利用信息化进行资料管理可行性分析

梁琰琰

摘 要：特种设备安全问题关系到人民群众生命财产安全和经济发展、社会稳定，必须要重视特种设备检验资料管理工作，要充分利用现代信息化技术创新管理方法提高管理效率，实现特种设备资料管理的完整、科学和规范化，推进资料存档的办公自动化。本文简要论述了资料管理信息化的必要性和要求，分析了特种设备检验报告资料管理信息化的现状和问题，并提出了一系列推进特种设备检验资料管理信息化建设的举措，旨在为提高特种设备检验报告资料管理的信息化和办公自动化水平提供参考。

关键词：特种设备；资料管理；信息化；办公自动化；措施

特种设备指对社会公共财产及人们生命安全危险性较高的压力容器、电梯、锅炉、管道、起重机械、厂内机动车、大型娱乐设施和其附属的安全保护装置和保护设施。特种设备的安全状况以及是否能够长效运转直接影响着国民经济社会的发展和国家整体形象，因此，如何在当今网络技术飞速发展的信息化时代，抓住时代发展的潮流和机遇，推进特种设备检验资料的信息化管理建设工作，实时掌握特种设备的安全运行状况并实时动态管理成为特种设备检验机构亟待思考的问题。

1资料管理信息化的必要性和要求

当前，信息化技术已经广泛应用于社会经济发展和国民生活的各个领域，发挥着举足轻重的作用。特种设备资料管理的信息化指的是利用计算机网络技术和信息处理手段建立全方位的信息管理系统，从而对设备运行进行动态的监控和管理，实现管理和信息的共享。对于特种设备检验报告的资料管理也是其中的重要一项，庞大的检验报告资料不仅对存储空间、管理、检验和安全维护提出了较大的挑战，同时也增加到了资料管理的成本和工作量。推进特种设备检验报告资料管理信息化建设，不仅能够提高资料管理的效率，推动档案分类存档和办公自动化，同时也在一定程度上保障了资料管理的安全性，使资料免于一些自然或人为的干扰，也能够避免许多由于人为工作失误造成的信息丢失或损坏等负面影响。

当前特种设备检验报告资料管理信息化建设，要求对特种设备的各类相关信息进行准确的统计、存储、管理、共享等工作，并对特种设备进行实时的监控管理。除了要保障资料管理的准确性，还要不断推进档案分类和办公自动化，提高资料管理的效率，促进特种设备使用信息、设备安全状况、事故信息、安全监察信息等一系列数据信息的采集、分析、处理和使用整个环节的效率提高，为特种设备的长效稳定安全运行提供重要支持。

2 特种设备检验报告资料管理信息化的问题

2.1 管理手段落后，信息化普及程度低

当前特种设备资料管理工作的观念还停留在传统的重视纸质立档、重视资料的收集保存上，而忽略了对于档案资料的有效利用和其服务功能的开发。资料利用的滞后使得未能够充分发挥其真实价值。在管理手段上，也非常落后，仍然普遍基于传统的纸质档案和半手工半现代化的管理模式，没有将资料管理工作与日益发展的信息技术强有力结合，导致档案资料管理的信息化程度低，严重影响了数据资源的有效利用和档案资料管理工作的工作效率[1]。

2.2 管理制度不健全，缺乏规范性

科学的资料管理制度能够为管理工作提供强有力的支持，但是目前来看，在对于特种设备资料管理的相关的法规和制度上，还存在着很大的缺失，没有与信息时代接轨。特种设备检验报告资料管理在执行上也非常不到位，缺乏有效的决策力和执行力。同时，特种设备资料管理还无法达到自动化的标准，缺乏规范、全面的推广标准，导致信息化建设具有一定的不可实施性。

2.3 人员专业素质不足，缺乏相关知识与技能

特种设备资料管理工作人员的自身素质和业务能力的高低也影响着管理工作的效率和质量。当前，许多管理人员没有经过专业的学习和培训，缺乏专业理论知识和相关的技能，面对资料众多任务繁重的管理工作，缺乏高效率的管理手段。当前信息化时代下，检验报告档案资料管理越来越呈现出数字化、信息化的特点，许多管理人员的计算机操作水平和能力上也存在着一定的缺陷，无法适应信息化时代对于资料管理的人才需求。

3 推进特种设备检验资料管理信息化建设的举措

3.1 积极探索信息化管理新模式，加强制度建设

特种设备资料管理信息化程度的提高依赖于不断更新的管理模式和手段，因此一定要充分研究、积极探索符合当下管理环境的新手段和工作新模式，将计算机网络技术和信息化管理手段融入资料管理过程中。其次，需要制定一系列的合理完善的工作自责和工作制度，用以规范和指导检验报告档案管理工作的有序进行，要建立起包含检验报告材料收集、借阅、传递、保管等多个方面的完善的制度，并且在管理过程中大力实践和推行，确保管理工作有章可循[2]。

3.2 加强管理人员素质培养，推动办公自动化发展

信息化背景下的资料管理工作要求从事管理的人员具有较强的专业素质和计算机技术，因此对于从事管理的人员，一定要加强思想政治和业务能力以及国家相关法律法規的培训，用档案资料管理的知识和理论不断武装自己。同时，还必须要加强计算机网络技术和相关管理软件的应用能力的培养，在工作中能够熟练运用电脑软件进行资料的分类存档和管理工作，提高工作效率，推进办公自动化。

3.3 加强软硬件设施建设，推广电子检验报告应用

信息化时代下庞大的数据量和多载体形式给信息安全带来了一定的隐患，因此，要加强检验报告资料管理软硬件等设施的建设，在硬件上，要注意防火、防水设施的建设，注重档案资料的密封和保密工作，防止信息泄露或丢失、毁坏。在软件上，要加强对于电子档案的管理，做好档案管理系统的防火墙建设，提高安全防范水平。电子检验报告是在数字化信息化背景下产生的一种新型的报告，得到了越来越广泛的应用，要推广电子检验报告的应用，从收集、整理、分类、归档、分析使用等多个环节强化管理，推进资料管理信息化进程[3]。

3.4 建立资料数据库，实现信息动态化管理与共享

特种设备由于其具有特殊性，国家质监部门要求各特种设备使用单位必须建立完备的特殊设备技术档案。随着计算机信息技术和互联网的飞速发展，现如今的资料管理工作也必须与时俱进，充分适应现代信息化管理的新要求，建立一个统一完善的信息数据库，充分提高人事档案管理的效率。因此要对现有的特种设备档案资料管理工作模式和工作方法进行改革，增加必要的投入，多多开发使用新技术新手段，利用庞大的数据库功能实现对检验报告的记录、存储和分析，并且增强对于资源信息的分析能力，全面提高管理工作的管理水平和信息共享[4]。

4结语

信息技术在资料管理中的应用，不仅能够提高特种设备检验报告资料管理的效率，同时也能够利用信息网络实现对特种设备动态监管确保其安全长效运行，对于经济健康、稳定、持续发展具有重要的意义。因此，必须要加强资料管理的信息化建设，做好静态数据和动态过程管理，建立完善的特种设备技术档案，运用信息化的手段进行管理，提高资料管理办公自动化。只有不断探索和解决当前资料管理信息化建设中出现的问题，才能够与时俱进，使得特种设备检验报告资料管理更加专业化、信息化和规模化，切实保障特种设备安全稳定运行，为国民经济发展提供持续动力。

参考文献

[1]芮江，杨红珊. 特种设备检验报告信息化管理软件设计[J]. 内蒙古质量技术监督， 2003（6）：42-42.

[2]陈慰.浅谈特种设备电子检验报告档案管理[J]. 特种设备安全技术， 2016（4）：58-60.

[3]王仁荣.认清形势，构建特种设备检验机构信息化综合管理体系[C]// 特种设备安全国际论坛. 2005.

[4]耿雪峰，薛小龙， 鲁红亮. 我国特种设备信息化管理现状研究[J]. 中国新通信， 2015（3）：62-64.