加强档案的管理工作 促进档案管理的规范化

魏国萍

摘 要：转眼间改革开放以来就过去了半个世纪，在21世纪的今天，信息技术的普及让计算机技术已经普及到我们生活中的方方面面，同时，档案管理工作也同样全面进入了信息管理时代，为了应对时代潮流下的变迁和环境档案管理工作也必须与时俱进，跟得上时代挑战，提高工作效率和质量，积极的引进先进的办公室档案信息管理系统，让当前的档案管理工作变得更加规范化和系统化。正因如此，加强档案的管理工作，促进档案管理的规范化是一个十分有研究价值的话题，希望可以通过本篇文章对促进档案管理的规范化做出一些阐述和谈论，提出几点思考和探索意见，希望可以为相关档案管理工作者的工作带来一点点的帮助和参考意见。

关键词：档案管理、规范化、信息化、信息技术、

档案管理是一个企业或者机关事业单位发展的具体体现，是企业或者机关事业单位发展的重要依旧和基础。正因为档案管理在国家文献信息管理当中所占据的重要地位，基于如今的网络时代，多媒体和信息技术已经在生活中的比重越来越多。传统的档案管理工作中存在的问题也开始越来越多。因而为了应对变化的时代所提出的挑战，必须对档案管理工作做出创新和发展，为办公室档案管理工作寻找好的发展之路。健全档案管理制度，规范档案管理措施，引进档案管理新技术、培训档案管理人员等等都是当下必不可少的趋势。因此，本文就以此为题，为档案管理工作实现标准化、快捷化寻找方法和方向，希望能为相关档案管理工作者带来帮助。

1 当下档案管理工作的现状和问题。

随着我国信息技术的不断发展，档案管理工作也得到了发展。但在现阶段，我国大多数企业单位对档案管理的关注度不高，不重视和关注档案管理工作。因此，间接的导致了当前的大部分企业和事业单位对管理人员的知识体系要求不高，文件管理系统建立不完善，相关人员的专业能力低下。同时，由于档案管理工作的设施配置不足，大大限制了档案管理工作规范化、信息化建设的工作。如今大多数企业单位有关人事的管理意识仍然还在传统的阶段。对档案管理工作建设档案管理主体认识还停留在传统的文件档案。一般来说档案管理工作的相关负责人都是兼职的，其知识体系和相关的专业知识都十分缺乏，无法很好的完成医院档案管理工作。同时，意识的缺乏导致了档案管理工作制度的缺失和执行力不够，没有各级人员共同的督促和监管，档案管理工作很难有效的实施，也很难做出现代化的发展和规范性的发展。[1]

2 对相关的档案管理工作人员进行素质提高。

与其说做好档案管理工作，倒不如说是对档案管理工作人员的专业素质进行提高，档案管理工作和管理人员之间是有着内在关联性的。特别是信息化技术应用于办公室档案管理的今天，对于先进技术是否足够了解，有足够的认知，是档案管理工作的基础。因此，为了保证的档案管理工作能够顺利进行和规范化，当下的档案管理工作人员就必须对自己有所要求，有所提高，首先要具备专业知识和专业技术，其次要有学习精神，不断学习和发展档案管理工作。企业在这方面也应该做出帮助。第一，应该加大人才的培养工作，在档案管理工作人员的日常工作中，建立良好的學习机制和培育机制，对人才的知识能力提出要求，让档案管理工作人员能在学习中进行工作，工作中进行学习。从而运用自己的专业知识来对档案管理工作做出发展。同时，档案管理工作人员应该对自己的工作有一个良好的认知，有服务意识，提高档案管理工作人员的入职要求。从而让档案管理工作人员的全面素养得到提高，以促进档案管理规范化的发展和进步。[2]

3 建立健全有效的案管理系统。

现代化的档案管理工作是建立在健全的档案管理系统之上的，然而随着时代的发展，网络安全的问题开始引起我们的思考。例如病毒入侵、信息失窃、系统崩溃以及黑客入侵等情况的发生，将会对现代的档案管理工作造成毁灭性的打击。因此，提高规范化档案管理的安全保证系统是十分必要的。首先在规范化档案管理当中，应该建立健全的档案信息储存安全，在储存信息上，尽可能的使用内网，并且搭配相应的杀毒软件和防护技术。同时为了保证规范化档案管理系统的使用安全，需要在计算机网络中使用必要的杀毒软件，并且对信息数据库进行定时的备份和维护，加大用户访问的安全验证，以此来保证规范化档案管理的安全。[3]

规范化技术的应用。互联网+环境的到来，使传统档案管理工作发生了翻天覆地的变化，信息化环境的下档案管理工作模式将变得规范化和数字化，管理模式将会防范的依靠于电子计算机技术。例如在以往的档案管理工作当中，往往以来于书面的信息，容易丢失，且不易查找。而这些都会在规范化的档案管理工作当中得到解决。通过大数据的便利性，一切都变得高效、直观，减少了其中的人工成本，仅仅利用管理系统就可以对信息进行筛选、决策。大大提高了档案管理工作的便利性。同时，信息技术当中复杂的系统工作中涉猎了广泛的专业知识和内容，需要大量的基础设置以及专业化的人才，因此为了做好规范化的档案管理工作，必须投入相当的资金以及人力。首先建立一个统一的数据库 ，然后根据负责管理的文件部门和其他部分合作，利用内互联网，来进行档案的整理和分析，以此来促进医院资源的利用，达到档案管理工作的规范化。[5]

4 档案管理的作用和意义。

随着社会日新月异的发展，信息化时代的今天，已经有越来越多人认识到信息和资料的重要性，通过档案的利用可以在其中获得许多价值，档案管理工作就是通过档案管理来获取档案中存在的经济效益和潜在的社会效益。同时经过档案管理工作，可以获知档案当中的具体需求群体，当利用到档案的时候，档案本身材料越是详细和保存完好，其价值就越高。足够真实和完整的档案能够为国家和企业带来难以估量的价值，帮助挽回更多的经济损失。因此在当下的环境当中，培养有能力的档案管理工作人员和建立一个规范化、数字化、信息化的档案管理系统，已经是所有企业和单位的共识了。

5 总结

综上所述，档案管理工作是一项科学性和专业性极强的事情，需要档案管理工作管理人员具有专业化的水平素养和认知水平。同时，对档案管理工作的规范化和信息化除了让档案资料变得更加直观，方便以外，还是企业发展和进步的基础，如今越来越多的企业单位开始认识到档案管理工作的重要性，开始学习这方面的知识。希望可以通过这篇文章，为相关的档案管理工作者的工作提供帮助和建议。

参考文献

[1]邓瑞生. 加强企业档案管理 提高规范化水平 促进全市档案事业又好又快发展[C]// 2011年甘肃省档案工作者年会. 2011.

[3]马魁. 加强村级档案建设促进村务管理规范化——北京市平谷区农村档案工作调研报告[J]. 北京档案， 2013（2）：17-19.

[3]贾钧珠， 王文胜. 强化干部档案管理 促进地方经济建设——宝应县干部档案管理工作的调查[J]. 档案与建设， 1997（2）：46+48.

[4]李鸿. 加强过程监控 促进高速公路营运公司档案规范化管理[J]. 城建档案， 2011（11）：49-50.

[5]庄健. 浅谈新形势下的档案工作规范化管理——以高职院校为例[J]. 数字化用户， 2016（48）.