谈档案分类及管理技巧

摘 要：档案管理是企业管理的重要内容，对企业的经营过程、市场定位和营销策略起着重要的指导作用。在未来的发展过程中，企业可以参考过去的商业档案来制定未来的发展路线。在企业工作中，档案管理尤为重要。如何做好档案管理也成为档案管理者需要考虑的重要问题，因此，本文对如何做好企业档案管理工作进行了探讨。

关键词：企业；档案管理；探讨；工作企业

档案管理是一项细致、耐心的工作。对档案管理员来说，这项工作一点也不能粗心。如果你想把这项工作做好，你必须掌握相应的管理技能。档案分类是一项重要的工作，相关的技能是一定需要具备的。本文给出了档案分类的几个实例，并对档案分类与管理技术进行了探讨。

1档案分类

1.1以行业分类的技巧

以朝阳镇为例，按产业分类可分为计划生育、林业、农牧业、水利等行业。这些业务部门可以作为档案管理的基础。可以对文件进行分类和存储。每个行业都可以细分，如计划生育可以分为育龄人口档案、药品分发档案、计划生育内出生档案、非法计划生育档案等；林业也可以分为退耕还林档案、防沙防沙档案、林政档案等，农业档案也可以分为档案档案。土地基础资料、土地管理档案、土地纠纷档案等。牲畜档案也可分为基本情况档案、工程档案等；水利档案也可分为水利防沙档案、小流域管理档案等。这种分类方法的优点是档案属于行业分类。能使各个行业的档案有序，没有档案正常混搭的现象。这些档案的管理基本相同，需要各部门都有自己的档案室、档案柜，由相应的部门档案管理人员进行管理。

1.2以密级分类的技巧

档案可以根据其分类等级分为最高机密档案、普通档案和公共档案。最高机密文件是指对有权威人士开放的文件，只有少数人可以查看和访问这些最高机密文件，只有相关人员才能接受检查。访问时，管理人员绝对不能给无关人员查看、访问，即使检查、查阅，也有严格的程序，这样就可以记录问题，这样的档案一般都涉及国家机密，朝阳镇这样的档案很少，但也不是没有的。一般来说，档案并不像最高机密文件那么严格，但是如果你想检查和访问它们，你也需要严格的程序。这类文件可以检查。存取范围很大，一般都是林业、农业、水利等各种行业的档案。公开档案，是指对公众开放的档案，人人有权查阅文件，如公文，如退耕还林公告、畜牧围栏的出版等，这些档案都是对外办公档案，必须公开才有意义。

1.3以专用对象分类的技巧

以朝阳镇为例，一是提供给镇里的，专门给一些书记看的档案，二是提供给镇里的镇长，有时他们也需要查看这些档案，三是提供给镇里人大主席查看的档案，四是提供给一些群众或者同志们查看的档案。这些分类的文件一般都是书面文件。这种分类的优点是档案的性质是明确的，标准是达到所提供人员的满意程度。

2完善企业档案管理工作的方法

针对目前企业档案管理中存在的问题，要做好企业档案管理工作，必须寻求解决问题的办法。鉴于此，笔者提出了以下建议。

2.1加强对企业档案管理工作的重视

做好企业档案管理工作，必须引起足够的重视。在企业中，企业的领导者有最高的发言权。因此，一个企业能否加强档案管理的重要性，取决于企业领导是否认识到企业档案管理的重要性。企业领导只有对档案管理给予足够的重视，才能投入更多的精力、财力和人力资源，才能促进档案事业的更好发展。在企业档案管理中，有关管理人员应取得一定的成效，使领导能够看到档案管理在企业会议或企业考核中的重要作用；其次，有关企业领导也要提高自身的知识水平，对档案管理的过程和地位有一定的了解。对待工作，不仅要着眼于眼前的利益，还要着眼于未来。档案管理可能在一个企业的发展中纯在感不大，但是又无法避免它的产生与存在，不过它的影响是潜移默化的，在平时工作中不常体现，直到需要用到了又觉得非它不行，这些档案都是例年的精华所在，所以做好管理是非常有必要的。本文考察了档案管理在企业经济发展过程中的重要作用，并重视档案管理的经济价值。

2.2建立健全企业档案的管理制度

企业档案管理系统的建立必须是健全的，只有这样安全管理工作才能顺利进行，因此，要想使企业档案管理系统更好地发展，就必须有完善的管理体系。档案管理过程和相关管理程序比较复杂。因此，在开发管理系统的过程中，首先要根据企业的特点，并根据各个方面的档案管理要求和特点进行开发。管理体制要切合实际，企业档案的分类、登记、保管和出借要有明确的管理制度和约束条件，明确对职工的管理责任，并对档案丢失的缺陷进行相应的处罚，按照相关的管理制度在贷款人档案中进行处理；而应制定明确的出借条例，做好贷款工作。信息登记，并应及时归还贷款。如果借入文件的过程被损坏或丢失，借款人需要承担相应的责任。并在建立了相关的管理制度后，将其应用于实践中，使我们能够在档案工作中不断的健全和完善。对待每一项工作都有做到有法可依，有例可循，只有这样才能让工作做到最好，如果保是单纯的依托于表面，而不去实行它，这样是做不成功的。每一项制度一定要严格执行，不可流于表面，不然，制度也失去了它原本的意义。

2.3建立健全档案管理评估体系

对企业档案管理，企业领导应及时进行评估。企业档案管理日常工作的重要组成部分之一是企业经营，企业在对经济营销状况进行阶段性评估，以及全方面总结的同时，也要对档案管理工作的范围进行评估。根据档案管理工作的特点，制定相关规章制度。评估过程中，发现档案管理中存在的问题，并在会议中讨论问题，找出相应的解决办法，避免积压问题和在风险管理方面的问题。档案管理看似不起眼，但对于一个企业的发展，一个企业的未来，都有着至关重要的作用，將档案管理做好，做成功无疑是锦上添花的。

参考文献

[1]盛蓉.浅谈如何做好企业档案管理工作[J].同煤科技，2014（02）.

[2]李凌青.浅析如何做好新形势下企业档案管理工作[J].黑龙江档案，2014（04）.

作者简介

黄小册（1985-），女，福建泉州，汉族，本科，档案学，馆员，研究方向：档案管理