电子文件归档管理的发展策略探讨

刘兴泉

摘 要：电子文件是现代社会重要的文件形式之一，是信息技术不断发展普及的产物，如何有效管理电子文件是当今重要课题。为保证电子档案的真实性、可靠性、完整性和长期有效性，政府和企事业单位应共同协作，规范电子档案管理相关标准规范；优化电子文件的归档范围；不断加强信息技术支持的可靠性；大力培养高素质的档案管理人员；强调领导“一把手”作用，从而促进我国电子文件归档管理的健康发展。

关键字：信息技术；电子文件；归档管理；健康发展

一、概述

随着信息技术的不断发展和办公自动化的不断普及，文件的形式逐步从传统的纸质形式向电子形式过渡。由于两种不同形式的文件存在差异，使得电子文件的归档管理也区别于传统纸质文件的归档管理，因此为了顺应时代的要求，形成合理有效的电子文件归档管理方法意义重大。我国学者非常重视电子档案管理的相关研究，早在1996年9月18日便成立了电子文件归档和电子档案管理的研究小组。此外，国家关于电子文件管理的相关标准也在不断被丰富、完善和跟新。

二、电子文件的特性

2.1表现形式多样化

电子文件是在数字设备及数字环境中产生的文件，现阶段的数字设备种类繁多，并且都广泛地运用在人类的生产生活中，因此通过数字设备产生的电子文件便具备了形式多样化的性质。电子文件包括了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件等等一系列文件，针对不同类型的电子文件，国家已出台了相关的电子文件管理标准。

2.2物理结构与逻辑结构相互分离

国际档案学术界普遍认为文件具备三个重要元素包括：文件内容、文件背景信息和文件结构[1]。文件的内容指文件所表达的含义；文件的背景信息指文件形成的法律、行政、人文环境、计算机硬软件等环境信息；文件结构包括物理结构和逻辑结构，物理结构指文件信息在载体中的表示和映射，逻辑结构文件表达信息的符号、图像、音频等的搭配。电子文件管理中，通常采用元数据来记录文件背景信息、文件结构以及管理的过程。

传统纸质文件与电子文件的显著区别就在于文件的物理结构和逻辑结构是否分离，电子文件的物理结构和逻辑结构是相互分离的[1]。

2.3要求可靠的技术支持

2002年我国将电子文件定义为在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传输的文件[2]。正是由于电子文件对计算机、网络等硬件软件设备的高度依赖，导致电子文件要求高度安全可靠的数据存储技术、网络安全技术、通信技术等信息技术，否则文件信息将容易受到突发自然灾害、硬件或软件故障、电脑病毒、电脑黑客等的破坏，从而造成严重的损失[2]。

2.4要求高素质的业务人员

相比起传统的纸质文件，电子文件的管理要求从业人员能够熟练掌握必要的计算机硬件软件知识和办公自动化知识；能够熟练使用计算机等数字设备进行相应的业务操作；能够熟悉电子档案管理相关的操作规范、管理规范和法律法规，不断提高自身的业务素养。此外，档案信息通常涉及到企事业乃至国家的重要机密，因此业务人员需要具备较高的道德素养，能够遵纪守法。同时从业人员也需要具备积极向上、认真踏实、具备开拓创新的精神，以及自主学习的能力。

三、电子文件归档管理现状

3.1非完全电子化档案管理

我国尚属于发展中国家，并且东部和西部发展差异较大，导致不同地区、不同单位办公自动化的普及程度和办公自动化的实施深度有一定的差距。目前，我国很多机构尚采取半电子半纸质的文件归档管理，即“双套制”[3-4]。该种制度容易使档案管理的成本增高、资源浪费，但原始的纸质文件却具备较高的法律凭证效用[3]。因此，初步实践电子化档案管理的机构常常采取半电子半纸质的文件归档管理，旨在保证实施能够平稳过渡。

3.2缺乏标准统一的管理信息系统

电子档案的来源众多，导致其表现形式也是多样化的。然而，目前缺乏标准统一、覆盖全部类型电子文件的电子档案管理信息系统，导致难以实现电子文件的自动捕获、长期保存、归档、综合利用等，不利于对电子文件整个生命周期的合理有效管理。

3.3电子档案完整性差

电子文件的物理结构和逻辑结构相互分离，因此进行电子文件歸档时，需要同时归档以附加逻辑信息存在的其他电子文件，从而摆阵电子文档的可读性、可理解性。然而，我国很多单位在进行电子档案管理时，只注意到需要归档的电子文件，从而导致电子档案的完整性较差[3]，大大降低电子文件归档管理的效率。

3.4管理人员的职业技能有待提高

电子文件归档管理必然会涉及到现代化信息技术等新知识的应用，因此要求从业人员能够摆脱传统纸质档案管理的束缚，开拓创新、主动学习、踏实肯干并且掌握必要的计算机操作技能。但目前我国电子文件归档管理新型人才较为匮乏[2]，相关部门需要不断加大人才的培养力度。

四、电子文件归档管理发展策略

本节主要结合上文介绍的电子文件特征以及我国电子文件归档管理发展现状，提出电子文件归档管理的改进策略，旨在为我国的电子文件归档管理发展提供参考。

4.1规范电子档案管理标准

由于电子文件涉及的来源和种类繁多，并且目前的电子档案管理信息系统规范性有待提高[4]，因此，政府部门需要进一步规范电子文件采集、鉴定、编目、归档及管理过程。目前我国已有《电子文件归档与管理规范》等国家标准，通过借鉴国际上普遍使用的标准（如德国电子文件管理与归档标准，简称DOMEA标准[5]），补充和完善现有的国家标准，并将其推广使用，建立规范化、标准化的通用电子档案管理信息系统。规范化的电子文件归档及管理将有利于提高电子文件的真实性、可靠性，同时方便了不同机构的电子文件资源共享。

4.2同时归档必要的附加文件

电子结构物理结构与逻辑结构分离，有学者指出：电子文件的存在主要是通过逻辑结构维系的。各机构在归档电子文件时，必须注意到以附加逻辑信息存在的其他电子文件，这些文件将作为重要的补充信息一起进行归档处理，从而保证电子档案的完整性。

4.3加强技术支持的可靠性

电子文件的归档及管理对计算机、网络等硬件软件的依赖性高，如果没有高度可靠的技术支持，那么文件的信息将容易受到突发自然灾害、硬件或软件故障、电脑病毒、电脑黑客破坏等的威胁，从而造成严重的损失，因此需要加强技术资源的投入，提供安全可靠的数据存储技术、网络安全技术、通信技术、数据处理分析技术等技术，提高电子文件的真实性、可靠性和长期有效性。此外，使用电子签名技术可以有效保证文件不被任意篡改，从而保证文件原始性。

4.4大力培养高素质的档案管理人员

为了保障档案管理的质量，必须保障档案直接管理者的工作素质。政府和企事业单位都需要不断引进高素质档案管理人才，重视基层档案管理人员的素质培训工作，跟新档案管理人员的管理理念和方法，逐步实现传统的纸质档案管理向现代化电子档案管理的迈进。企事业单位应定期为档案管理人员进行培训，培训内容包括计算机及网络基础知识培训、档案管理业务培训、信息系统操作培训、标准规范培训、法律知识培训等。

4.5 领导需加大对电子文件管理的重视

电子文件归档管理信息技术的引入和推广，甚至需要涉及信息管理系统的应用，运用好这些先进的技术，将大大提高业务人员的工作效率，这是一个企事业单位迈向信息化的重要步骤。单位领导应当充分发挥“一把手”作用，重视并积极推进信息技术在文件管理上的应用，保障电子文件归档管理的有效推进。

五、结语

随着时代的进步，现代信息技术迅猛发展并被普及，各种各样的电子设备为人们的工作、学习、生活、娱乐提供越来越多的便利。随之也产生了大量种类繁多的电子文件，传统的纸质文件归档管理方法放在电子文件归档管理上不再适应，因此，针对电子文件，需要形成相应的文件归档管理的方法体系。

电子文件区别于传统的纸质文件，它的形式多样化，物理结构与逻辑结构相互分离，要求可靠的技术支持，对管理人员素质的要求也较高。目前，我国的电子文件归档管理尚不成熟，众多方面需要得到改进，本文就我国电子文件归档管理发展现状进行了分析，并提出了发展策略供参考。第一，需要规范电子档案管理相关标准规范，规范化的电子文件归档及管理将有利于提高电子文件的真实性、可靠性，同时方便了不同机构的文件的共享。第二，为了保证电子档案的完整性，各机构在归档电子文件时，必须同时归档附加的逻辑补充的文件。第三，应该不断加强技术支持的可靠性，提高电子文件真实性、可靠性、长期有效性。第四，要保障档案管理质量，必须保障档案直接管理者的工作素质，应大力培養高素质的档案管理人员。第五，领导需加大对电子文件管理的重视，充分发挥“一把手”作用。

参考文献

[1]何嘉荪，史习人. 对电子文件必须强调档案化管理而非归档管理[J]. 档案学通讯，2005，（03）：11-14. [2017-08-09].

[2]邱玉华.电子文件归档管理工作的现状及对策分析[J]. 经营管理者，2014，（21）：270. [2017-08-09].

[3]赵虹.基层单位电子文件管理模式的探讨[J]. 兰台内外，2017，（03）：51. [2017-08-09].

[4]孙占萍.办公自动化中电子文件归档管理的思考[J]. 现代商业，2007，（04）：11+10. [2017-08-09].

[5]穆林.德国电子文件管理和归档标准——DOMEA[J]. 档案学研究，2007，（03）：57-60. [2017-08-09].