医院行政档案管理存在的困境及改进途径

洪晓彤

摘 要：医院行政档案是见证医院发展历程的第一手资料，做好医院行政档案管理一方面有利于促进医院的规范化与科学化管理，为医院现阶段发展与高层管理者决策提供依据，提高医院管理水平；另一方面有利于传承医院文化，提高工作人员与患者对医院的认同感。因此，做好医院行政档案管理对医院发展至关重要。基于此，本文对医院行政档案管理中存在的问题进行了综合性分析，并提出了相关完善建议，以供参考。

关键词：医院；行政档案管理；对策

1做好医院行政档案管理的重要性

医院行政档案是在医院行政管理和組织过程中形成的档案，具有行政管理性、已办理完成性、真实存在性与不可更改性。作为记录医院发展历程的第一手资料，医院行政档案是医院发展的自白书，做好医院行政档案管理对医院未来发展十分重要。首先，医院行政档案管理有利于促进医院规范化管理[1]。档案是按照一定规律建立的文件体系，促进行政档案管理必然要求建立行政管理过程的规范性体系，有利于各部门规范自身工作行为，优化工作流程，提高工作效率。其次，医院行政档案管理有利于促进医院科学化管理。以史为鉴，可以明得失，行政档案记录了医院发展历程中具体的经验与教训，决策者通过直接的文字或者图形、影音材料可以快速地了解医院过去的基本工作活动，为未来医院执行工作提供标准和依据，在历史的基础上开展活动，保证决策的连续性与科学性，提高工作者对医院的管理水平。最后，医院行政档案管理有利于促进医院文化的延续。每个组织在其发展过程中都会形成其独特的文化，医院也不例外。医院行政档案具象性地展现了其发展的脚印，通过档案将其历史事件记录下来，也将其中蕴含的文化精神传承了下来。通过优秀职工的榜样形象、优秀案例的精神力量，有利于提高医院工作人员对医院的认同感与责任感。

2医院行政档案管理存在的问题及其原因分析

在医院的实际发展过程中，行政档案管理主要表现为档案材料不全，档案整理不系统。有的档案存放在个人手上，并未及时归整上交，导致档案遗失；有的则是管理人员未做好系统的归档整理工作，如记录医院发展情况的文件材料归档不够科学合理。导致医院行政档案管理存在这些困境的原因主要归结为以下几点：一是对医院行政档案管理工作不够重视。在行政档案管理的过程中，往往只重视有编号的红头文件，对一些原始未盖章的文件未进行系统性的保存工作，只进行简单归档，对档案管理的重要性认识不足，档案管理工作质量不高，对新时期出现的新的档案管理形式接受度较低[2]。二是档案管理机制不便于档案管理操作。有的医院没有建立科学高效的档案管理规范，依旧只是进行简单的分类存档，并由各部门保管档案，容易造成档案的遗失。有的医院未能充分运用信息化档案管理手段，未将档案管理系统和电子政务、自动化办公系统联系起来，做到痕迹化办公。部分电脑机型不通用，降低了信息化档案共享。三是档案管理人员业务素质不高。传统的档案管理工作对管理人员没有太大专业性的要求，档案管理人员对档案管理专业知识了解不足，且电脑操作水平不高。现代化系统的应用，导致大量的老员工难以胜任现代化档案管理工作，加之日益严峻的网络安全问题以及档案管理人员业务素问题阻碍了医院档案管理工作的快速发展。

3完善医院行政档案管理的相关策略

3.1融入人性化管理理念

在建立医院行政档案管理体系时，要贯彻以人为本的管理理念，充分调动档案管理过程中参与者的积极性和主动性。医院行政档案管理体系要兼顾医院整体利益与职工个人发展，将人性化管理理念贯彻到管理行政档案工作人员和制定行政档案管理制度中去[3]。在管理档案工作人员的过程中，要注重与工作人员的沟通，向其宣传医院行政档案管理的重要性，深入了解工作人员遇到的困难与想法并及时给予帮助，促进工作人员提升自我，进而提升医院行政档案管理水平。积极创新管理方式方法，活用绩效管理、物质奖惩、精神支持等多种方式促进工作人员进行自我提升。在制定行政档案管理制度时，要分析行政归档、保密和借阅等制度是否符合人性化管理的理念，归档的流程是否简单便捷、符合人的操作习惯，借阅环境是否能够使借阅者和工作人员愉悦，适宜其身心健康，行政档案管理过程中能否通过提供咨询服务的方式，拓宽档案管理用途，高效挖掘档案中更大的价值，让档案成为医院管理中不断更新的教科书。

3.2加快信息化建设步伐

近年来，我国以移动互联网为代表的信息化水平的快速提升为各行各业提供了更便捷的工作方式，不断提高着工作人员的工作效率。加快医院行政档案信息化管理，积极主动地利用先进的信息技术，一方面可以实现行政档案自动化管理，将医院档案、图片、文字、视频等资源在办公的过程中进行高效归类存档，避免数据丢失，同时可以借助平台提高检索水平。另一方面，信息技术提高了数据的共享能力，医院内部人员可以按需求对行政档案文件进行层层处理或快速共享[4]。因此，加快信息化步伐，一是要加快医院的信息化建设步伐，加大本医院的行政档案管理软件的开发工作，结合医院的工作流程与特点，开发或引入适应医院发展的个性化行政档案管理软件。二是要注重档案信息安全管理，建立医院行政档案管理信息保障机制，在信息储存和使用过程中，提高信息安全意识，对保密文件脱网单独存放，加强系统安全管理，及时装载杀毒软件，通过身份认证、网络密钥等方式加大系统安全。

3.3提升档案工作人员自身业务素质

现阶段行政档案管理工作已经上升为一项专业性、系统性工作，档案管理人员不但要了解档案管理方面的专业知识，也需要对新的信息化办公技能有所掌握。首先，档案工作人员应该跟紧时代潮流，不断更新自身在档案管理方面的业务知识，对传统的档案管理工作经验取其精华、去其糟粕，积极主动地学习新技术，创新医院行政档案管理方式方法。其次，医院要加大对档案专业技术人员的培养力度，通过针对性地开展集中培训、互相帮扶、技能评比、发放专业书籍等活动，营造良好的学习氛围，提高档案管理人员的专业水平和综合业务素质[5]。最后，提高优秀档案管理工作人员的待遇水平，实行档案专业技术职务聘任制，档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇，通过明晰医院档案工作人员职业发展方向，稳定档案工作人员的干部队伍，提高档案工作人员的工作激情与动力，保证医院行政档案工作的延续性和高效性。

4结语

快速发展的信息化技术给医院行政档案管理的发展带来了新的契机。针对医院在行政档案管理过程中面临的档案材料不全、档案整理不系统的困境，经分析，主要是由于领导不重视、档案管理机制不合理以及业务人员素质不高等原因导致的。因此，医院可以从融入人性化管理理念、加快信息化建设步伐、提升档案工作人员自身业务素质等方面入手，提升医院行政档案工作管理水平，促进医院行政档案管理迈上新台阶。

参考文献

[1]刘小林.纸质病历走向电子数字化缩微——以宜宾市第二人民医院纸质病历档案管理为例[J].四川档案，2018（01）：42-43.

[2]李蕾.新形势下医院档案管理现代化问题及应对策略[J].中国管理信息化，2018，21（05）：169-171.

[3]杨亦君.医院电子档案信息化管理策略[J].中国管理信息化，2018，21（05）：176-177.

[4]杨静.新时期病案档案管理中存在的问题及其对策研究[J].江苏卫生事业管理，2018，29（02）：215-216.

[5]王苏军，盖峻梅.新形势下医院档案工作的实践与体会[J].江苏卫生事业管理，2018，29（02）：217-218.