新形势下机关档案管理存在的不足与改进

摘 要：机关档案数字化为现代档案管理的发展趋势，当前机关档案管理存在思想认识不足、专业化发展滞后、数字化水平低等问题，改进和完善机关档案管理工作，需端正思想认识，加强职业化和制度化、信息化建设，使机关档案管理工作适应现代社会发展需求。

关键字：机关档案；专业化；数字化

随着数字化技术的更新发展，档案的管理也发生了翻天覆地的变革，档案的物质载体形式逐渐为数字载体所取代，数字档案引领了无纸化档案发展过程；档案管理模式也取得了创新和发展，以往基于人工的档案管理模式亦逐渐被智能化计算机管理所取代，数字化、无纸化、一体化的档案管理格局已初步形成，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。

一、当前机关档案管理的不足与问题

（一）思想认识不足

在传统思想认识的局限下，人们对于机关档案管理存在认识误区，对于档案管理的专业化和技术性要求缺乏重视，认为机关档案管理是一种缺乏技术含量的、纯粹事务性的工作，与机关档案在现实决策过程中所发挥的不可替代的重要价值作用大异其趣。现代档案管理科学普遍认为，机关档案管理工作在传统上受到了轻视或被低估，导致机关档案的价值未能有效全面发挥作用，同时也制约了现代机关档案管理的科学发展。这一方面表现为机关单位或领导对机关档案管理缺乏重视，将其作为一种副属性工作来抓，机关档案管理处于一种被动发展地格局，导致管理创新能力不足；另一方面，机关档案管理人员亦欠缺相应的管理和责任意识，方法上墨守陈旧，态度上缺乏重视，如对归档材料疏于审查，使得档案失实，损害了真实性和客观性；主动收集或保管意识差，对于归档材料明显缺失却渎于补全完整，损害了其完整性。

（二）专业化发展滞后

现代档案管理业已成为一种系统化、专业化的学科门类，而在现实的机关档案管理中，管理队伍的专业化建设不足，导致管理人的知识与能力储备远远不能满足现代档案的发展要求，在一定程度上制约了机关档案管理的科学化发展。应当看到，在以数字化为引领的新形势下，档案数字化不仅是档案本身数字化的过程，同时也是发掘和培养档案数字管理人才的过程，但从现状来看，专业化档案管理人才的不足已经严重影响了机关档案管理的实际质量与效果。究其原因，一方面，档案管理专业在我国发展较晚，使得该专业人才培养和输出较少，限制了人力资源供给；另一方面，现阶段从事机关档案管理人员大多不具备档案管理背景，往往由机关单位办公室或人事部门人员兼职，对于数字化、信息化等技术缺乏相当的了解，更不用说利用信息化来实现档案数字化操作了。

（三）数字化水平低

当前，大多数机关档案管理部门或单位在档案管理方法上仍沿用传统模式，对现代档案管理尤其是数字化管理应用较少。传统档案管理模式下，档案材料的采集、开发、利用多以纸质档案为主，手写、手抄、手录的老式归档、整档方式，费时、费力、费空间，数字化、信息化程度较低；档案管理平台以人工管理为主，浩如烟海的档案资料信息需要档案管理人员逐一比对翻查，这在一定程度上导致了档案管理效率低下，档案材料重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，档案的准确性、完整性、时效性得不到充分的保障，严重影响了档案资源效益的实现，使得档案价值不能充分的运用到人们生产生活中，造成资源浪费。而且，对于新形势下产生的MV材料、PPT材料，以及声像、音像档案等，存在存储条件跟不上等一系列问题，制约了档案数字化水平的提升。

二、机关档案管理的改进措施与发展目标

（一）端正思想认识，加强重视程度

机关档案是辅助机关正确决策的重要信息资源，也是宝贵的历史财富。改进机关档案管理，提高机关档案管理水平与质效，首先要从思想上克服档案管理“虚无主义”，打破传统上人们对于机关档案管理存在的偏见，使人们全面具体的了解档案相关知识，正确理性的对待档案的潜在价值。加强对档案相关制度的宣传普及，使公众充分了解档案工作的特征、性质、意义等，吸引公众积极参与到档案查询、保护等工作中来，从而使公众真正关心理解支持档案工作，真正使档案发挥其应有作用，回归其原本地位。把推进机关档案数字化建设作为一种历史责任，培育良好的机关档案管理与数字化革新的浓厚氛围，尤其是要立足强化单位或部门领导的档案意识，转变过去对档案管理的轻视，切实将档案工作纳入重要议事日程，带头学习研究档案工作法律法规与相关制度，实实在在地解决档案工作中存在的问题和困难，充分发挥领导示范带头作用。

（二）加强职业建设，提高专业化程度

加强机关档案管理职业化建设，积极推动机关档案管理专业化、专职化。机关档案管理数字化，不仅要求机关档案管理者从思想认识上转变传统的认识误区，还要求懂得按照现代档案工作的发展理念，自觉学习和更新相关档案管理知识，积极运用现代数字化信息技术提升档案管理水平。首先，要培养一批既能充分了解档案管理相关知识，同时又能灵活熟练的操作计算机信息技术，培养自身更高层次和更高的综合素质，满足档案数字化管理对于专业化人才的需求；其次，加强对档案工作人员的业务培训，不断增强其文化素质和档案意识，通过不断更新学习理念和学习方法， 掌握现代化档案管理方法；三是要着力培养档案管理者的档案意识，切实对档案及档案管理的有正确的理解和认知，不断增强其专业素质，不断更新学习理念和学习方法， 不断提升档案管理水平，促进档案资源价值有效发挥。

（三）加强制度建设，完善制度保障

建立健全机关档案管理规章制度是推动档案工作提质效、上水平的重要举措。首先，完善档案管理责任制度，落实岗位职责分工，切实扭转档案管理工作人员责任心不强，失职、渎职行为，强化档案材料收集管理和及时移交归档的力度。其次，完善管理人员竞争上岗制度，选拔专业人才，充实档案管理工作岗位，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。第三，加强档案管理经费支付预算保障制度，切实保障档案管理的相关耗材供给，改善档案室条件，存储、读取软件和计算机、录像机、照相机等硬件也要不断更新换代；保证教育培训经费，定期组织管理人员学习培训，从硬件和软件两个方面不断提升档案管理的现代化水平和服务质量。

（四）完善载体建设，构建数字化平台

机关档案数字化平台是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的机关档案信息数据的集合。传统上，档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而数字化技术能很好地，并且有效率地处理这些重复、大批量且有规律的数据与信息。机关档案数字化平台即充分利用数字信息技术，实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化，进一步提升档案管理水平，推动档案管理向现代化、信息化转型的重要举措。推进机关档案管理数字化要切实加强对数字档案管理平台的有效管理，不断创新电子档案的采集、录入、保管、利用等程序技术方法，保证电子档案的真实性、客观性与完整性，实现机关档案管理工作规范化、科学化、信息化，使档案管理工作适应现代社会发展需求。

参考文献

[1]刘智勇、张学文：《 对我国现行档案行政管理体制的反思与完善》[J]，《档案学通讯》2008（03）。

[2]崔丽华：《浅析加强机关档案管理人员素质的培养》[J]，《兰台内外》2009（06）。

[3]李惠萍：《档案信息化发展方向——档案数字化》[J]，《云南檔案. 》2009（11）。

作者简介

黄新升（1970-），男，山东莱西人，馆员，研究方向：档案管理