员及经费的落实

（一）对撤并单位加强档案宣传，引起领导重视

1.要尽量将当地党委、政府工作部门联合到一起，召开撤销、将档案资源单位首要负责人进行合并、档案部门管理人员联和的会议，要求要做到目标明确、责任到人。

2.相关档案资源部门要及时发出撤销、合并单位档案清除、转交等工作的具体方案、步骤、措施、规则及其他相关问题的通知，必须要做到有理可讲、有据可依。

3.为确保能够顺利进行相关的工作事项，相关档案部门可以采取分组进行各自撤除、合并单位的方案，指导、并监督相关的工作人员做好该项工作。

（二）领导重视，人员、经费落实

档案工作中的重中之重是“安全保管”这项工作，各个级别的相关档案部门都应充分认识到“档案安全管理”这项工作的关键性及重要程度，对档案安全工作的领导仍然要不断进行强化，实施保障档案安全一把手的负责制度。以”安全第一，预防为主”的重要方针应努力贯彻并尽早落实下来，从而来实现它。坚决抵抗和克制麻痹心理和侥幸的心理。同时，要进一步完善档案安全管理法律及法规，不断地强化监督力度，对那些存在家庭资金不够明了、每天需要工作的基础业务不够扎实、管理监管力度不够规范、各项制度也并未落实到实处等一系列问题的相关单位要及时限制以及进行彻底的排查。要不断强化出现事故调查处理工作的力度，严格对其进行相关的责任追究，对于疏于预防、疏忽管理、相关制度的制定不够全面、责任也未及时落到实处、相关的工作人员没有及时到位而造成档案安全事故的，必须严肃究其有关档案责任部门相关负责人和各级责任人的责任，需对其失职之处进行最为严肃的处理！

三、对档案的规范管理

收进以及移出的档案和资料，必须做好清点的工作，进行工作时应该严格按照档案交接手续的相关规定来进行。对于档案和资料的保存方法，卷皮和卷盒應使用符合国家标准规定的来，并要进行有序列的排序，便于日后进行查询。保存档案资料的库房必须十分坚固，铁门、铁窗都是必须要安装上的；以及其他的防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等”十防”设施也是必不可少的！。

根据气候的变化情况，随时做好库房密闭、通风、温湿度调节的工作，并要在适当的时间时进行祛湿或清除尘土等相关的工作，防止档案资源发生霉变，从而导致档案资源造成不必要的损坏。

存放档案的资料库房应与档案部门的有关工作人员的办公室、阅览室分隔开来，但是也要适当的集中一些，以便进行管理。库房专管人员进出库房时，应养随手关门上锁的良好习惯，若是非专管人员，则不得随意进出库房。库房必须定期进行检查、清点库存档案和资源的质量以及数量。如若发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理及做好修复等工作。因失职而损毁、丢失档案资料者，应按档案的相关法律法规进行严肃处理。档案管理人员工作变动时，须将其所保管的档案和资料清点进行移交，否则将不对其办理调离等一系列手续工作。

四、结语

总而言之，对待那些撤并单位档案移交的问题，应依据该撤销单位的性能和职能来进行专业的定位解析及分析。第一，各省各市依据本地的实际情况用法律法规对撤销及合并单位的档案移交进行相关的细化规定；其次，档案移交的范围应该十分明确，去除那些不需要移交的档案；最后，应严格按照移交规定进行相关的档案移交，对于移交过程中的各种违法违规行为，依法对其进行监督和引导。以便保障移交过程中档案的安全性。

参考文献

[1]宋夏南. 关于机关单位撤并过程中档案资源安全风险管理的思考[J].浙江档案， 2017（10）：62-63.

[2]季健. 黑龙江省档案馆依法做好机关、企事业撤并单位档案接收工作.黑龙江档案，2015（2）：8-10.

[3]金玉兰. 关于加强档案安全保障体系建设的思考.北京档案，2010（8）：22-23.

作者简介

朱丹华（1981-），女，汉，福建泉州，研究专业和方向：档案管理，泉州市海洋与渔业信息中心