浅谈基层档案室如何做好档案交接工作

李希茜

《机关档案管理条例》规定：“档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。”在现实中，基层档案员专职的很少，档案员更迭档案部门无权干涉也很无奈，档案员更迭时没有依规定进行档案交接、清点的现象时有存在。其造成的危害应当引起足够重视。

一、基层档案室档案交接工作中存在的问题

1、档案交接工作不及时进行。

当有档案管理人员离职时，档案管理工作未及时收尾，而新的档案管理人员到岗时档案交接手续还未完成，导致档案交接工作缺少时效性。此外，由于档案交接不及时导致的档案数量缺失、种类不全等问题，责任分担不明、界限划分不清。更有的基层单位的档案交接只是一串钥匙的交接，接收人员也没有对档案进行认真核对，明确档案细则，使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

2、档案交接过程不严谨

档案管理工作责任重大，要求管理人员工作认真、有责任心，在档案交接时必须按照规定的规程和手续办理交接工作。而有些档案管理人员在交接档案时交接手续应付了事，移交不按程序办事，手续不按程序办理，档案检查工作不细致，该检查的不检查，该清理的不清理，确认签字时无人负责，完全忽视了档案交接工作中的重要内容和档案交接工作的基本要求。

3 档案交接监督工作不严格，缺少监管

部分基层单位领导缺乏对档案交接工作的重视，认为档案交接工作很简单，更有一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情而缺乏过问和现场监交工作，缺少了对档案交接工作的监督管理，间接导致档案管理上的漏洞。当基层单位档案出现问题时，往往无人负责，这都是档案交接监督工作不严格，工作程序不完整造成的。

二、做好档案交接工作的主要措施

做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》赋予档案人员的职责。下面针对档案交接工作中的问题提出具体的措施。

1、重视档案交接工作，完善规章制度

档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，档案交接要建章立制，档案交接工作中要严格按照规章程序进行，纳入单位工作程序和规章制度，档案员离岗或调动，必须先办理交接手续，然后才能签发调动工作通知、办理工资转移手续。老档案员离岗前必须做到：清理档案，做到帐物相符；新档案员上岗前要做到：事前全面了解（包括档案总体情况和移交程序等），认真开展移交

2、档案人员要认真做好档案移交准备工作。

一是移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。二是接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况。

3、严格做好档案交接监督工作，加强监管力度

档案交接监督工作具有见证监督作用，尤其在基层单位，更应该引起领导的重视。所以无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管人员的交接，都必须安排专人负责监督交接。档案交接监督人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。普通档案人员进行档案交接时，应该由档案机构的相关负责人进行监督。档案机构负责人进行档案交接工作时，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门进行监督。档案交接监督工作人员要做好移交和接受的监督工作，不仅要做到帐物相符，手续齐全，而且要填写交接文据，对档案交接的时间、地点、交接双方人员姓名、职务等进行记录，确认之后由交接人员双方进行签字盖章，而且监督人员也要进行签字确认。档案交接监督工作具有一定的责任性，一旦发现档案存在问题，除了档案交接双方要负责任外，监督人员也要承担一定的责任，以便保证交接工作順利进行。