试论档案管理的标准化与规范化

王晓苹

摘 要：面对档案管理工作的新环境新形势，以往的传统档案管理理念已经难以适应档案管理工作的实际情况。本文针对档案管理工作规范化标准化，首先简要概述了强化檔案管理工作规范化标准化的基本要求，进而分析了目前档案管理方面的一些常见问题，最后就改进完善新时期的档案管理工作，实现档案管理的标准化规范化进行了详细分析。

关键词：档案管理；标准化；规范化；

档案管理工作的主要内容就是将单位内部存在的一系列孤立、分散的档案进行全面的梳理归集、归类保管，并为档案资料使用者提供全面、优质、系统的档案借阅查询服务。现阶段，越来越多的单位已经认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作的开展实施投入了大量的物力财力。但是不少单位由于档案管理工作基础薄弱，规章制度建设不完备等一系列的问题，档案管理工作不够规范标准，档案资料利用水平相对较低。因而进一步改进完善事业单位档案管理工作，提高档案管理的标准化规范化水平，已经成为单位档案管理的重要内容，这对于促进单位整体管理水平的提升也具有重要意义。

1档案管理标准化与规范化的基本要求

一般来说，对于档案管理的规范化和标准化的要求主要体现在以下几方面：

（1）单位档案管理组织体系的规范标准。实现档案管理的标准化规范化，需要充分运用现代化的档案管理理念，结合现代化的档案管理工作要求，建立完善的档案管理机构，并对档案管理机构进行详细明确的分工，建立完善的档案管理工作机制和工作程序。

（2）单位档案管理技术的规范标准。规范化标准化的档案管理技术，要求在档案管理实施过程中，综合运用互联网、智能化手段完成档案管理，实现档案资料归集、查阅、归档等工作的信息化，进而实现档案管理效率和管理质量的提升。

（3）单位档案管理保护的规范标准。要求在档案管理推进实施过程中应该重视档案保护载体的规范化标准化，尤其是现阶段档案管理往往是各种各样的电子档案载体，新型的档案载体对档案保护提出了更高要求。

（4）单位档案管理制度的规范标准。主要是根据档案管理工作的实际情况建立完善的现代化档案管理制度，并落实档案管理责任，提高档案管理工作效率。同时，还应该建立档案管理的分级制度，按照不同档案资料的重要性进行分级，并采取不同的档案管理方式，对于私密性较强的档案资料还应该注意档案资料的保密。

2当前档案管理方面存在的主要问题分析

虽然越来越多的单位已经认识到了档案管理的重要性，但是在档案管理具体推进实施过程中，仍然存在着不少的问题，主要表现在以下几方面：

（1）单位档案管理方式方法较为落后。随着档案管理不断向前发展，档案管理手段不断创新改进，档案资料的载体形式也呈现出多元化，在传统的纸质资料档案基础上，各类的电子文档、音像图片等档案资料已经成为档案类型中的主流，这对档案管理提出了新的要求，以往传统的档案管理模式已经难以充分适应现代化的档案管理实际需要。反观一些单位的档案管理工作，档案管理手段非常落后，档案管理的智能化和自动化水平相对较低，档案管理推进过程中，对于信息化的技术运用不够充分，这对档案管理工作质量和管理工作效率也造成了不利影响。

（2）单位档案管理制度体系不够完善。做好当前的档案管理工作，必须适应档案管理系统性专业性规范性非常强的特点，在单位内部建立系统规范的档案管理制度，指导档案管理工作的开展实施。有的单位由于对于档案管理工作不重视，在档案管理方面没有结合单位实际建立完善的档案工作规章制度体系，造成了档案管理工作标准要求也不够细化具体，这也是档案管理标准化规范化需要重点解决的问题。

（3）单位的档案资料的开发利用需要加大力度。档案资料的信息量非常大，开展档案管理工作，进行档案的归集保管，重要的目的就是为了充分利用档案资料中蕴含的价值。但是现阶段不少单位在档案管理方面普遍存在着重档案归集轻开发使用的现象。档案管理过程中主动服务的意识不够强，对于档案资料的编研开发利用不够，档案资源的利用率相对较低，档案管理对单位管理的服务功能没有充分发挥出来，档案资料的开发和服务水平需要不断改进提升。

3档案管理规范化标准化推进路径

解决上述问题，推进实现事业单位档案管理的规范化标准化，应该重点在以下几方面采取有效措施：

（1）规范完善事业单位档案管理制度。促进实现事业单位档案管理工作的规范化标准化，最根本的还是应该在档案管理制度方面进行规范完善，确保单位的档案材料不散、不乱、不丢、不坏。在档案管理制度建设方面，重点应该突出以下几方面：规范立卷归档制度，从归档范围、时间、要求、手续等进行规范，确保单位内部的归档统一、有效利用。规范档案借阅制度，制定完善档案管理和查询查阅等制度，对档案使用、查阅、借阅的要求、程序、时限等进行规定，避免出现档案材料损坏、丢失或泄密。规范规范电子档案管理制度，尤其是针对电子档案信息安全，建立电子档案数据备份恢复系统及档案保存双套制，实行电子档案动态化管理。

（2）完善单位档案管理基础工作。档案管理方面，应该注重明确档案管理工作责任，结合企业内部管理工作实际，明确档案管理员工作责任。同时，加强档案管理流程管理，对档案收集、整理、鉴定、保管、利用、编码、移交等环节严格标准要求，形成一整套科学规范的档案收集、整理、保管、使用工作流程。此外，应该针对档案管理完善各类软硬件建设，并加强对档案管理工作人员的教育培训，提高其做好档案管理工作的能力和水平。

（3）系统提升档案管理的信息化水平。实现事业单位档案管理的规范化标准化，离不开信息化智能化的档案管理手段。在电子档案的信息化建设方面，应该注意加强档案管理部门与业务部门的互联互通，建立电子文件、档案一体化办公系统，促进实现电子档案在线接收、归档，促进各类档案信息在短时间内的系统整合和资源共享。此外，还应该注重立足强化档案资源的共享利用等，推进档案的可挂接、可查询、可共享，这方面应该加强创新研究，可以探索重要网页资源、业务档案的采集归档前端化智能化，并进一步实现网上查阅，提高档案资料的利用率。

（4）着力推进档案管理的战略转型。对于档案管理工作来说，也应该积极主动适应时代的发展变化，尤其是在当前电子政务、电子商务以及大数据、云计算、人工智能等发展的形势背景下，深入研究分析对于档案工作模式、基础设施、政策法规、标准规范等方面的一系列新要求，积极推动档案管理工作转型。特别是对电子文件归档和电子档案存储、备份等重点难点问题，档案资料编研、档案资源的深度利用、档案利用效果提升等方面，积极探索采取措施创新改进，促进实现档案管理工作水平的不断提升。

4 结语

档案管理工作对于单位管理来说具有非常重要的作用，提升档案管理的标准化规范化水平，应该结合单位的实际情况，完善事业单位档案管理制度体系，提高档案管理信息化利用水平，提高档案资料利用服务水平，以规范标准的档案管理体系，促进事业单位管理工作的整体提升。

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