办公室文书档案收集与归档工作管理探讨

摘 要：办公室文书档案是个人及企业在行政管理的事务中为了保存信息而制作，是由一般文书转化而来的信息材料。社会的不断前进与发展使得文书档案的数量及种类越来越多、越来越重要，既而其收集与归档工作也渐渐被人所重视。办公室文书档案的收集和归档工作在办公室工作中属于最基础但同样也是最重要的，只有做好这一部分工作办公室的其他工作才可以更加顺利地开展。当档案收集管理人员认真收集真实完整的资料并仔细做好其归档工作时，文书档案才能最大限度发挥出它的社会服务功能。

关键词：办公室文书档案 收集 归档 管理

办公室的文书档案作为企业有重要的决定策略时的科学参考根据，主要包括了：布告、请示、报告、通知简报、会议记录、计划和总结等信息资料，它能够记载事情或问题发生和解决的每一个细节。随着发展办公室的功能也越来越多，功能分区也渐渐细致化，从而文本档案的功能也是繁琐庞杂，因此档案管理的质量需要继续被提升。只有去合理地开发、利用收集好的档案资源，才能为企业的继续发展提供更好的、优质的服务。

一、办公室文书档案收集与归档工作的重要性

办公室文书档案的收集与归档工作是我国国有企业档案管理工作能开展的最基础也最重要的环节。当企业有事件需要被决策时，文书档案是主要的参考信息，因为它记载了在规定的时间段内所讨论问题的形成、解决的全部过程，在此基础上的决策才能有它独有的准确性。因而可见，办公室必须要对文书档案的收集归档工作加强管理，不断的进行研究、总结并完善相关的工作，只有经过不断的创新，努力做到让管理工作科学化，才能增大职工的工作及其办事效率，既而促进企业科学战略性的发展。

二、办公室文书档案收集与归档工作存在的问题

（一）管理不规范

在企业中办公室档案的管理工作是相关部门最基础的工作，但是在管理中或多或少还是存在着不符合规范的问题。比如，档案管理的规章制度和条理不够完善，档案的标题在填写的问题上做不到同意存在着问题，档案目录的做法不符合规定，没有科学性。日后再利用查找资料时就会出现反复出现无用内容的问题，这些都是直接导致档案管理效率低的原因。不仅如此，还有许多企业的管理采用的还是比较传统的文書管理模式，这样管理思想跟不上时代的步伐，也就无所谓会做到创新，长期的固步自封最终使所在的企业工作效率减弱，得不到进步。

（二）管理手段比较落后

当下的科技走在“只有想不到没有做不到”的阶段，计算机信息技术已经深入到我们的日常生活中，不仅如此，在办公室的文书档案管理工作中，也可以利用网络技术建立互联网式的储存系统，让信息的存入和取出变得更加清晰、简明。目前我国的许多国有企业在检索方面都以计算机网络技术作为基底，使管理更加的科学条理化，这也让相关工作人员的办事效率有了质的提高。但是，也不乏有跟不上社会发展进步的企业，他们对当下的信息管理技术视若无睹，管理工作依然是以手动为主，在信息量爆炸的社会这就加大了工作人员的工作量，工作时间长就会导致工作的精确度低下，既而组织的各项工作开展逐渐与社会脱节，不能适应社会的发展。

（三）收集与归档文书档案工作不全面

由于文书档案的种类越来越多，所触及的内容面比较广就会有收集的资料不全面的问题，再加上收集过程中会有个别遗漏的现象，就加大了工作的难度。另一方面，工作人员的精力有限长时间的收集整理或者输机都会有些许偏差，这些都会导致档案资料没有办法收集全面。

（四）文书档案管理意识差

为了保证档案管理工作能有效率的进行，相应企业需要一些懂得现代网络信息技术，且专业素养过关的人才，他们的所拥有的工作经验能使工作顺利开展。可问题是现阶段的许多职工缺乏专业能力，对自己的本职工作不够重视，许多的工作不能做到位。另外，由于缺乏职业素养，工作人员只把一些红头文件放在当前，也就容易将一些普通的文件忽略，不能及时的进行收集、归档，使得工作质量一降再降。管理人员的管理意识不够深，加之档案管理条理的不规范，使文书档案无法发挥其积极作用。

三、办公室文书档案收集及归档工作的优化对策

（一）提升档案管理人员的综合素质

随着社会的进步，办公室文书档案收集与归档工作也越来越重要，为了使这部分工作更有效率，提升档案管理人员的综合素质是当下必要的。（a）邀请专业的职工定期帮大家做培训或者聘请专家做讲座、答疑，这样既可以使职工更好地掌握专业技能，还能更好地开展管理工作做铺垫。（b）引进专业的管理人才，不仅能带领大家提高相关工作人员对档案管理的专业性，还能熟练的运用各种网络信息化技术设备，提高工作的科学性。（c）不定期的对职工进行专业技能和现代化办公技术的考核，对不合格、怠慢工作的职工进行针对性的继续培训，对表现优异的职工要公开表扬并给予一定的奖励，在办公室有一个积极、乐观的氛围。

（二）完善文书档案的收集和归档工作管理制度

管理制度的不完善会直接导致资料收集归档不全面的问题，所以立即完善办公室文书档案管理制度得工作是必要的。（a）在企业工作情况的基础上，要有清晰地分责分工制度，使每个职工都清楚地知道自己该做什么，让管理更加科学合理化。（b）要注明归档日期和期限，统一对文书进行保管避免档案被个人公出私用。

（三）创新文书档案收集及归档工作模式

以往文书档案的收集工作都不够主动，仅是对看得到的文档进行整理，导致了许多文档有残缺的问题，许多资源都不复存在，要解决这些存在的顽固问题就需要不断地创新，改变现在的工作模式。首先职工的心态要转换，变被动为主动，时时去相关部门作了解，不定时的对档案资料做更新处理。其次，对于在工作过程中出现的微小问题都要积极的采取应对措施及时作出处理。此外，需要紧跟时代步伐充分利用现代网络信息技术，做出和企业工作情况相符的文书档案管理系统，对档案数据进行数字化处理，这样不仅减少人工问题出现的一些不必要的失误，还能相应的减轻职工的工作量，更重要的是确保了档案的完整性、规范性，使得办公室文书档案资源为企业的发展提供了更优质的服务。

四、结语

在档案管理的操作过程中，管理人员有认真仔细的工作态度，制度的完善健全，办公模式的信息化都是保证办公室文书档案完整真实的前提，只有这样，档案文书的作用才能被最大程度的发挥，进而提高办事效率，确保办公室的其他工作可以更加顺利地开展。

参考文献

[1]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015， （22）：70.

[2]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（05）：194.

[3]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智，2014（11）：313.

作者简介

黄丽芳（1989-），女，福建省福州人，汉族，本科，毕业于福建中央广播电视大学；现有职称：助理馆员；研究方向：档案管理；